Een horizontale fusie is een fusie tussen bedrijven in dezelfde branche. De concurrentie tussen bedrijven in dezelfde branche is vaak groot waardoor de synergie en potentiële winst in marktaandeel ook groot zijn.

Fusie- en overnamedeals (M&A) komen steeds vaker voor omdat een groter bedrijf meer schaalvoordelen kan creëren. Dit geldt zeker ook voor de IT maar met welke problemen moeten we rekening houden?

Bij een horizontale fusie van de IT krijgen we al snel te maken met de integratie van beide  IT-infrastructuren, financiële systemen, softwaresystemen, bedrijfsprocessen, enz. We doen dit om kosten te besparen en de winst te maximaliseren. De stap die daarop volgt is het verhogen van de efficiëntie en productiviteit. Met andere woorden, een horizontale fusie leidt tot het verminderen van de overhead en vergroot tegelijkertijd de winst- en verliesrekening van de nieuwe onderneming.

Als een belangrijk bedrijfsmiddel moeten we IT vooraf zorgvuldig in overweging nemen bij een horizontale fusie van twee bedrijven. Dit betekent het volgen van een aantal best practices voor een IT-fusiestrategie en het maken van een plan voor de integratie van software- en hardwaresystemen.

4 belangrijke IT Best Practices voor een horizontale fusie

Met betrekking tot IT-systemen zijn er 4 Best Practices die we moeten toepassen tijdens de voorbereiding van een fusie. Deze Best Practices zullen ervoor zorgen dat er een succesvolle samenvoeging van de IT-systemen kan plaatsvinden zodat we de doelen van de fusie kunnen bereiken. Zo moeten we de huidige staat van de IT-systemen van beide bedrijven grondig analyseren zodat we een strategie kunnen uitwerken om te komen tot één enkele IT infrastructuur. Daarnaast is het van cruciaal belang om de prioriteiten te bepalen zodat we ons personeel en onze beperkte middelen efficiënt inzetten om de fusie zo soepel mogelijk te laten plaatsvinden.

Best Practice 1: Begrijp het doel van de samengevoegde IT binnen een horizontale fusie

Voor het uitvoeren van een succesvolle IT-fusie, is het belangrijk om vooraf het ware doel van het samenvoegen van IT-systemen als geheel te begrijpen. IT-systemen ondersteunen  de bedrijfsprocessen en maken deze processen eenvoudiger en efficiënter. Het doel van het samenvoegen van IT-systemen is ervoor te zorgen dat we na de fusie over systemen beschikken die de nieuwe bedrijfsvoering eenvoudiger en efficiënter maken.

Een van de grootste fouten is om de focus te leggen op de IT-infrastructuur, terwijl de fusie procesgericht is, niet technologie gestuurd. Dit betekent dat alle fusiedoelen gericht moeten zijn op de bedrijfsvoering. Alle strategische planning, die verband houdt met de fusie, moet er uiteindelijk op gericht zijn om de visie van de nieuwe onderneming te vervullen.

Best Practice 2 – Due Diligence van de IT-omgeving

De belangrijkste stap bij het integreren en samenvoegen van IT-systemen is het grondig beoordelen van alle aspecten van de software en infrastructuur. Zodra het management de doelen en activiteiten van het nieuwe bedrijf hebben bepaald, kunnen we die gaan afstemmen op de bestaande IT-systemen. Tijdens deze activiteit kunnen we ook inschatten wat er nodig is en wat we kunnen afstoten. Tevens bepalen we dan wat we nog moeten upgraden en hoeveel tijd en geld het kost om de horizontale IT-fusie tot stand te brengen.

6 belangrijke gebieden om te analyseren

Met betrekking tot bedrijfs-IT-systemen zijn er zes onderdelen die we moeten onderzoeken. Deze onderdelen staan los van de IT-strategie, het IT-gebruik, de service organisatie en het cybersecurity beleid, die sowieso integraal aangepakt moeten worden.

1. IT-infrastructuur – hardware, software en netwerksystemen

Bij een due diligence van de IT-systemen van twee bedrijven die fuseren, is het belangrijkste onderdeel dat we moeten onderzoeken de integrale technologische infrastructuur. De uitkomsten van dat onderzoek geeft de CIO richting hoe hij straks het beste kan voldoen aan de doelstellingen van het nieuwe bedrijf met behulp van de IT infrastructuur. Dit onderzoek moet naast de legacy ook alle gerelateerde IT-systemen omvatten, zoals datacenters, SaaS en cloudoplossingen, externe storage, e-mailsystemen en telefoniesystemen.

2. Business software en Enterprise-platforms

Het tweede belangrijke onderdeel dat we moeten onderzoeken zijn de business software die in gebruikt is. Dit omvat meestal ERP-systemen, CRM-systemen, Business Intelligence (BI) en data-analyse software. Deze platforms zijn kritiek omdat ze zowel de dagelijkse activiteiten als de klantrelaties managen. Aangezien beide bedrijven verschillende workflows hebben, is het noodzakelijk dat we deze op elkaar afstemmen en we de juiste software kiezen.

3. Producten en diensten identificeren

De verschillende producten en diensten zullen beide bedrijven op een andere manie produceren. Als er sprake is van unieke producten of diensten zal de onderliggende technologie ook uniek zijn. Dit geheel moeten we intact overdragen aan de het horizontale fusie bedrijf. Daarom is het strategisch van belang om alle producten en diensten van de nieuwe onderneming te identificeren en deze waar mogelijk met elkaar te matchen.

