Softwares de Gestão: Quais, quando e porquê?
Os Softwares de gestão são tão essenciais nas empresas quanto vitaminas para o corpo humano. Nos últimos anos, a utilização de softwares de gestão em Portugal tem crescido exponencialmente, com as empresas, sejam elas de pequena, PME ou de grande dimensão, a entenderem já a importância de um software de gestão empresarial.
No entanto, há ainda um longo caminho a percorrer no que respeita ao conhecimento das funcionalidades, opções e características de um software de gestão. Se por um lado as empresas já procuram uma solução robusta e completa, a sua maioria ainda não está a tirar total proveito de tudo o que um software como este pode oferecer. E com isso, a perder oportunidades de melhoria de produtividade, automatização e análise de negócio.
Por essa razão neste artigo vamos explicar de forma detalhada tudo o que precisa saber sobre softwares de gestão e quais os melhores para a sua empresa.
Pelo que se ainda não tem este software na sua empresa, este artigo foi criado precisamente para si e para a fase em que se encontra.
Esperamos que lhe seja útil. E se gostar, partilhe com possíveis interessados. Fique por aí! Boas leituras!
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O que são softwares de gestão?
Um software de gestão é uma ferramenta essencial para qualquer empresa moderna.
Para pequenas empresas este software é um apoio extraordinário na implementação de boas práticas de gestão. Para PMEs, os softwares de gestão podem impulsionar o crescimento e facilitar a expansão dos negócios. Já para grandes empresas, essas ferramentas são essenciais para lidar com a complexidade de processos internos e o volume de informações geradas.
Já no que respeita aos seus utilizadores, para os gestores este software permite que tenham uma visão clara e em tempo real de todas as áreas do negócio, facilitando a tomada de decisões estratégicas. Para as equipas operacionais e restantes colaboradores estes softwares são uma ferramenta de trabalho diário, que impulsiona a eficiência e a produtividade e que se desdobra em diversos módulos e funcionalidades, consoante a função de cada utilizador.
Em resumo, gestão mais estruturada, melhoria de resultados financeiros e foco no produtividade e crescimento da organização são algumas das razões pelas quais estes softwares são cada vez mais procurados.
Sabia que? 🤔 95% dos gestores que implementam um software de gestão ERP como o ARTSOFT, garantem ter alcançado uma acentuada melhoria nos seus processos de negócios?
Qual a importância do software de gestão?
Antes de escolher um software de gestão, a pergunta que deve fazer é: Porquê escolher um software de gestão para o seu negócio? Com esta questão vai conseguir compreender os motivos pelos quais este software pode ser benéfico para a sua empresa.
A seguir, veremos algumas vantagens de utilizar um software de gestão:
Aumento da produtividade 🚀
Com um software de gestão é possível automatizar tarefas, o que pode libertar tempo para os colaboradores se concentrarem em tarefas mais importantes e valiosas para a empresa. Isso é particularmente útil em áreas como finanças, recursos humanos e gestão de projetos, onde há muita burocracia a ser tratada. Além disso, muitos softwares de gestão são projetados para permitir uma integração perfeita entre os diferentes departamentos da empresa (veja o caso do ARTSOFT no esquema abaixo).
Por exemplo, uma empresa que atue no setor do retalho. Neste caso, um software de gestão pode ajudar a automatizar o processo de controlo de stocks, permitindo que os funcionários saibam exatamente quais produtos estão disponíveis em tempo real. Isso pode ajudar a evitar a falta de produtos e a reduzir o tempo gasto em tarefas manuais, como a contagem de stocks.
Melhoria na organização e controlo 🔦
Um dos principais benefícios do software de gestão é a sua capacidade de organizar todos os dados importantes da empresa num único lugar, permitindo que os gestores tenham uma visão geral de tudo o que está a acontecer. Como permite que a informação fique toda centralizada, é mais fácil para as empresas gerir e controlar as atividades empresariais, além de permitir tomar decisões mais informadas.
