A medida que la empresa crece es indispensable delegar ciertas tareas que requieren atención y tiempo, pero que son indispensables para el desarrollo del negocio. ¿A quién delegar estas tareas? A un Asistente Personal Virtual.

Hoy te contamos qué es un asistente personal virtual, tanto humano como impulsado por la IA, y te entregamos 12 formas efectivas en que puedes aprovechar sus capacidades.

¿Qué es un asistente personal virtual?

Un asistente personal virtual es una persona cualificada, profesional y con experiencia que otorga soporte y colaboración de forma remota a un emprendedor, un director, un gerente o un equipo de trabajo, con el fin de ayudar a realizar las tareas que restan tiempo valioso dentro de la empresa.

Este profesional se desempeña a distancia a través de la conexión a internet, mediante el correo electrónico, las llamadas telefónicas o la plataforma colaborativa de la empresa. Su principal objetivo es brindar apoyo técnico, administrativo o contable.

Básicamente, es lo que de manera tradicional se conoce como un asistente de dirección, pero con funciones, capacidades y modalidades que se adaptan al actual entorno digital.

Cuando las tareas de una empresa son muy repetitivas o cuando es necesario procesar un gran volumen de información se suele utilizar un asistente virtual inteligente.

¿Qué es un asistente personal virtual inteligente?

También es conocido como un asistente de IA. Es un programa informático impulsado por la inteligencia artificial con la capacidad de comprender el lenguaje natural y llevar a cabo ciertas tareas para el usuario.

Generalmente realiza aquellas tareas básicas que lleva a cabo un asistente Personal Virtual humano, leer correos electrónicos y mensajes de texto, tomar dictados, programar fechas, etc.

7 formas en las que un asistente personal virtual humano puede ayudarte en la empresa

Además de organizar y administrar el calendario, las reuniones, la lista de tareas pendientes y el correo electrónico, a un Asistente Personal virtual humano también puedes delegarle las siguientes tareas dentro de la empresa:

1 Seguimiento de facturas y cuentas

Un asistente personal virtual puede ayudarte a realizar el seguimiento de facturas y cuentas para preparar los informes de gestión y los estados financieros. Incluso, puede apoyar en el cálculo de salarios, en los pagos de fin de año o en la preparación de facturas.

2 Tareas administrativas

Puedes delegar en el asistente personal virtual la actualización de la información de la base de datos de la empresa, la corrección de textos y el seguimiento del stock. Además de programar citas, coordinar eventos y gestionar las relaciones con los proveedores.

 3 Atención al cliente

Otra forma de aprovechar el apoyo de lo que es un asistente personal virtual es delegándole la gestión de relaciones con los clientes, como atender las llamadas telefónicas, responder las consultas de los consumidores, ofrecer chat en vivo como soporte posventa.

4 Redactar contenidos

También puedes utilizar las capacidades del asistente virtual para difundir mensajes y crear boletines o publicaciones en las redes sociales. Además, para transcribir información, redactar guías o instrucciones de los productos o servicios, crear artículos de blog o editar documentos, presentaciones, etc.

 5 Completar un proyecto comercial

Si aún existe un proyecto comercial sin terminar, tanto tú como el equipo de tu empresa pueden apoyarse en lo que es un asistente personal virtual para avanzar en el trabajo y llevarlo a su fin. Por ejemplo, puedes asignarle la investigación de competidores o de proveedores y la preparación de presentaciones.

6 Ayudar con las ventas

Aprovecha la capacidad del asistente virtual para ayudarte con la administración de las ventas y para comercializar algún proyecto en específico. Por ejemplo, a contactar con los clientes potenciales, preparar material para la promoción, enviar facturas, registrar los pedidos, crear propuestas novedosas o individuales, etc.

 7 Administrar un sitio web o las redes sociales

Un asistente virtual también puede ayudarte a administrar tu sitio web, crear formularios para los comentarios de los clientes, redactar y publicar tweets y gestionar las diversas plataformas de redes sociales.

¿Cómo aprovechar un asistente personal virtual inteligente en la empresa?

Los asistentes personales virtuales impulsados por la inteligencia artificial resultan un recurso poderoso para la empresa. Puedes utilizarlos para:

 8 Buscar información y realizar tareas en segundos

Un asistente virtual inteligente ofrece a los equipos de trabajo la respuesta que necesitan en segundos y están disponibles 24/7 para cualquier consulta. Además, puede ejecutar tareas de manera inmediata, como conseguir números de teléfono, realizar llamadas y enviar invitaciones.

9 Implementar notificaciones inteligentes

En lugar de crear listas de tareas pendientes, configura un asistente virtual inteligente para que envíe notificaciones de manera proactiva a los empleados o equipos de trabajo, en el momento de que se cumplan ciertas tareas.

10 Integrar el entorno digital y los empleados

Cada vez las oficinas cuentan con mayor tecnología, como el internet de las cosas IoT y softwares con diversas interfaces interactivas. Un asistente virtual inteligente puede servir de mediador entre esta tecnológica y los trabajadores para agilizar las tareas y elevar la productividad.

Por ejemplo, si se les indica mediante comando de voz acceden al sistema de gestión documental o empresarial para extraer algún dato específico que se requiere rápidamente, para resolver una duda o elaborar algún informe.

 11 Conocer a tus clientes

Un asistente virtual inteligente analiza llamadas y mensajes de texto para comprender qué quieren y qué necesitan los clientes, sin tener que realizarles preguntas o encuestas incómodas. Esto ayuda a mejorar el servicio o los productos para tener clientes más satisfechos.

12 Priorizar las tareas

Utiliza el asistente virtual de IA para priorizar las tareas que debes completar en un día, en la semana o en el mes. Por comando de voz puedes indicarle que notifique a las personas interesadas sobre cada reunión próxima y que, además, adjunte la información necesaria.

Un asistente virtual inteligente puede atender a múltiples clientes al mismo tiempo, en diversos idiomas y a cualquier hora. Mientras que los asistentes personales virtuales humanos tienen la capacidad de solucionar problemas y de realizar tareas de mayor complejidad.

Y tú… ¿qué tipo de asistente personal virtual te apoya en tu negocio? ¿Estás aprovechando todas sus capacidades?

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