Saiba como reportar as folhas de férias por ficheiro eletrónico às seguradoras

As folhas de férias das apólices para as companhias de seguros são uma exigência contratual das Seguradoras às empresas tomadoras de seguro. É obrigatório enviar as folhas de férias do seguro de Acidentes de Trabalho relativas às retribuições e salários pagos no mês anterior. Saiba como o fazer no ERP ARTSOFT.

Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre o nosso software aqui.

O que é?

As folhas de férias das apólices para as companhias de seguros são uma exigência contratual das seguradoras às empresas tomadoras de seguro.

O reporte de folhas de férias por Ficheiro eletrónico (apólices de acidentes de trabalho) surgiu no âmbito do trabalho realizado pela APS (Associação Portuguesa de Seguradores) com as entidades seguradoras.

Obrigatoriedade

A Portaria nº 256/2011, de 5 de julho, que aprova a apólice do seguro obrigatório de acidentes de trabalho, estabelece a obrigação do tomador do seguro enviar ao segurador “cópia das declarações de remunerações do seu pessoal remetidas à segurança social”, devendo esta comunicação ser efetuada por meio informático, nomeadamente em suporte digital ou correio eletrónico.

Periodicidade

É obrigatório enviar as folhas de férias do seguro de Acidentes de Trabalho relativas às retribuições e salários pagos no mês anterior, até ao dia 15 do mês seguinte.

Forma de comunicação

Para cumprir as exigências de comunicações de remuneração às seguradoras foi criado um formato uniforme de ficheiro eletrónico que é utilizado por todo o setor segurador. A referência foi o mapa de remunerações da segurança social, já que sendo um documento universal e uniforme exige apenas algumas adaptações.

Atendendo a que cada seguradora tem uma página de Internet distinta, deverá aceder ao site da entidade seguradora respetiva e procurar o local onde submeter a folha de férias por transferência de ficheiro, seguindo as indicações da seguradora.

Características

Para a estrutura do ficheiro foi aproveitado o conteúdo do ficheiro enviado à segurança social. O nome do ficheiro a enviar para a seguradora é composto por: SEG + APOL + Data (MMAA) com extensão .EUR.

O código SEG é o código numérico oficial da seguradora (4 dígitos) atribuído pela Autoridade de Supervisão de Seguros e Fundos de Pensões (ASF) e disponível no respetivo site e o código APOL é o número de apólice (tem 20 posições), formatado com zeros à esquerda para compor os 20 algarismos.

Como podem existir empregados no mesmo estabelecimento com apólices de acidentes de trabalho diferentes na mesma seguradora, em especial nas grandes empresas com várias unidades de negócio, terá de ser feito um ficheiro por apólice.

Apesar de não ser provável que uma mesma empresa tenha vários seguradores para cobrir os riscos de acidentes de trabalho, é possível que aconteçam situações dessas, pelo que nesse caso terá também de ser gerado um ficheiro para cada seguradora, em função dos empregados afetos a cada seguradora.

Neste tutorial vamos mostrar os 3 passos necessários para configurar e gerar o ficheiro no ARTSOFT a submeter às seguradoras.

Para aceder ao ecrã onde é gerada a Declaração de Remunerações por Internet (DRI) para a Segurança Social, deverá selecionar o menu ‘Recursos Humanos -> Declarações -> Segurança Social’.

Configuração

1.º passo ➡ Configurar códigos da seguradora e das apólices

Na tabela de seguradoras são criados e configurados os códigos de seguradoras e apólices.

Posicionado sobre a linha ‘Seguradoras’ carregue em  ‘Inserir Novo Registo’ para criar um novo registo de seguradora. Preencha os campos necessários, atribuindo um código interno que ainda não tenha sido ocupado, o código (obtido no site da ASF) e o nome da seguradora.

