Faça a gestão do cumprimento das obrigações legais no ARTSOFT

A gestão das obrigações Legais permite gerir e controlar o cumprimento das obrigações legais e fiscais das empresas, assim como controlar a execução de tarefas processuais, ao mesmo tempo que proporciona também uma gestão completa da execução de todas essas tarefas.

As empresas têm num único local todas as obrigações legais, independentemente da sua periodicidade, com possibilidade de execução e envio via Webservice.

Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre o nosso software aqui.

O que é?

Os utilizadores ARTSOFT têm agora num único local todas as obrigações legais, independentemente da sua periodicidade, com possibilidade de execução e envio via Webservice.
Esta gestão permite gerir e controlar o cumprimento das obrigações legais e fiscais das empresas.

Podem assim:

• Efetuar o planeamento automático das obrigações legais;
• Efetuar o planeamento de tarefas individuais relacionadas com as obrigações legais;
• Enviar notificações por email, SMS e internas ARTSOFT;
• Ter uma visão geral e centralizada de todas as obrigações legais;
• Obter a atualização automática, sempre que uma data de entrega é alterada;
• Produzir e entregar atempadamente as obrigações legais, algumas das quais de forma automática para a AT, Segurança Social, GEP, via Webservice;
• Ter uma visão geral do que já foi entregue e o que foi entregue fora do prazo.

Neste tutorial vamos mostrar os 9 passos necessários para configurar e usar a gestão de obrigações legais no ARTSOFT:

Configuração da gestão das Obrigações Legais:

1.º passo ➡ Configurações iniciais

Ao aceder pela primeira vez ao ecrã das obrigações legais, o utilizador é questionado se pretende efetuar as configurações iniciais. Estas permitem, por exemplo, definir o utilizador responsável por cada obrigação legal.

Se optar por efetuar as configurações iniciais é aberto o ecrã de configuração dos tipos de obrigações legais onde pode consultar e alterar as configurações padrão que são aplicadas quando for inserida uma obrigação legal do tipo indicado, nomeadamente o nome da obrigação legal, o utilizador a quem será atribuída a obrigação legal, se a obrigação fica ativa por omissão, o tipo de tarefa predefinido ao se criarem tarefas para recursos a partir da obrigação legal e o tipo de notificação predefinido para o tipo de obrigação legal.

2º Passo ➡ Atualização online das obrigações legais

Se optar por não efetuar as configurações iniciais, deve usar o ícone ‘Atualização online’ para importar as obrigações legais.

Se aceitar a importação dos registos, o ARTSOFT preenche a grelha do ecrã com a atualização de todas as obrigações legais disponíveis. Se não aceitar, a grelha mantém-se vazia.

Para poder ser alertado de novas atualizações de prazos-limite das obrigações legais sempre que entrar no ARTSOFT, é necessário que essa funcionalidade esteja ativa na ficha da empresa, em ‘Configurações > Configurar Empresa > Dados da empresa > Parâmetros ARTSOFT’.

Ao entrar no ARTSOFT, e depois de aceder à opção das obrigações legais, a aplicação acede à plataforma da ARTSOFT para atualizar a lista das obrigações legais e respetivas datas limite. Mostra uma imagem obtendo os dados do servidor e de seguida informa se há atualizações a fazer. Se houver e o utilizador aceitar a atualização,

se existirem prazos-limite a atualizar na tabela, o serviço ARTSOFT mostra um ecrã com todos os registos atualizados.

se não houver, informa que não existem alterações para serem importadas e que a tabela já se encontra atualizada.

Se existirem obrigações com datas limite manuais, também não são atualizadas.

3º Passo ➡ Aceder ao ecrã da Gestão das Obrigações Legais

Para aceder à gestão das obrigações legais poderá fazê-lo através do menu ‘Empresa -> Obrigações Legais’ ou recorrendo ao ícone ‘Obrigações Legais’ na barra de operações. Em qualquer dos casos será aberto o ecrã ‘Obrigações Legais’.

As operações sobre as obrigações da grelha são realizadas através dos ícones da barra de ferramentas ou através do menu de contexto do botão direito do rato.

