Denk eens terug aan je laatste teamvergadering. Kan je je nog herinneren wat er werd besproken? Werd er goed gecommuniceerd? En voelde je je fysiek fitter toen de Vergadering voorbij was? De antwoorden zijn vast nee. Zou je niet willen dat er een betere Manier is om deze vergaderingen te leiden? Er blijkt een manier te bestaan. Afhankelijk van de omvang van de vergadering die teamleden met de IT-manager hebben, is een “Walk and Talk” mogelijk een goede manier om met het team te communiceren.

De voordelen van een Walk and Talk

Het goede nieuws is dat het precies is hoe het klinkt, dat je een afspraakt hebt met een of meer mensen terwijl iedereen loopt. In plaats van te vergaderen in een van de saaie vergaderruimten op kantoor, heb je nu een aantal verschillende locaties waar je wandel- en praatbijeenkomsten kunt houden: buiten, in een park of zelfs op de gang van het kantoor.

Deze wandelingen vinden vaak plaats over een vaste route zodat je niet wordt afgeleid door nieuwe indrukken. Ze kosten over het algemeen ook een vaste hoeveelheid tijd. 30 minuten lijkt de norm te zijn. Je denkt misschien dat het moeilijk is om anderen zover te krijgen dat ze je vergezellen voor een wandeling en een bespreking maar je zult verrast zijn. De redenen waarom mensen bereid zijn om op deze manier af te spreken wisselen, maar ze vervullen het verlangen om de dagelijkse stappentelling te verhogen of men heeft gelezen dat we allemaal mobiel moeten worden voor onze gezondheid.

Inmiddels realiseren we ons allemaal dat de hele dag alleen maar aan ons bureau zitten kan leiden tot obesitas, diabetes type 2 en vele andere gezondheidsproblemen. Het blijkt dat medewerkers die zich bezighouden met dit soort activiteiten zich minder snel ziekmelden.

De juiste manier van communiceren

Dus als iedereen het er over eens is dat Walk and Talk vergaderen een goede zaak is, is de volgende vraag hoe we daar invulling aan kunnen geven. Het eerste dat je je zal moeten realiseren, is dat dit unitype vergadering niet alle vergaderingen kan vervangen. Het is meer geschikt voor een deel van je vergaderingen. Walk and Talk gesprekken zijn ideaal als je met één persoon wil afspreken. Maar ze werken ook als je met twee mensen wilt praten. Dat is echter de limiet.

Het volgende dat je je moet realiseren, is dat in tegenstelling tot een vergadering waarin iedereen zit, er een zeer duidelijke tijdslimiet is om tegelijkertijd te lopen en besprekingen te voeren. Als je je realiseert dat je een fysieke inspanning doet door de hele vergadering te lopen, moet je je realiseren dat dit meer energie kost. Dit betekent dat je de vergadering moet eindigen voordat iemand te moe wordt. Een goede vuistregel is 30 minuten.

Een ander nadeel is dat het lastig is om tijdens het gesprek notulen te maken of stukken door te nemen. Met je smartphone kan je eventueel het gesprek opnemen en later uitwerken. Een alternatief wat veel in Scrum projecten wordt gebruikt is staand vergaderen. Ook hierbij is de vergaderduur beperkt maar het kan wel in een grotere groep. Een kop koffie hoort nog wel tot de mogelijkheden.

Je moet de ander vooraf laten weten dat het een vergadering is. Als je naar een park gaat en een wandeling maakt realiseert men zich niet dat ze een zakelijke afspraak hebben. Ze zullen geneigd zijn om af te zeggen. Als je mensen echter vertelt wat je van plan bent, krijg je de eer om de vergaderingen te houden en de kans is groot dat ze je rustig laten uitspreken.

De gevolgen van “Walk and Talk” vergaderen

Vergaderingen maken deel uit van het leven van een IT-er. Pogingen het belang van informatietechnologie over te brengen op de rest van de organisatie gaan gepaard met veel communicatie. Zo krijgen we de statusupdates die we nodig hebben om goede beslissingen te nemen. Maar al te vaak zijn de vergaderingen die we bijwonen zowel saai als inefficiënt. Wat we nodig hebben, is een nieuwe manier om vergaderingen te houden die zowel onszelf als de effectiviteit ten goede komen.

Een manier om een ​​vergadering te houden is een gewoon gesprek voeren. Je gaat letterlijk met een of twee andere mensen praten en terwijl je wandelt. Waarschijnlijk heb je niet dezelfde discussies die je zou hebben gehad als je ergens in een vergaderruimte zat. De sfeer is meer ontspannen en heeft een informeel karakter. Op die manier wordt meer informatie uitgewisseld.

Het toevoegen van Walk en Talk vergaderingen aan je communicatie strategie biedt een extra manier om contact te hebben met de medewerkers die op onze afdeling werken. De volgende keer dat je met iemand een bespreking hebt, stel je voor om te gaan wandelen.

Discusseer mee op LinkedIn.

-- Printbare PDF-versie --