Personalize os seus e-mails e SMS enviados do ARTSOFT para os seus clientes

As notificações enviadas pelo ARTSOFT permitem que a empresa personalize os emails e os SMS a enviar, criando templates em HTML à imagem da empresa que serão posteriormente associados às notificações.

Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre o nosso software aqui.

O que é?

Nesta funcionalidade tem a possibilidade de:

• Personalizar o envio de mensagens e de emails à imagem do cliente;
• Colocar o email a ser enviado em Bcc/Cco (Com cópia oculta);
• Colocar a assinatura do email fixa;
• Definir um template para o envio de email.

É aplicável a todos os serviços de notificações do ARTSOFT e a todas as notificações criadas dentro do ARTSOFT, nomeadamente:

• Na difusão de emails;
• Na difusão de SMS;
• No envio de SMS nas notificações das assiduidades (presenças, irregularidades, despesas, etc.);
• Na mudança de estado dos equipamentos e das ordens de serviço;
• Na mudança de estado dos projetos e das tarefas;
• Na lista de notificações quando o destinatário é ‘SMS’;
• Na tabela base de notificações.

Caso não tenha um template associado, é mostrado o texto fixo, se tiver é então mostrado o texto do template. As notificações enviadas pelo ARTSOFT permitem que a empresa personalize os emails e os SMS a enviar, criando templates em HTML à imagem da empresa que serão posteriormente associados às notificações.

Nesta funcionalidade tem também a possibilidade de:

• Personalizar o envio de mensagens e de emails à imagem do cliente;
• Colocar o email a ser enviado em Bcc/Cco (Com cópia oculta);
• Colocar a assinatura do email fixa;
• Definir um template para o envio de email.

Neste tutorial vamos mostrar os 6 passos necessários para configurar e usar templates de notificações no ARTSOFT:

Configuração e utilização de templates

1.º passo ➡ Criar estrutura e conteúdo dos templates

Recorrendo ao uso de editores de ficheiros em formato .html (Notepad ++, Sublime Text, Visual Studio Code, etc.) ou de ficheiros em formato .txt (Notepad ++, Bloco de notas, Wordpad, etc.), crie os seus próprios conteúdos ou edite os ficheiros que a ARTSOFT disponibiliza de base.

Para além do texto fixo que o template deve conter, pode também usufruir das variáveis que o ARTSOFT disponibiliza em ‘Empresa -> Funções de Supervisão -> Base de Dados -> Browser de ficheiros e campos’.

Depois de selecionar a tabela pretendida (‘TerFch’ na imagem), pressione o botão ‘Seleção campos’ para aceder à lista de campos de cada ficheiro.

A identificação completa do campo conjuga o nome do ficheiro com o nome da variável. No exemplo da imagem, para considerar o nome do terceiro terá de ser usado o campo ‘TerFch.Ter.Nome’.

No ficheiro em formato .html o campo é precedido do símbolo ‘%’: %TerFch.Ter.Nome.

Os campos colocados entre chavetas são dinâmicos podendo ser alterados antes do envio da notificação.

Seguem mais dois exemplos de templates, um em formato .html e outro em formato .txt.

O campo entre chavetas é dinâmico e surgirá ao utilizador para que este o possa alterar antes do envio da notificação.

Configuração de templates

2.º passo ➡ Criar configurações de templates

Para configurar um template terá de aceder ao menu ‘Configurações > Tabelas Diversas > Templates de notificações’.

Na barra de ferramentas existem ícones cujas funções poderão ser consultadas aqui.

Para criar um template terá de usar o ícone ‘Inserir novo item’, abrindo-se o ecrã ‘Template de Notificação’.

Neste ecrã terá de preencher os dados solicitados:

• Código – Número do template. O ARTSOFT sugere um número sequencial, mas pode ser alterado;
• Nome do template – Designação atribuída ao template para facilitar a sua identificação;
• Ficheiro template – Caminho de localização do ficheiro .html ou .txt que contém a estrutura do template;
• Tipo de template – Único campo que não é editável, sendo alimentado automaticamente pelo ficheiro de template

O formato do ficheiro do template é relevante porque há serviços que não suportam determinados formatos como, por exemplo, o serviço SMS não suporta o formato HTML.

ASSOCIAÇÃO DE TEMPLATES NO ARTSOFT

3.º passo ➡ Associar templates às funcionalidades do ARTSOFT

São diversos os locais onde é possível associar estes templates de notificação.

Difusão de emails

Difusão de SMS

Mudança de qualificadores dos equipamentos

Mudança de estado das ordens de serviço

Mudança de estado dos projetos e das tarefas

Tabela base de notificações de eventos

Lista de notificações

Ao criar uma notificação, o editor da mensagem permite aplicar um dos templates existentes. No entanto, se o destinatário for ‘SMS’, apenas os templates de texto ficam disponíveis, os templates em html são ocultados.

Gerar notificações com o template associado

4.º passo ➡ Gerar notificação

Como vimos, em qualquer uma das opções do passo anterior é possível gerar notificações com o template associado.

Exemplo de aplicação na Assistência Técnica:

Vejamos o exemplo de mudança de estado de um equipamento da assistência técnica.

Ao gravar a alteração do estado, a notificação é automaticamente gerada.

Exemplo de aplicação nas Obrigações Legais:

No menu de contexto do botão direito do rato no ecrã das Obrigações Legais é possível gerar uma notificação.

Exemplo de aplicação na Gestão Comercial:

Ao alterar um preço de venda de um artigo pode ser gerada uma notificação.

Neste caso é necessário que a notificação esteja criada na Tabela de notificação de eventos.

e associada ao configurações específicas do registo de artigo.

5.º passo ➡ Consultar notificação

Depois da notificação ser gerada, pode-se aceder ao seu conteúdo em ‘Empresa -> Notificações e Alertas -> Ver notificações’.

É possível consultar as notificações geradas através de duplo clique do rato ou da opção ‘Consultar’, disponível no menu de contexto do botão direito do rato.

6º Passo ➡ Enviar notificação

Para enviar as notificações, terá de recorrer aos serviços ARTSOFT de envio de email (SrvEmail.svc) ou de mensagens (ServerSMS.svc).

Para ter acesso a esta funcionalidade não necessita ter licenciado um módulo em específico, mas será necessário ter disponíveis as funcionalidades onde o template pode ser aplicado, nomeadamente na Gestão Comercial, Assistência Técnica, Assiduidades ou Projetos. Para as notificações necessita dos serviços SrvEmail.svc e ServerSMS.svc.

Consulte aqui para saber mais sobre como criar e associar modelos de notificações ARTSOFT.

Personalize o conteúdo dos emails e dos SMS que envia a clientes ou fornecedores recorrendo ao Software ARTSOFT v24.0 ou superior.

Para saber mais sobre o software ARTSOFT consulte as formações disponíveis.

Visualize o vídeo para saber como criar e associar templates de notificações ARTSOFT:

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