Para ficar a conhecer as funcionalidades de cada ícone da barra de ferramentas, consulte o help online.

4º passo ➡ Consultar o calendário anual

Uma das principais opções deste ecrã é o calendário anual que mostra uma visão global do cumprimento dos prazos em ambiente gráfico, ao qual se pode aceder através do ícone ‘Calendário anual’ ou do menu de contexto do botão direito do rato.

Esta opção permite visualizar o ecrã com o ano completo, mostrando uma visão global do cumprimento dos prazos em formato calendário.

Podem-se aplicar filtros por estado (Todos; Entregue no prazo; Prazo a decorrer; Prazo limite; Entregue fora do prazo; Prazo expirado) ou por mês. Cada estado é mostrado com uma cor diferente que se encontra legendada na parte inferior do ecrã.

Se existirem observações, estas são mostradas em tooltip junto da data da obrigação legal (ver exemplo da Declaração Mensal de Vendas).

É ainda possível efetuar pesquisas por coluna, através do campo ‘Pesquisa na coluna selecionada’.

Se existir mais de uma data no mesmo mês para uma determinada obrigação legal, é mostrada mais uma linha.

5º passo ➡ Criar uma nova obrigação

Caso não tenha importado as obrigações legais disponibilizadas pela ARTSOFT ou tenha eliminado alguma das que importou, pode recorrer ao ícone ‘Inserir’, ou à opção ‘Inserir novo item’ disponível no menu de contexto do botão direito do rato, para criar ou repor uma obrigação legal. Terá de preencher os dados solicitados no ecrã.

Na função a executar terá de escolher entre uma das funções disponíveis e em alguns campos (utilizadores e datas) poderá recorrer ao botão  que aparece no final da linha respetiva.

É nesta opção, ou na de edição, que se podem atribuir os responsáveis pela tarefa, podendo ser definidos até oito em cada uma.

O ano pode ser referente ao próprio ano ou ao anterior (por exemplo, em janeiro tem de ser tratado o IVA de dezembro do ano anterior).

Caso pretenda, pode criar também obrigações periódicas que não estejam contempladas nas obrigações legais originais.

Neste caso terá de aceder em primeiro lugar à configuração de tipos de obrigações legais, através do ícone ‘Configurar tipos de obrigações legais’.

Uma vez neste ecrã, terá de recorrer ao ícone ‘Inserir’ para configurar uma obrigação personalizada.

Para a usar terá de se posicionar na grelha principal ‘Obrigações Legais’ e inserir uma obrigação legal através do ícone ‘Inserir’. Selecione a obrigação no campo ‘Função a executar’ e os dados pré-configurados são automaticamente preenchidos. Nos restantes campos poderá indicar:

• Função executada – Função atrás criada;
• Descrição – Designação atribuída à obrigação personalizada;
• Menu executado – Entrada de menu do ARTSOFT (disponível apenas para funções personalizadas);
• Listagem executada – Escolha uma listagem configurada para ser executada (disponível apenas para funções personalizadas);
• Utilizadores responsáveis – Utilizadores a quem é atribuída a responsabilidade de execução da tarefa. Tem limite de 8 utilizadores;
• Ano – Ano de referência da obrigação;
• Periodicidade – Intervalo de tempo previsto entre cada obrigação deste tipo. Pode ser anual, mensal, semanal ou diária. Deverá conciliar este campo com o campo ‘Cadência’ para obter periodicidades quase ilimitadas; nas obrigações com periodicidade anual os campos ‘Periodicidade’ e ‘Cadência’ deixam de estar presentes, ficam disponíveis apenas para as periódicas (mensal/trimestral) e customizadas;
• Cadência – Insira o número de períodos (dias, semanas ou meses) entre as repetições da obrigação. O ARTSOFT irá criar os registos de acordo com os dados aqui indicados. Por exemplo, se tiver escolhido a periodicidade semanal e neste campo inserir o valor ‘2’, significa que a obrigação terá de ser efetuada quinzenalmente;
• Dia-limite – Todos os períodos terão este dia na data-limite (do dia 1 ao 31 ou entre o último dia do mês e o último dia do mês menos 10 dias);
• Período Inicial – Período inicial de vigência da obrigação;
• Período Final – Período final de vigência da obrigação;
• Data entrega – Para gerar a obrigação novamente, remova a data de entrega;
• Observações – Insira informação adicional que pretenda consultar posteriormente;
• Tipo notificação – Modelo de notificação predefinido para este tipo de obrigação legal.

