Che ci piaccia o no le riunioni aziendali sono una componente inevitabile della quotidianità di un imprenditore. Nel corso della settimana bisogna far fronte a meeting di diversa natura: alcuni servono per risolvere problemi, altri per condividere informazioni o per dare direttive, altri ancora per consolidare lo spirito di squadra.

Una cosa è sicura: le Riunioni non sono tutte uguali.

Ogni Riunione aziendale ha obiettivi specifici e va impostata in maniera differente. In questo articolo vedremo quali sono le 5 tipologie principali di meeting, analizzandone caratteristiche e peculiarità per capire come impostarli al meglio. Nei prossimi paragrafi parleremo di:

• Riunione formativa/informativa
• Riunione decisionale
• Riunione analitica
• Riunione creativa
• Riunione motivazionale

Anche se possono non piacere, i meeting aziendali sono uno strumento di comunicazione interna estremamente importante. Per mettere a frutto il tempo investito in questi momenti di confronto ed evitare che si trasformino in un’inutile perdita di tempo è fondamentale organizzare tutto con attenzione.

Se stai cercando qualche suggerimento organizzativo questo post può fare al caso tuo: Come organizzare riunioni aziendali utili ed efficaci.

Ma prima di cominciare a pianificare le tue prossime riunioni devi sapere che tipo di incontri vuoi impostare e quali obiettivi vuoi raggiungere.

Riunione formativa/informativa

Come è facile intuire, lo scopo di questo tipo di riunioni è la condivisione di informazioni. Spesso si tratta di meeting educativi con un’impostazione simile a seminari o presentazioni, mentre altre volte l’obiettivo è quello di informare il pubblico per persuaderlo a compiere un’azione.

Il rischio principale che si incontra in queste riunioni aziendali è quello di annoiare la platea. Bombardando l’interlocutore con una serie di informazioni si finisce per ottenere l’effetto contrario a quello desiderato. Le persone vogliono essere coinvolte.

Il segreto è mantenere un ascolto attivo: lascia spazio per domande e feedback in modo da favorire l’interazione. Troppo spesso questi meeting sono impostati con una comunicazione strettamente unidirezionale, ma non sempre è la strategia migliore. Prova invece a rendere la presentazione dinamica e interattiva per tenere vivo l’interesse e alta l’attenzione. È vero che stai condividendo delle informazioni, ma le opinioni altrui possono sempre essere fonte di arricchimento.

Riunione decisionale

La maggior parte delle decisioni di business viene presa nel corso di un meeting, specialmente se si tratta di decisioni importanti. L’obiettivo di questa tipologia di riunione varia a seconda della decisione che si deve prendere, ma il denominatore comune è generalmente l’acquisizione del consenso degli interlocutori.

Fare delle scelte o validare delle proposte in gruppo non è mai facile. Come si fa a prendere una decisione quando ci sono punti di vista differenti e a volte contrastanti? Il processo decisionale a volte può essere tortuoso. Per chiarirsi le idee può essere utile includere attività come il brainstorming, la valutazione delle opzioni disponibili o una votazione finale.

L’ideale sarebbe riuscire a prendere una decisione condivisa da tutti i partecipanti alla riunione sulla base delle argomentazioni esaminate. Se tutti sentono che la propria opinione è stata presa in considerazione saranno più ben disposti nei confronti della scelta finale, anche se non sarà quella per cui optavano.

Riunione analitica

Una riunione analitica può essere definita anche “problem solving meeting”: si analizza una situazione, si individuano le cause di eventuali problemi e si cercano delle soluzioni. Il risultato finale, di solito, è una decisione di un certo spessore, che può essere cruciale per il team, per lo sviluppo di un prodotto/servizio o per l’azienda in generale.

Questa, probabilmente è una delle tipologie di riunione più difficile da gestire: identificare il problema reale, moderare eventuali conflitti interni e cercare di rispettare i tempi prestabiliti non è cosa semplice. Senza contare la pressione psicologica data dalla paura di fare scelte sbagliate che potrebbero compromettere le performance aziendali.

Non esiste una ricetta preconfezionata per una riunione analitica efficace che, possibilmente, ci porti a prendere la decisione giusta. I fattori in gioco sono moltissimi, ma il consiglio che possiamo dare è quello di dedicare del tempo all’ identificazione delle problematiche. Spesso la causa di scelte sbagliate sta in una mancanza di chiarezza a monte, quindi meglio focalizzare l’attenzione prima sui problemi e poi sulle soluzioni.

Riunione creativa

L’innovazione è la chiave del successo di molte attività di business, ecco perché le riunioni creative sono così importanti. L’obiettivo di questi meeting è generare nuove idee, sviluppare approcci di business innovativi, ripensare un prodotto o un servizio.

Possiamo descriverle come un grande momento di brainstorming in cui si dà libero sfogo alla creatività. Per ottenere risultati soddisfacenti, però, è opportuno che i partecipanti siano informati in anticipo sugli argomenti trattati, in modo da arrivare preparati.

Trattandosi di un processo creativo di gruppo c’è bisogno di qualcuno che coordini lo svolgimento della riunione. Una guida per non perdere il filo del discorso e mantenere il focus sul tema che si sta affrontando.

Riunione motivazionale

Lo scopo di questo tipo di riunione è rafforzare lo spirito di squadra e motivare i membri del team. Un gruppo di lavoro affiatato è uno dei requisiti più importanti per il successo di un’azienda e le riunioni motivazionali sono molto utili per ottenere il massimo dell’impegno e della collaborazione da tutti i componenti.

Chi partecipa a una riunione di team building deve sentirsi parte di una collettività. Il fatto di percepire di essere importanti per l’azienda aumenta il livello di coinvolgimento della persona e il suo attaccamento all’azienda, con effetti positivi sulle prestazioni sia del singolo che dell’azienda.

Quelle che abbiamo preso in esame sono le 5 tipologie principali di riunioni aziendali, ma non è detto che tutti i meeting rientrino in queste categorie. A prescindere dal tipo di riunione che ci si trova ad affrontare, due sono a nostro avviso gli aspetti da tenere sempre a mente per ottenere il massimo da ogni momento:

1- Cambiare atteggiamento aiuta: considerare i meeting come un valore aggiunto per l’azienda e per i partecipanti, e non come una perdita di tempo può fare la differenza;

2- Identificare le cause reali dei problemi è il primo step per trovare soluzioni adeguate.