Por exemplo, numa empresa de consultoria, um software de gestão pode ajudar a organizar os projetos a decorrer, permitindo que os gestores visualizem a evolução de cada projeto e identifiquem possíveis problemas antes que eles se tornem críticos. Isso pode ajudar a garantir que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e dentro do orçamento estabelecido.
Redução de custos e otimização de recursos 💎
Com um software de gestão, é possível reduzir muitos custos relacionados a tarefas manuais e burocráticas. Também pode ajudar a identificar áreas onde os recursos estão a ser utilizados de forma ineficiente e permitir que sejam direcionados para áreas mais importantes. Além disso, muitos softwares de gestão oferecem ferramentas de análise e relatórios, que podem auxiliar na tomada de decisões estratégicas.
Por exemplo, numa empresa de construção, um software de gestão pode ajudar a identificar áreas onde os recursos estão a ser utilizados com pouca eficiência, como o uso excessivo de materiais ou o desperdício de tempo em tarefas manuais. Isso pode ajudar a reduzir os custos e aumentar a eficiência da empresa.
Em suma, um software de gestão pode trazer muitos benefícios para a sua empresa, incluindo aumento da produtividade, melhoria na organização e controlo e redução de custos e otimização de recursos. Por essa razão, é importante considerar a implementação de um software de gestão para, essencialmente, melhorar a eficiência e o desempenho geral.
Mas que softwares de gestão existem no mercado? É sobre isso que falamos no ponto a seguir.
⭐ Talvez lhe interesse ler também sobre: Benefícios de um ERP – Como calcular o ROI? Que vantagens e desvantagens?
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Quais são os softwares de gestão mais conhecidos?
Com toda a certeza que sabe que softwares de gestão há muitos. Mas será que todos fazem o mesmo? Aqui partilhamos os principais exemplos de softwares de gestão que pode encontrar no mercado.
- Software de Gestão Empresarial: Também conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning), este é o software mais conhecido por empresários e o que perdura mais anos dentro das empresas. Atualmente um ERP consegue dar praticamente resposta a todas as necessidades da empresa dado o seu nível de maturidade no mercado. Pode ser adquirido por empresas de todas as dimensões, pois é modular e escalável.
Sabia que o ARTSOFT é um dos ERP mais reconhecidos em Portugal? 🤔 Atualmente disponibilizamos 40 soluções em desktop, web ou aplicações móveis que funcionam entre si para dar resposta a todas as necessidades das empresas.
- Software de Gestão de Contactos: Mais conhecido como CRM (Customer Relationship Manager), é um software especializado em gestão de contactos, que permite às empresas gerir de forma eficiente as interações com os clientes, automatizar processos de vendas, além de fornecer insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas. Também pode ser utilizado para gerir potenciais negócios e encontrar novos mercados.
- Software de Gestão de Projetos: Neste caso estamos a falar de uma ferramenta que auxilia na organização, planeamento e acompanhamento de todas as etapas de um projeto, desde a definição de tarefas até o monitorização do progresso, custos, recursos e prazos, facilitando a colaboração entre os membros da equipa e aumentando a eficiência na execução.
E se lhe dissermos que o ARTSOFT tem uma solução completa de gestão de projetos integrada no seu ERP? 😎 Surpreenda-se com este vídeo de apresentação da solução.
- Software de Gestão de Marketing: Um software de marketing é uma ferramenta que auxilia as empresas a planear, executar e analisar estratégias de marketing, como campanhas de e-mail, automação de marketing, análise de dados e gestão de conteúdos online, com o objetivo de atrair e converter leads em clientes, impulsionando o crescimento do negócio.
- Software de Gestão da Qualidade: Também conhecidos como SGQ, um sistema de gestão de qualidade ajuda as empresas a implementar e manter padrões de qualidade, através da monitorização de processos, gestão de não conformidades, controlo de documentos e a implementação de medidas para melhoria contínua, visando alcançar a excelência e satisfação dos clientes.
