Distrações no trabalho: Tem a certeza de que estas não são criadas pela própria empresa? – Podcast 18, temporada 2 – Oiça aqui

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Distrações no Trabalho: Como surgem?

Nas empresas as grandes decisões tendem a começar de forma muito simples: Com uma pergunta, depois uma solução, e por fim um mindset. Pois é também essa a lógica que conduz o nosso podcast e que neste episódio nos convida a questionar sobre comportamentos que aparentemente não trazem danos, mas que no final do dia, não é bem assim.

Em concreto, vamos falar de distrações no trabalho e do quão fácil é cairmos na tentação de mudarmos o nosso foco de atenção, mas mais do que isso vamos identificar algumas das principais causas das distrações no trabalho, e pasme-se desde já porque neste episódio vamos apontar o dedo aos managers, diretores e chefias diretas como um dos principais geradores de distrações no trabalho.

Dizem os estudos sobre as distrações no trabalho que em média, 98% dos colaboradores são interrompidos no mínimo 3 a 4 vezes por dia. Como distrações mais comuns são referidos os telefonemas e as mensagens em chats internos com 55% de respostas, a internet com 41%, os e-mails com 26% e por fim os colegas de trabalho (27%).

Quer isto dizer que – se juntarmos todos estes motivos – facilmente percebemos que – ao contrário do que poderíamos pensar – a maioria das distrações no trabalho, surgem dentro da própria empresa. Ou porque há sempre aquele colega mais falador que, apesar de trazer bom ambiente, acaba por desviar a nossa atenção ou porque a forma como estamos a trabalhar ela própria propicia às distrações no trabalho.

E aqui, entram os managers e as chefias diretas como os responsáveis para redefinirem a forma como se tratam assuntos internos e se comunica dentro das equipas, e principalmente, pararem de interromper os colaboradores com questões “já fizeste/vais fazer” ou mesmo “enviar os aleatórios por diferentes meios de comunicação, uns por e-mail, outros por chat ou telefone” e encontrarem uma forma mais inteligente de agilizar o trabalho e a comunicação.

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Como reduzir as distrações no trabalho?

Mas como podemos mudar? Partilhamos 5 propostas para ajudar as chefias a reduzir os focos de distração na empresa.

1. Falar com os colaboradores sobre as principais distrações no trabalho que impedem a sua produtividade. E se determinado comportamento seu for apontado como uma das razões, pondere mudar para experimentar os benefícios.

Promova um ambiente em que os colaboradores sintam que podem falar sobre as distrações no trabalho mais críticas, sem sentirem que serão repreendidos.

Pode achar que esta estratégia é pouco relevante, mas lembre-se: se não falarem sobre o problema dificilmente vai conseguir encontrar a solução.

2. Sincronize a agenda dos seus colaboradores e respeite-a sempre que possível.

Certamente já deu por si a pensar: “não faço ideia do que a pessoa x faz durante o dia”.

Pois há forma de saber isso sem complicar: Promova a importância de se planear a semana de trabalho. Um exercício simples como pedir para colocarem as tarefas mais importantes numa agenda é o suficiente para saber os momentos mais intensos de trabalho de cada um. Depois é só sincronizar as agendas para saber a melhor altura para discutirem os assuntos necessários.

E a cereja no topo do bolo: peça para cada colaborador colocar tempo na agenda para responder a e-mails ou a mensagens ou chamadas rápidas. Assim já tem ideia de qual o horário ideal para este tipo de comunicação.

3. Acabe de uma vez por todas com Reuniões sem marcação ou agenda.

As reuniões devem ser agendadas apenas quando forem realmente necessárias e devem ter uma agenda clara para que todos saibam o que se espera delas e se preparem para a mesma.

Por outro lado, não utilize o conceito de reunião para discutir um problema que poderia ser resolvido ou analisado por si próprio. A colaboração pode ser uma ferramenta incrível para se chegar a um resultado, mas não a podemos usar constantemente para substituir o trabalho árduo de pensar.

