E’ davvero giunta l’ora di sistemare tutti i documenti di casa e tutta la corrispondenza. Non solo perché stanno “imbarcando” il ripiano su cui sono stati sbadatamente riposti, ma perché quando ti necessiterà QUEL documento, di sicuro non salterà fuori.
Quanto tempo ci metti a cercare le ultime radiografie, l’estratto conto della banca, il passaporto o l’ultima bolletta pagata? E l’ultima multa?
Riordinare e riorganizzare i documenti e mantenerne l’ordine è l’unico modo che ci permette di trovare tutto in pochi secondi, senza stress e soprattutto senza mettere a setaccio tutta la casa.
Solo quando riuscirai a trovare la documentazione o la corrispondenza che necessiti entro 2 minuti, significa che finalmente hai un archivio organizzato.

Come organizzare un archivio

Uno degli aspetti fondamentali dell’organizzazione di un archivio è il suo criterio.
Prendiamo allora tutti i documenti e la corrispondenza che abbiamo sparsa in casa e disponiamola in un’unica pila su un grande tavolo.
Passiamo al setaccio ogni singola lettera, carta, bolletta, referto e documento.
Scegliamo in un primo momento cosa tenere e cosa buttare.
Ricordati che per ogni documento, varia il termine di prescrizione, cioè il tempo in cui è d’obbligo conservarlo per legge. Decorso questo periodo, il documento si può cestinare.
Ad esempio, le bollette, le tasse dei rifiuti o le multe vanno conservate per cinque anni, mentre le ricevute di pagamento del mutuo o l’estratto conto bancario o postale va conservato per dieci anni.
Una volta scelto cosa tenere o buttare, armiamoci di cartellette trasparenti, raccoglitori ad anelli e etichette colorate.

Come organizzare i documenti?

Il criterio di organizzazione dei documenti può variare in base a ciò che per te potrebbe essere più comodo. Io divido i documenti per tipologia, sezione banca, sezione auto, sezione assicurazioni, lavoro, visite mediche, casa, istruzione e personali.
Per organizzare le bollette, inizia a suddividerle in sottocategorie: telefoniche, elettricità, acqua, TV… Tutte rigorosamente divise in cartelline trasparenti in ordine cronologico. Dalla più vecchia alla più recente.

Nella categoria banca troviamo gli estratti conti periodici e un quadernino per organizzare le entrate e le uscite bancarie. Aggiornandolo periodicamente, riesci immediatamente a tenere sotto controllo il numero di movimenti, le entrate e le uscite del tuo conto senza perdere tempo ad andare allo sportello.

Nella sezione auto ho la copia del bollo e dell'assicurazione. Sistema gli originali, una volta scaduti, in questa cartellina, buttando via immediatamente la fotocopia. Cerca sempre di archiviare mantenendo l’ordine.

Nel raccoglitore lavoro ho tutte le copie dei cedolini divisi per anni in ordine da gennaio (più in basso) a dicembre (più in alto). E, a fine anno, metto la copia della certificazione unica come “copertina”.

Le visite mediche per me sono divise in ginecologiche, oculistiche, lastre e ricoveri. Ognuno è a conoscenza delle cartelline che necessita! Dato che le visite mediche sono personali, ogni membro della famiglia dovrebbe avere una cartellina o il raccoglitore dovrebbe prevedere delle sezioni per ogni componente. Sarà più semplice la ricerca!

In istruzione troviamo invece le copie dei certificati linguistici e varie certificazioni, pagelle, diplomi e lauree, libretti dei voti, tutto in ordine cronologico. Metodo molto utile quando si tratta di scrivere un curriculum per la prima volta. Anche in questo caso ogni membro della famiglia dovrebbe avere la sua cartellina.

Infine, in una piccola parte nella cartella istruzione, troviamo la sezione personale, in cui archivio le copie dei documenti d’identità, passaporti, vaccinazioni e tutto ciò che può servire in caso di emergenza. Questa cartella dovrebbe essere divisa in sezioni, una per ogni componente della famiglia.

Tutti i raccoglitori presentano all’esterno un’etichetta adesiva su cui scrivere il contenuto e il possessore, per evitare così di perdere inutile tempo a cercare ciò che ci serve. L’archivio deve essere accessibile a tutti.

In alternativa al raccoglitore, troviamo la pratica cartella a fisarmonica. Occupa poco spazio e consente di archiviare e allo stesso tempo avere immediatamente sotto mano tutti i documenti:

Nel caso in cui avessi pochi documenti (sei fortunato!), per cui è necessario soltanto un faldone, ti consiglio di mantenere queste sezioni tutte insieme ma suddividendo il contenuto con dei divisori. Sulle linguette che sporgono, puoi tranquillamente indicare a penna ciò che dovrà essere archiviato in quella sezione.

Non archiviare i documenti ancora da pagare! Finirai col dimenticarti le scadenze! Ti consiglio di acquistare un portadocumenti per le scadenze ancora da gestire come questo:

Organizzalo così:
Ripiano 1: Documenti da gestire subito o da pagare (sempre in vista e a portata di mano)
Cassetto 1: Posta da gestire appena ricevuta e non urgente
Cassetto 2: Documenti da archiviare perché già gestiti

Organizzare un archivio cartaceo e tenerlo tale è un impegno costante e che richiede tempo e tantissima pazienza.

Se parti con l’impostazione giusta, seguendo questi consigli, la fatica si dimezzerà.
L’importante però, come in tutte le cose, è iniziare!
Come archivi i documenti? Usi i raccoglitori o delle scatole?