- Software de Faturação: Aqui temos uma solução simplificada que permite às empresas automatizar o processo de emissão de faturas, controlar as vendas, e gerir algum inventário. Apesar deste ser confundido algumas vezes com software de gestão, são dois software totalmente distintos. Sobre este assunto pode ver este artigo.
Pondere conhecer o software de Faturação AS GEST 😎. Este software é também desenvolvido pela ARTSOFT.
Partindo do princípio que o interesse do leitor está nos mais conhecidos softwares de gestão, os ERP, partilhamos no próximo ponto que tipos de soluções têm os software de gestão para as diferentes áreas das empresas.
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Que tipos de softwares de gestão existem para as diferentes áreas de uma empresa?
Dentro do mundo dos ERP, existem vários tipos de soluções disponíveis, cada um com sua própria finalidade e funcionalidade. A seguir, veremos os principais tipos de soluções que um ERP pode entregar à sua empresa:
Softwares de gestão financeira
Os softwares de gestão financeira são essenciais para a saúde financeira de uma empresa. Com esta solução vai poder gerir e controlar as finanças da sua empresa de forma mais eficiente, incluindo tarefas como faturação, contas a pagar e a receber, gestão de fluxo de caixa e muito mais. Além disso, estas soluções disponibilizam ferramentas de contabilidade orçamental e permitem fácil consulta a relatórios financeiros e monitorar despesas. Com um software de gestão financeira, pode tomar decisões informadas baseadas em dados precisos e atualizados.
🌟Por exemplo, se é o proprietário de uma pequena empresa e deseja expandir os seus negócios, um software de gestão financeira pode ajudar a identificar quais áreas da empresa estão a gerar mais lucro e onde pode cortar custos. Por outro lado também pode ajudar a determinar se há capital suficiente para investir em novos projetos ou se precisa de financiamento externo.
Softwares de gestão de projetos e tarefas
Os softwares de gestão de projetos são importantes para gerir projetos internos ou externos e tarefas. Permitem aos gestores a atribuição simples e rápida de tarefas, bem como uma estimativa do tempo necessário para concluí-las, podendo – em alguns softwares – acompanhar a evolução de tarefas através do conhecido gráfico de Gantt. Além disso, é normal encontrar recursos de planeamento e monitorização do progresso do projeto.
🌟Por exemplo, se é um gestor de projetos numa empresa de construção, um software de gestão de projetos pode ajudar a acompanhar a evolução de cada projeto, desde o início até a conclusão. Vai poder acompanhar o progresso de cada tarefa, identificar gargalos e atrasos e garantir que o projeto seja concluído dentro do prazo e do orçamento.
Softwares de gestão de recursos humanos
Os softwares de gestão de recursos humanos são críticos para a gestão dos Recursos Humanos da sua empresa. Por norma, estes softwares oferecem funcionalidades para automatizar o processamento salarial, controlar horas de trabalho, gestão de prémios e comissões, etc. Além disso, também encontra em alguns destes softwares a possibilidade de fazer simulações de vencimentos, apoio nos processos de onboarding e offboarding e ainda apoio na gestão da formação.
🌟Por exemplo, se é responsável pelos recursos humanos de uma empresa, um software de gestão de recursos humanos pode ajudar a gerir o processo de contratação, desde o recrutamento e seleção até ao onboarding do novo colaborador. Além do apoio que vai ter nos processos do dia a dia, poderá beneficiar ainda de um portal web para cada colaborador que alguns softwares de gestão já disponibilizam integrados ao próprio ERP.
Softwares de gestão de comercial e operacional
Os softwares de gestão de vendas e apoio comercial são desenvolvidos para ajudar essencialmente toda a gestão comercial da sua empresa, das compras às vendas. Com uma solução como esta poderá acompanhar a evolução das vendas, gerir stocks, inventário, acompanhar contas correntes e ainda gerir toda a relação comercial, quer com clientes quer com fornecedores.