A obrigação fica visível no ecrã das ‘Obrigações Legais’, com os dados preenchidos de acordo com a configuração.

6º passo ➡ Notificar responsáveis

O ícone ‘Notificações de eventos’ é um atalho para a tabela de notificação de eventos, caso o utilizador pretenda parametrizar uma notificação sem sair da janela das Obrigações Legais. Estas notificações podem ser também configuradas em ‘Configurações > Tabelas Diversas > Notificações de Eventos’, opção ‘Obrigações legais’.

Para criar uma notificação terá de se posicionar sobre a linha das obrigações legais e pressionar o ícone ‘Inserir novo item’ para abrir a edição dos parâmetros de notificação.

Proceder de acordo com as regras de criação de notificações, tendo em especial atenção que o número da notificação será ‘12’ (ID da tabela de obrigações legais).

Lista a notificar – este campo pode conter uma lista de endereços formados com X:nnn.fff (nº/filial), +xxx (número de telefone), [email protected] (email), #nnn (número de utilizador ARTSOFT) ou AAABBB (ID de utilizador ARTSOFT), ou uma mistura válida de qualquer um destes tipos, separados por ‘;’. O botão ‘Acerca de’ da barra de ferramentas contém descrição mais pormenorizada sobre este tema.

Se pretender enviar para todos os responsáveis da tarefa (os endereços de email e os contactos telefónicos são obtidos através da ficha de utilizador), pode usar os seguintes símbolos:

• # é notificação de sistema;
• m=# é e-mail;
• t=# é SMS.

Valor mínimo – para os eventos de notificação que suportem valores mínimos, deve indicar-se o valor a partir do qual deve gerar a notificação, funcionando como o número de dias a considerar para enviar a notificação antes de atingir a data limite de entrega de determinada obrigação legal (se a opção ‘prazo limite alcançado’ estiver ativo).

Template de notificação – se existir, qual o template de notificação a usar.

Dias antes do prazo – se notifica antes de atingir o prazo limite da obrigação legal.

Dias depois do prazo – se notifica depois de atingir o prazo limite da obrigação legal.

As notificações são geradas sempre que exista pelo menos um destinatário e este pode não ser o colaborador que produziu o mapa. Se existir um evento de notificação configurado será gerado quando faltar o número de dias do limite ou quando for o último dia. Se não existir um evento configurado, será gerada uma notificação através do próprio sistema quando faltarem 5 dias ou for o último dia do prazo limite de entrega.

A qualquer momento pode também gerar a notificação através da opção ‘Gerar notificação’, disponível no menu de contexto do botão direito do rato.

Para consultar as notificações geradas pode recorrer ao ícone ‘Lista de notificações’.

O ARTSOFT disponibiliza um serviço (TaxObligationsSvc.svc) que permite colocar automaticamente estas notificações para envio nas datas corretas, sem que tenha de ser o utilizador a gerá-las manualmente. Este serviço atualiza também automaticamente os estados das obrigações.

Na configuração do serviço tem de adicionar o serviço do plugin ‘TaxObligationsSvc.svc’ e indicar para cada dia da semana quais as horas, lista de horas ou de quanto em quanto tempo o serviço irá executar a verificação dos prazos-limite.

No exemplo da imagem anterior, o serviço está configurado para ser executado de segunda a sexta às 9 horas da manhã e novamente de hora a hora até ao final do dia. Ver os exemplos apresentados na configuração para outras possibilidades de execução do serviço.

Para enviar as notificações, terá de recorrer aos serviços ARTSOFT de envio de email (SrvEmail.svc) ou de mensagens (ServerSMS.svc), exceto no caso das notificações a utilizadores.

7.º passo ➡ Iniciar ou finalizar a entrega da declaração/mapa

O ícone ‘Iniciar declaração/mapa’, ou a opção com o mesmo nome no menu de contexto do botão direito do rato, abre o ecrã da declaração a produzir e a partir daí permite gerar o respetivo mapa no seu ambiente. Veja-se o seguinte exemplo para o modelo 30.