4. Seja o exemplo de como se trabalha de forma concentrada.

“Faz o que eu digo, não faças o que eu faço”. Todos nós já ouvimos ou dissemos este ditado popular, acontece que dentro do contexto de trabalho, simplesmente não resulta. Dizer continuamente à sua equipa para evitar distrações no trabalho não faz de si um exemplo. Ao continuar a atender chamadas a meio de reuniões ou até enviar e-mails à noite, está a dar sinais contrários. E como sabe, as ações valem mais que as palavras, portanto se quer colaboradores concentrados só há algo a fazer: Ser igualmente concentrado e focado.

5. Utilize a tecnologia para se manter a par do que importa

Se há quem culpe a tecnologia como um possível elemento de distração também há quem a utilize e bem, para evitar distrações ou interrupções e neste ponto o software ARTSOFT tem algo a dizer.

Por dispor de um conjunto de funcionalidades de comunicação assíncrona, o ARTSOFT permite que as chefias fiquem por dentro de diversos assuntos relacionados com as tarefas ou funções das suas equipas sem necessidade de interrupções e perguntas.

Dois dos exemplos que melhor espelham esta valia e que trazemos hoje para este episódio são os canais de alerta e as notificações que existem dentro do software e que garantem que os utilizadores recebam determinadas informações consoante o que pretendem controlar.

Sobre este assunto, convidamos um dos nossos especialistas a partilhar algumas das valências destas funcionalidade e mostrar como é que esta pode ser útil neste propósito:

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Canais de alerta no ARTSOFT

Os canais de alerta e as notificações são duas funcionalidades que permitem uma maior interação dentro e fora da organização de uma forma fácil e não intrusiva, deixando as pessoas focadas no seu trabalho.

Vamos ver alguns exemplos sobre os canais de alerta que permitem obter informação antecipada que já consta nos registos da empresa:

Se pretende saber quais os colaboradores que estão de férias, ou que têm contratos a terminar, ou até aqueles que são aniversariantes para lhes dar um miminho, configure os canais de alerta para quando chegar à empresa ter essa informação recolhida, sem ter incomodado os Recursos Humanos.

Se tem a solução de ativos do ARTSOFT, e pretende que determinada ação seja efetuada (por exemplo levar um veículo à inspeção), coloque uma nota na ficha do bem com uma data de alerta, para informar automaticamente o colaborador responsável. Mais tarde, quando receber o alerta, pode ir diretamente à ficha do bem e verificar se o trabalhador já efetuou a tarefa, dando o alerta como tratado.

Já se é gestor de compras e trabalha com negociações que têm data de validade e pretende ser avisado de quando estas vão expirar sem perguntar a ninguém, configure os canais de alerta e saiba de uma só vez todas as negociações que vão expirar. Pode inclusive enviar um email a partir do alerta marcando uma reunião com o fornecedor respetivo.

Como último exemplo, e se é responsável de tesouraria e pretende ser informado antecipadamente das contas correntes que estão a vencer, e mais uma vez sem interromper o trabalho de ninguém, saiba que vai conseguir consultar facilmente essa informação a partir dos canais de alerta.

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Como evitar distrações no trabalho com as Notificações ARTSOFT

Quanto às notificações que falei de início, estas também são úteis para evitar distrações no trabalho, pois permitem avisar os utilizadores de quando algo acontece, para lhes permitir atuar sobre as mesmas, seja de imediato ou mais tarde.

Mais uma vez deixo alguns exemplos:

Se é gestor de compras, e pretende saber quando os artigos atingem o stock mínimo ou de aprovisionamento, configure as notificações ARTSOFT para que seja avisado deste facto logo que ele sucede, ou configure os novos canais de alerta que lhe permitem recolher de uma só vez todos os artigos nestas condições, e depois enviar um email para a área de aprovisionamento verificar.

Já se é gestor comercial, e pretende ser avisado sempre que um cliente ultrapasse o plafond de crédito, não ande a percorrer todos os clientes ou a imprimir listagens para verificar essa situação ou até pedir a alguém para fazer esta tarefa para si. Configure as notificações para ser avisado por email ou sms e tomar logo as devidas medidas.