De seguida, posicionado sobre a linha da seguradora pretendida, carregue em  ‘Inserir Novo Registo’ para criar um registo de apólice. Preencha os campos necessários, atribuindo um código interno que ainda não tenha sido ocupado, o código e a descrição da apólice, sabendo que:

• Código da seguradora – Cada seguradora tem um código único que deverá ser associado apenas às apólices por ela geridas. O código numérico da seguradora (4 dígitos) é um código oficial atribuído pela ASF, conforme já mencionado;
• Código de apólice – Número da apólice associada à seguradora. O código da apólice tem um limite de 20 caracteres.

Gerar ficheiro

2.º passo ➡ Gerar ficheiro para seguradoras

Aceder ao menu ‘Recursos Humanos – Declarações – Apólices para Seguradoras’. Será aberto o ecrã ‘Folha de férias à companhia de seguros’ com a lista de declarações já efetuadas.

Neste ecrã seguir os seguintes procedimentos para gerar o ficheiro para a seguradora:

• Carregar no botão ‘Alterar’ para poder gerar um novo ficheiro;
• Alterar o campo ‘Data’ para a data na qual pretende gerar o ficheiro;
• Carregar no botão ‘Criar’ para gerar um novo ficheiro ou no botão ‘Cancelar’ para abandonar a edição sem gerar o ficheiro.

Se existirem erros no ficheiro das seguradoras, o ARTSOFT mostra um ecrã com os erros identificados.

Depois do ficheiro gerado ficam disponíveis no menu de contexto do botão direito do rato as seguintes opções:

Imprimir – O ARTSOFT faz uma validação ao ficheiro e, se não encontrar erros, mostra uma mensagem informando que “Não foram encontrados erros no ficheiro de de ” e imprime a folha de férias para seguradoras, usando o relatório ‘Grh_MapaSeguradora.lst’;

Enviar – O ficheiro gerado é colocado num local da rede/disco e o caminho é copiado para a área de transferência. Após premir ‘OK’ o ficheiro é apagado deste caminho, pelo que o ficheiro deve ser enviado ou guardado noutra localização e só depois premir o botão ‘OK’;

Validar – O ARTSOFT faz uma validação ao ficheiro para ver se existem erros antes de o enviar;

Gravar como… – Possibilita gravar o ficheiro num local da rede/disco, de forma a permitir organizar os ficheiros e que utilizadores com acessos restritos nos servidores (por exemplo, com acesso remoto ao servidor via Terminal Service) possam aceder a estes ficheiros, sugerindo a pasta ‘..\ARQUIVO\SSOCIAL’ da empresa. Este relatório pode ser encriptado solicitando, nesse caso, uma senha de proteção do ficheiro que impede outros utilizadores de acederem ao seu conteúdo, caso não tenham conhecimento dessa senha de acesso.

Apagar – Permite destruir o ficheiro gerado, fazendo primeiro uma pergunta de confirmação.

Validação

3.º passo ➡ Validar ficheiro para seguradoras

Caso pretenda, pode aceder ao site da Associação Portuguesa de Seguradores (APS) onde encontra uma ferramenta que permite de forma fácil, rápida e fiável validar o ficheiro eletrónico para as Seguradoras. Optando pela primeira opção que aparece no ecrã,

Poderá carregar o ficheiro gerado no ARTSOFT e validar. No relatório de validação constarão eventuais erros ou a indicação do ficheiro ter sido validado com sucesso.

Para ter acesso a esta funcionalidade deverá ter licenciado o módulo de Recursos Humanos.

Consulte aqui para saber mais sobre como reportar as folhas de férias por ficheiro eletrónico às seguradoras.

Comunique as folhas de férias às seguradoras de forma correta e rápida recorrendo ao Software ARTSOFT v22.0 ou superior.

Sobre o ARTSOFT: Software de gestão (ERP) completo com mais de 40 soluções de gestão em desktop, na web e app. É implementado por uma rede de parceiros de norte a sul do pais, especializados nas nossas soluções. Saber mais.

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