4. Contracten en licenties voor technologieleveranciers

Bij het onderzoek naar de IT infrastructuren van de bedrijven identificeren we ook alle bestaande leverancierscontracten, SLA’s, softwarelicenties en abonnementen. Dit inclusief  hun annuleringsvoorwaarden, boetes en verlengingstermijnen. Met deze informatie kunnen we een overkoepelend plan maken dat is gekoppeld aan de toekomstige IT infrastructuur en software. Een dergelijk plan gaat uit van de contracten die beide partners al hebben aangezien de bestaande contracten voordelen kunnen bevatten.

5. IT Budget bij een horizontale fusie

Bij het plannen van een horizontale fusie is het IT-budget een van de belangrijkste onderdelen om te onderzoeken. Het IT-budget is namelijk bepalend voor hoe we de IT-infrastructuren kunnen integreren benutten. De hoogte van het IT-budget maakt ook voor een grootdeel duidelijk hoe de interne werking van de IT-afdelingen is. Door de IT budgetten goed uit te werken kan er meer geld overblijven voor het integratieproces.

6. IT-organisatiestructuur voor en na een horizontale fusie

De organisatiestructuur van de IT afdelingen is de sleutel tot het succesvol samenvoegen van twee bedrijven. Een grondig onderzoek van de IT afdelingen helpt ons bij het succesvol samenvoegen van deze IT-afdelingen.

Het is belangrijk om de oorspronkelijke IT-rollen te vertalen naar relevante rollen in het nieuwe bedrijf. Daarbij moeten we uitvoerende rollen op C-niveau mogelijk expliciet definiëren, zoals de rol van de Chief Information Officer (CIO) en aan wie de CIO rapporteert.

Best Practice 3 – Initiatieven en prioriteiten

De derde Best Practice bij het uitvoeren van een succesvolle horizontale fusie is het identificeren van initiatieven en prioriteiten voor het maken een technologie roadmap van alle activiteiten voor de integratie van de systemen. We moeten namelijk een systematische aanpak volgen om ervoor te zorgen dat we de middelen efficiënt kunnen inzetten.

Prioriteiten moeten worden overwogen op drie belangrijke gebieden

Bij het bepalen van de prioriteiten van elk initiatief is het de beste praktijk om drie belangrijke gebieden in overweging te nemen die het meeste effect hebben op het bedrijf zelf wanneer de taak met succes is voltooid. Ze omvatten (in willekeurige volgorde) de zakelijke impact, het gemak van implementatie en het verwachte zakelijke voordeel.

1. Bedrijfsimpact

Effecten ten gevolge van de fusie kunnen zijn:

• Naleving van regelgeving: Dit gaat over de implementatie van systemen die het bedrijf nodig heeft om te voldoen aan bepaalde regelgevende wetten.
• Risicomanagement: Initiatieven die betrekking hebben op het managen van risico’s, rampenplannen en cybersecurity.
• Efficiency van services en productlijnen: alle initiatieven die van invloed zijn op de winst.
• Het Applicatie Portfolio Management: Het verminderen van het aantal applicaties en het elimineren van overbodige systemen resulteert in lagere IT-licentie- en onderhoudskosten. Bovendien vereenvoudigen de bedrijfsprocessen aanzienlijk terwijl we de efficiëntie verhogen.

2. Eenvoudige implementatie

De technische complexiteit van het initiatief is gerelateerd aan resourcevereisten. Daarvoor kan gespecialiseerd personeel of zelfs onderhoud nodig zijn. Tevens is het van belang om te bepalen in hoeverre bepaalde projecten onderling afhankelijk zijn. Dat kan helpen om vast te stellen welke activiteiten prioriteit moeten krijgen.

3. Verwacht zakelijk voordeel van de horizontale fusie

In lijn met de grote voordelen van de fusie moeten we onderzoeken wat de potentiële kostenbesparingen zijn die het initiatief kan opleveren. Samen met de potentiële winstgroei bepaalt dat de prioriteit van het initiatief.

Best Practice 4 – Maak een geïntegreerde IT roadmap voor de horizontale fusie

De vierde Best Practice voor de voorbereiding een succesvolle horizontale IT-fusie is het vertalen van alle gevonden programma’s, projecten en initiatieven naar een roadmap. Dit kunnen we pas doen nadat we alle integratie prioriteiten van de horizontale fusie geïdentificeerd hebben. Uiteindelijk moet deze roadmap alle projecten en subprojecten bevatten. De concept roadmap zal waarschijnlijk overlappingen tussen de projecten en hiaten in de IT-behoeften blootleggen. Zo’n roadmap ondersteunt ons dus om de implementatie van de workflows beter te plannen.

Een gedetailleerde routekaart maken

Bij het maken van een roadmap moeten we alle aspecten van de workflows en projecten meenemen. Het omvat alle subprojecten, tijdlijnen, rampenplannen, enzovoort. In de roadmap moet we ook de specifieke rollen van de medewerkers, de organisatiestructuur en de verantwoordelijkheden van het management beschrijven.

4 tips die zorgen voor een soepel proces bij een horizontale fusie

Om de horizontale fusie en de bijhorende integratie soepel en efficiënt te voltooien is een sterk management nodig. Deze Best Practice geeft vier tips:

1. Identificeer het managementteam voor IT-integratie op een vroeg moment.
2. Pak conflicterende culturele verschillen direct aan.
3. Wijs middelen (geld en mankracht) duidelijk toe.
4. Zorg voor duidelijke, frequente en transparante communicatie.

Discussieer mee op ITpedia LinkedIn of op Financial Executives LinkedIn.