Depois de gerar a declaração, o ARTSOFT questiona o utilizador se confirma a entrega da obrigação legal e mostra a data de entrega em edição, permitindo a sua alteração.

Em caso afirmativo, atualiza de imediato a data de entrega da declaração. Caso a declaração gerada seja enviada por Webservice à entidade competente (por exemplo, a declaração periódica de IVA), o ARTSOFT confirma internamente a entrega e não mostra a questão de confirmação.

Já o ícone ‘Finalizar item’ permite confirmar a entrega das obrigações legais, caso estas ainda não tenham sido entregues.

Se já tiverem sido entregues, mostra a data em que a entrega ocorreu.

No calendário anual, ao ativar o menu de contexto do botão direito do rato, também se tem acesso à possibilidade de iniciar ou finalizar a declaração/mapa.

8.º passo ➡ Remover obrigações legais

Caso a empresa não esteja sujeita a determinadas obrigações legais, temporariamente ou em definitivo, poderá aplicar uma de duas opções:

Remover – aplicável para quando a empresa não é abrangida por determinada obrigação legal, nem é expectável que o venha a ser (por exemplo, uma empresa de serviços não faz a comunicação anual de inventários). O ícone ‘Remover’ ou a opção ‘Apagar item’ disponível no menu de contexto do botão direito do rato, permitem apagar a obrigação legal selecionada ou todas as obrigações do mesmo tipo e periodicidade. Neste caso só as poderá recuperar através da atualização online (recomendável) ou inserindo-as manualmente.

Desativar – aplicável para quando a empresa não atinge os critérios de eleição para ter de cumprir determinada obrigação legal (por exemplo, uma empresa transaciona com o exterior, mas ainda não atingiu o valor mínimo obrigatório para comunicação das operações e posições com o exterior – COPE). A opção ‘Desativar item’ disponível no menu de contexto do botão direito do rato, permite desativar a obrigação legal selecionada ou todas as obrigações do mesmo tipo e periodicidade. Neste caso poderá recuperá-las consultando o ícone ‘Obrigações inativas’ onde se visualizam as obrigações que foram desativadas e permite que as mesmas sejam reativadas.

9.º passo ➡ Atribuir tarefas a recursos/utilizadores

No menu de contexto do botão direito do rato podemos encontrar a opção ‘Inserir tarefa’ que permite atribuir a realização da tarefa a um utilizador ou recurso.

Ao criar uma tarefa a partir desta opção é aberto o ecrã de agendamento de tarefas em que a descrição desta corresponde ao nome da obrigação legal. Se o recurso estiver associado ao utilizador, também o recurso alocado aparece preenchido.

Na grelha é mostrada a tarefa associada à obrigação e ao utilizador responsável, numa linha um nível abaixo da obrigação legal. Se apagar a tarefa a linha também desaparece.

Para ter acesso a esta funcionalidade necessita ter licenciado pelo menos um dos seguintes módulos: Gestão Comercial, Contabilidade, Recursos Humanos ou Ativos. Para as notificações necessita dos serviços TaxObligationsSvc.svc, SrvEmail.svc e ServerSMS.svc.

Consulte aqui para saber mais sobre como gerir as obrigações legais da sua empresa.

Faça a gestão das obrigações legais recorrendo ao Software ARTSOFT v24.0 ou superior.

Aproveite a campanha de 30% sobre os serviços de envio de email e de SMS para as notificações até ao final de 2023. Peça mais informações aqui: https://www.artsoft.pt/campanha-servicos.

Para saber mais sobre o software ARTSOFT consulte as formações disponíveis.

Visualize o vídeo para saber como gerir as obrigações legais da sua empresa:

Sobre o ARTSOFT: Software de gestão (ERP) completo com mais de40 soluções de gestão em desktop, na web e app. É implementado por uma rede de parceiros de norte a sul do pais, especializados nas nossas soluções.

The post Centralize e automatize as suas Obrigações Legais appeared first on ERP ARTSOFT - Software de Gestão para empresas.