Svaki zapisnik mora imati:

1. Naziv sjednice (s rednim brojem), npr. Zapisnik s 1. sjednice Učiteljskog vijeća

2. Mjesto, datum održavanja sjednice i vrijeme početka održavanja sjednice (u satima)
3. Broj/imena prisutnih (nazočnih članova)
4. Popis odsutnih (ime i prezime, te opravdano ili neopravdano)
5. Popis drugih pozvanih i nazočnih osoba (mogu sudjelovati u radu ali su bez prava pri glasanju)
6. Ime predsjedavatelja sjednice (nije potrebno ako je propisano nekim aktom škole)
7. Ime zapisničara
8. Utvrđivanje kvoruma (potvrda da je na sjednici nazočan potreban broj članova za pravovaljano odlučivanje)
9. Dnevni red sjednice – sjednica se održava po točkama dnevnog reda .
   – Predsjedavatelj sjednice PREDLAŽE DNEVNI RED i daje ga na usvajanje nazočnima koji ga glasovanjem prihvaćaju – A MOGU GA I NADOPUNITI

10. Zapis rada na sjednici:

• tijek rada na sjednici i predmete o kojima se raspravljalo te imena osoba koje su sudjelovale u raspravi i sažet prikaz njihova izlaganja
• rezultate glasovanja o pojedinim prijedlozima odnosno točkama dnevnog reda
• izdvojeno mišljenje pojedinog člana, ako on zatraži da se to unese u zapisnik

11. Vrijeme zaključivanja ili prekida sjednice
12. Oznaku priloga koji su sastavni dio zapisnika
13. Potpis predsjedavatelja sjednice i zapisničara

Tijekom sjednice:

1. Predsjedavatelj sjednice obrazlaže temu/prijedlog
2. Otvara se rasprava o temi
3. Donosi se odluka – glasovanjem (može biti javno ili tajno)

• za donošenja odluke predsjedavatelj sjednice pita tko je ZA, tko je PROTIV, te tko je SUZDRŽAN
• način tajnog glasanja je propisan aktom škole

      Tijek sjednice se može bilježiti:

• Zapisničar bilježi sve pod imenom i prezimenom diskutanta u prvom licu
• Prepričavanjem

Ukoliko je netko od prisutnih napustio sjednicu ili je netko naknadno došao, zapisničar to mora navesti u zapisniku (zabilježiti ime i prezime te vrijeme odlaska/dolaska).