Como ya sabrás por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPD) y el Reglamento que la desarrolla, los plazos, para que todas las empresas que manejan datos personales se adapten a la LOPD ya han terminado.
Tanto si estás en ello como si ya has realizado la adaptación conviene recordar que no sólo se trata de:
-Identificar los ficheros que contengan Datos personales
-Inscribirlos en la Agencia Española de Protección de Datos
-Identificar los usuarios de la Empresa que manejan datos personales
-Describir los sistemas de información que accedan a datos personales
-Redactar y completar el documento de seguridad
Sino que para que realmente la empresa quede adaptada perfectamente a la LOPD y evite así cualquier tipo de sanción, deberás ejecutar estos 5 pasos:
1. Firmar la documentación:
1. Firmar la documentación:
A) El responsable de los ficheros debe de firmar el Documento de Seguridad.
B) Los trabajadores con acceso a datos deben de firmar el compromiso de confidencialidad y secreto
C) Los trabajadores sin acceso a datos deben firmar la circular informativa
D) Firmar los contratos con los encargados de tratamiento (gestoría, asesoría, empresa de informática, etc)
E) Firmar los contratos de cesión de datos, en el caso de que exista cesión a un tercero.
2. Informar a los trabajadores y clientes:
A) Pegar un cartel informativo a la vista de los clientes en el que se informe de que la empresa cumple con la Ley de Protección de Datos
B) Pegar un cartel de video vigilancia a la entrada de la zona vigilada (en el caso de tener cámaras, claro), donde se informe de que existen cámaras, quien es el responsable del fichero y la dirección para poder ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición (Derechos ARCO).
C) Incluir las cláusulas legales en la documentación de la empresa que recoja datos personales.
D) Dar una copia de las Funciones y Obligaciones del Personal que debe aparecer en el documento de seguridad a los trabajadores que tengan acceso a datos personales.
3. Etiquetar e inventariar los soportes que contienen datos personales.
4. Tener a disposición de clientes, proveedores, usuarios, etc. los modelos de Carta de Derechos ARCO.
5. Implantar las medidas de seguridad recogidas en el Documento de Seguridad, en el caso de que no se estuvieran aplicando antes de la adaptación.
Por último y muy importante: recuerda que el Documento de Seguridad debe estar en todo momento actualizado, reflejando la situación real de la empresa.
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