Outro exemplo ainda para gestor de vendas: se tem propostas com data-limite de adjudicação, pode configurar uma notificação a ser enviada para o seu cliente avisando-o dessa data-limite com alguns dias de antecedência.

Outro exemplo é para quem é gestor de armazém e é responsável pela entrega de mercadoria. Aqui, e se pretende avisar os seus clientes de que um documento foi aprovado para entrega, utilize as notificações por email ou sms, com um template pré-definido para o efeito, podendo fornecer inclusive uma data e hora estimada de entrega. O benefício? Menos uma tarefa de baixo valor que não precisa pedir a um colaborador para fazer.

Por fim, não podemos deixar de referir que também os relatórios automáticos do ARTSOFT permitem automatizar tarefas rotineiras, deixando os colaboradores disponíveis para efetuar outras tarefas de maior valor acrescentado. Um exemplo que podemos dar é para o responsável de tesouraria.

Neste caso, se pretende enviar periodicamente para os seus clientes os extratos dos documentos que já estão vencidos, configure esse extrato nos relatórios com a periodicidade com que pretende enviar, e deixe de se preocupar, ou de preocupar um funcionário seu, com essa tarefa rotineira.

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Benefícios de um ERP no Aumento da Produtividade

Como pode verificar, estas funcionalidades são um excelente exemplo do tanto que vai poder usufruir com o software de gestão Artsoft.

Além de apoiar a gestão da empresa, ser um agregador de informação e ainda disponibilizar soluções para cada função ou departamento, o ARTSOFT disponibiliza a todos os utilizadores um conjunto de funcionalidades base que no dia a dia fazem a diferença.

E que, como é o caso do exemplo que trouxemos para este episódio, podem melhorar a forma como a sua empresa comunica.

Por fim, e se ainda não está convencido do impacto negativo das distrações e interrupções, partilhamos 3 estatísticas que vale a pena conhecer e pensar sobre elas:

• Em média, leva-se 23 minutos e 15 segundos a recuperar totalmente o foco após uma distração;
• As empresas gastam 31 horas por mês em reuniões improdutivas;
• Quase 3 horas por dia de um colaborador são desperdiçadas em distrações,

Tinha esta ideia? Como sugestão experimente recordar a sua última semana de trabalho e lembrar-se dos momentos e horas em que esteve realmente focado e concentrado e pergunte-se: será que não podia ter tido uma semana mais produtiva?

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Mindset do episódio

E é com esta sugestão de exercício que terminamos mais um episódio do podcast ARTSOFT, mas não sem antes trazermos a nossa já habitual quote inspiradora.

E desta vez trazemos uma frase de uma empresa, certamente já ouviu falar, o Slack – conhecida plataforma de chat dedicada a assuntos profissionais – e que tem sido referenciada como um exemplo a seguir na redução de distrações no trabalho.

A tecnológica tem afixado nas paredes do seu escritório em São Francisco esta tão simples e peculiar frase e que resume o mindset interno da cultura da empresa:

“Trabalhe duro e vá para casa.” Isto é, não deixe que as distrações o distraiam do que importa. Foque-se em ter o trabalho feito. Porque isso é meio caminho andado para desligar quando chegar a casa.

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Terminamos então por aqui, mais uma vez obrigada por estar desse lado!

Se gostou deste episódio partilhe com responsáveis de recursos humanos que conheça e ajude-nos a ajudar as empresas e todos os que nelas trabalham.

Como sempre voltamos na última segunda-feira do próximo mês, até lá bons negócios e continue a seguir-nos nas habituais redes sociais, o Facebook, o instagram e no linkedin, onde pode votar no tema do próximo episódio!

Sobre o ARTSOFT: Software de gestão (ERP) completo com mais de 40 soluções de gestão em desktop, na web e app. É implementado por uma rede de parceiros de norte a sul do pais, especializados nas nossas soluções. Saber mais.

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