En el artículo de hoy quiero hablarte sobre los pasos a seguir para cerrar correctamente un proyecto, incluyendo la parte contractual y la parte administrativa.
No es un tema complicado pero si delicado y que suele generar mucha confusión, especialmente para aquellos que se presentan al examen de Certificación PMP.
En el PMBOK se indica que para cerrar correctamente un proyecto, se debe llevar a cabo un Cierre contractual y un cierre administrativo, ¿pero cuáles son sus diferencias?
Diferencias entre Cierre Contractual y Cierre Administrativo:
- El cierre contractual se debe realizar antes de que el proyecto sea finalizado por completo.
- El cierre contractual se puede realizar múltiples veces (una vez para cada contrato durante el ciclo de vida de un proyecto).
- El cierre contractual se lleva a cabo habitualmente antes del cierre administrativo del proyecto.
- El cierre administrativo se realiza una única vez por fase o para el proyecto entero.
Se podría incluso decir que el cierre administrativo es mas un tema interno de la propia compañía que realiza el PM y el Cierre Contractual la formalización del cierre del contrato entre la parte cliente y proveedora.
10 pasos a seguir para el cierre del proyecto:
- Confirmar que el trabajo se ha completado según los requisitos
- Verificar que todas las compras se han completado correctamente (cierres contractuales con proveedores)
- Conseguir la aceptación formal
- Completar el cierre financiero (Facturación del proyecto)
- Transferir el producto al cliente o a quien corresponda
- Obtener feedback del cliente
- Completar el informe final
- Indexar y archivar toda la información
- Obtener lecciones aprendidas y actualizar el repositorio
- Liberar el equipo
Plantillas para el Cierre del Proyecto
Para facilitarte el trabajo, puedes apoyarte en las siguiente plantillas descargables y editables: Descargar Plantillas de Cierre de Proyecto
En el anterior enlace podrás descargar gratuitamente 4 plantillas:
- Aceptación del Proyecto
- Plan de Transición
- Revisión Post-Proyecto
- Lecciones Aprendidas
Espero que este artículo te ayude a organizar correctamente el cierre de tus proyectos y a responder correctamente las preguntas del examen de Certificación PMP.
Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP
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