É indiscutível que para se manter no mercado lucrando e crescendo é preciso ter controle sobre as transações que a empresa realiza. Por isso, um relatório de vendas é fundamental para definição de estratégias comerciais e tomadas de decisões.

Mas não estamos falando de qualquer relatório, recheado de Dados irrelevantes e com informações que não agreguem nas tomadas de decisão. Afinal, um relatório de Vendas desse nível atrapalha mais do que ajuda.

Estamos falando de relatórios de vendas concisos e confiáveis, aqueles que disponibilizam números reais aos gestores, com informações consistentes e verdadeiras para que eles avaliem a situação comercial da empresa e tomem decisões baseadas em números e fatos reais.

Com esses dados fica mais fácil:

❯ Definir estratégias para melhorar as vendas;

❯ Atrair e fidelizar clientes;

❯ Analisar a saúde do negócio;

❯ Verificar se as margens de lucro são boas.

E isso tudo está diretamente associado ao aumento das suas vendas.

A pergunta que não quer calar: como fazer um relatório de vendas realmente relevante?

O que é um relatório de vendas?

Indo direto ao ponto: um relatório de vendas é, necessariamente, um compilado de dados que dizem respeito às vendas, para a empresa ter noção e controle do que foi comercializado.

E todo relatório relevante serve a um propósito bastante importante: apresentar uma visão sistêmica para entender e avaliar parte ou o todo de um processo.

Como cada negócio necessita de um relatório de vendas específico, em conformidade com objetivos previamente estabelecidos, não existe necessariamente uma regra sobre a periodicidade que se deva fazer relatórios de vendas.

Para definir períodos dos quais precise fazer seu relatório de vendas, você precisa considerar:

❯ A disponibilidade dos dados que compõem o seu relatório;

❯ A necessidade da empresa;

❯ A quem se destina o relatório.

Bom, existem relatórios e relatórios…

Veja bem: existem negócios que precisam de relatórios semanais para definir com os vendedores estratégias de vendas; também existem relatórios de vendas que são feitos para os sócios da empresa, e esses precisam de dados realmente relevantes, que não se tem acesso a todo momento.

Independentemente da finalidade do relatório de vendas, todos precisam conter dados que realmente sejam importantes para os objetivos da empresa. Mas, no geral, pode-se incluir informações, como:

❯ o total das vendas realizadas;

❯ ticket médio dessas vendas;

❯ o CAC (Custo de Aquisição de Clientes);

❯ nível de satisfação e lealdade de clientes;

❯ número de ligações, visitas e e-mails de prospecção.

Ficou mais clara as razões para fazer relatório de vendas? Pois, chegou a hora de ver como fazer aquele relatório de vendas campeão.

Como fazer um relatório de vendas?

1° PASSO ❙ REALIZE ANOTAÇÕES DIÁRIAS

Como vimos, as informações do relatório de vendas precisam ser corretas, coletadas diariamente.

Uma possibilidade de fazer isso facilmente é utilizando um aplicativo de vendas que também funcione offline, pois, assim, você consegue atualizar os dados a qualquer momento, como numa saleta aguardando sua reunião de negócio.

Além disso, é possível anotar os follow ups que precisar fazer com os seus prospects. A propósito, até esses dados podem ser contabilizados para incluir no seu relatório de vendas.

2° PASSO ❙ REGISTRE DADOS DE FATURAMENTO E QUANTIDADES VENDIDAS

O dado principal para entender a razão dos relatórios de vendas. Podemos dizer que os motivos cruciais desse tipo de relatório são conhecer: o volume total de vendas e a quantidade de vendas realizadas.

Aqui é o momento de incluir a quantidade de mercadoria ou serviço vendido, discriminando quais foram eles e o correspondente monetário total. Mas atente-se: se a sua empresa comercializa serviços sob medida ou consultorias, você vai precisar discriminar essas mercadorias na sua planilha.

Nada impossível, só pensar com carinho a melhor maneira para visualizar os dados dessas vendas. Ok?

3° PASSO ❙ DEFINA O TICKET MÉDIO DAS VENDAS

Esse é um passo mais fácil: você precisa definir o ticket médio de todas as vendas e, posteriormente, o ticket médio de todos os tipos de produto que a empresa comercializa, levando em consideração os descontos e outros fatores que envolvem a negociação entre vendedor e cliente.

4° PASSO ❙ REALIZE UMA MÉTRICA DE VENDAS

É importante incluir no seu relatório de vendas dados como telefonemas realizados, quantidade de e-mails enviados, propostas enviadas, reuniões agendadas e negócios fechados. Informações como essas são essenciais para ter visão do sistema de vendas que a empresa está empregando, até para comparar com a quantidade de vendas realizadas.

5° PASSO ❙ REGISTRE DADOS SAZONAIS

A depender do ramo de atuação da empresa, dados sazonais podem ser muito importantes para produzir relatórios de vendas com períodos maiores, como anuais, semestrais e trimestrais.

Com eles é possível verificar qual época do ano ocorre mais vendas e, desse modo, planejar e tomar decisões sobre promoção, desconto, preço etc.

Passo EXTRA ❙

Finalize seu relatório de vendas com uma conclusão, apresentando as informações mais relevantes para quem for avaliá-lo. Também é interessante incluir gráficos e tabelas, pois ajudam na assimilação das informações.

Aposte em tecnologias que auxiliem a produção de relatórios de vendas para otimizar o tempo da empresa, compilando dados mais facilmente.

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