🌟Por exemplo, se é o gestor comercial de uma empresa de distribuição, um software de gestão comercial pode ajudar a gerir a sua equipa de comerciais, identificar oportunidades de vendas e acompanhar o progresso de cada um dos seus vendedores. Também pode usufruir de funcionalidades que lhe permitam gerir o seu pipeline de vendas, garantindo que os KPIs são atingidos.
Estes são apenas cinco exemplos que trazemos para si no que respeita à diversidade de soluções que um software de gestão pode ter. No próximo tópico vamos partilhar alguns indicadores que poderão ajudar a sua empresa a escolher qual o melhor programa de gestão para o seu negócio. Fique por aí.
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Como escolher os melhores softwares de gestão para a sua empresa?
Agora que já compreende melhor os diferentes tipos de software de gestão, é importante saber como escolher o software ideal para sua empresa. A seguir, partilhamos algumas notas que deve ter em mente:
- Identifique as necessidades da sua empresa
Antes de escolher um software de gestão, é importante perceber as suas necessidades empresariais. Recomendamos que dedique algum tempo a analisar as áreas da empresa que mais precisam de ajuda, e depois então procure um software de gestão que responda a essas necessidades.
Por exemplo, se a sua empresa lida com muitos clientes e precisa gerir informações de clientes, histórico de compras e pedidos, um software de gestão comercial pode ser a melhor opção. Por outro lado, se tem muitos colaboradores e precisa gerir folhas de pagamento, presenças e horários, um software de gestão de recursos humanos (HRM) pode ser mais adequado.
- Compare funcionalidades e recursos
Antes de escolher um software de gestão, pondere pedir uma demonstração de cada um para conhecer em detalhe as suas funcionalidades. Procure informações sobre cada software, a integração com o seu negócio, a facilidade de utilização, etc.
Alguns softwares de gestão oferecem soluções específicas para determinados setores, como retalho, indústrias transformadoras ou mesmo empresas agrícolas ou alimentares. Certifique-se de escolher um software que responda às necessidades do seu setor.
- Avalie a facilidade de utilização e suporte ao cliente
Outra consideração importante é avaliar a facilidade de utilização do software, assim como o seu suporte ao cliente. Verifique se a software house oferece formação, suporte técnico e recursos adicionais para garantir que os utilizadores estejam sempre a par das novidades do software.
Além disso, certifique-se de que o programa está sempre atualizado de acordo com as obrigações legais em vigor.
- Considere o custo-benefício
É importante também garantir que o software de gestão selecionado ofereça um bom custo benefício. Compare o preço do software com as funcionalidades oferecidas e analise se o software pode beneficiar significativamente a sua empresa.
Lembre-se de que o software de gestão pode ser um investimento significativo para a sua empresa, mas pode trazer muitos benefícios a longo prazo, como economia de tempo, aumento da eficiência e melhoria na tomada de decisões.
Escolher o software de gestão ideal pode ser um processo demorado, mas é importante fazer a escolha certa para garantir o sucesso do seu negócio.
Por fim vamos então para a questão que está certamente na sua mente, qual o preço de um software de gestão?
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Quanto custa um software de gestão (ERP)?
Em Portugal encontra algumas softwares house que desenvolvem software de gestão empresarial, como é caso da ARTSOFT.
No que respeita ao custo deste software, atualmente encontra duas opções de compra. Ou através de um aluguer mensal, onde paga por mês um valor fixo, ou então, se preferir também pode adquirir o software completo, ficando apenas com o custo da atualização do software para versões superiores.
Atualmente pode encontrar valores bastante diversos, com base no tipo de compra que escolher. Se optar pela opção de aluguer pode encontrar valores entre 50€ a 1000€ mensais. No entanto estes são valores meramente exemplificativos porque tudo dependerá da dimensão da sua empresa, do número de acessos que precisa e essencialmente do número de soluções que pretende incluir no seu software de Gestão. O mesmo acontece se optar pela opção de compra única, poderá encontrar valores entre 700€ a 150.000€ ou mais, pois mais uma vez este é um software que se adapta à sua empresa, quer nas necessidades, quer nos processos, quer na sua dimensão.
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