Saiba o que há de novo no SAF-T da faturação no ARTSOFT

A comunicação mensal de vendas, usualmente identificada como SAF-T de faturação, é efetuada por transmissão eletrónica de dados, através de um Ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T PT. Neste ficheiro de faturação constam Documentos fiscalmente relevantes, como as faturas, faturas simplificadas, notas de débito, notas de crédito, recibos, guias de transporte, entre outros. A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) recentemente promoveu melhorias na comunicação destes documentos por Webservice, que entraram em produção em janeiro de 2023.

Se ainda não é utilizador ARTSOFT, informe-se primeiro sobre o nosso software aqui.

O que é?

A comunicação mensal de vendas, usualmente identificada como SAF-T de faturação, é efetuada por transmissão eletrónica de dados, através de um ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T PT, criado pela Portaria n.º 321-A/2007 de 26 de março, na sua redação atual. Este ficheiro, em formato XML, tem como objetivo reunir mensalmente toda a informação fiscal relevante de uma empresa e enviá-la à AT, de forma a que esta possa analisar a sua faturação mensal.

Neste ficheiro de faturação constam documentos fiscalmente relevantes, como sejam as faturas, faturas simplificadas, notas de débito, notas de crédito, recibos, guias de transporte, entre outros.

Com os últimos aperfeiçoamentos introduzidos, foi possível sanar as limitações que impediam:

• a correta comunicação por Webservice dos documentos de faturação emitidos com IVA devido noutros Estados Membros;
• a correta comunicação por Webservice dos documentos com Imposto do Selo;
• a comunicação de alteração do estado dos documentos;
• a comunicação dos documentos de conferência (WorkingDocuments);
• a comunicação dos recibos emitidos no âmbito do regime de IVA de caixa (Payments).

Foram, ainda, desenvolvidos procedimentos que possibilitam a eliminação de comunicação de documento que apresente erros, independentemente da via utilizada para a sua comunicação.

Quem está abrangido?

Todos os sujeitos passivos que exerçam a título principal uma atividade comercial, industrial ou agrícola.

Esta obrigação também se estende aos sujeitos passivos que utilizem um programa de faturação certificado. Neste sentido, convém esclarecer que o Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de fevereiro, alargou o uso obrigatório de softwares de faturação certificados pela AT a todos os sujeitos passivos com sede ou domicílio fiscal em Portugal que tenham a obrigação de emitir faturas com IVA, sempre que:

• No ano civil anterior o volume de negócios tenha sido superior a 50.000€;
• Utilizem programas informáticos de faturação;
• Sejam obrigados a dispor de contabilidade organizada ou tenham optado por esta.

Prazo de comunicação

A comunicação do ficheiro SAF-T de faturação deve ser efetuada até ao dia 8 do mês seguinte ao da emissão do documento fiscalmente relevante, desde que seja dia útil.

Enquadramento legal

A obrigação de comunicação dos dados dos documentos de faturação processados com recurso a programas de faturação à AT, está prevista no n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, possibilitando o uso de uma das seguintes modalidades:

1. Por transmissão eletrónica de dados em tempo real, integrada em programa de faturação eletrónica;
2. Ou, por transmissão eletrónica de dados, mediante remessa de ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T (PT), criado pela Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, alterada pela Portaria n.º 1192/2009, de 8 de outubro, contendo os elementos das faturas.

Neste tutorial vamos mostrar as duas formas de comunicação de documentos à AT, automática e manual, e os respetivos passos necessários:

Os 7 passos necessários para a comunicação em tempo real são:

1.º passo ➡ Acesso de utilizadores

Os utilizadores que tiverem a tarefa de comunicar os elementos dos documentos de faturação à AT têm de ter ativo, no Portal das Finanças (Portal das Finanças > Cidadãos > Serviços > Autenticação de Contribuintes > Gestão de Utilizadores), o perfil ‘WFA-Comunicação de dados de faturas’.

No ARTSOFT têm de ter registadas as suas credencias AT no registo de utilizador (‘User ID’ e ‘Password’) e usar o botão ‘Testar’ para verificar se as credenciais registadas estão corretas.

2º Passo ➡ Ativar a comunicação de faturas via Webservice

Caso pretenda comunicar os documentos fiscalmente relevantes de forma automática para a AT, via webservice, deve ativar a opção ‘Comunicação de Faturas via Webservice’ no menu ‘Configurações > Configurar Empresa > Dados da empresa > SAF-T’. Uma vez esta opção ativa fica dispensado de comunicar o ficheiro mensal de vendas, uma vez que as faturas são comunicadas à AT em tempo real.

Caso a empresa opte por este método, o mesmo deve permanecer inalterável durante o ano civil.

3º Passo ➡ Configurar a comunicação automática de documentos ‘online’

É altamente recomendável que a comunicação dos documentos seja efetuada de forma automática assim que são assinados. Para tal, terá de ter ativa a opção ‘Comunicar documentos online’, na configuração da respetiva série de documentos.

Esta opção permite comunicar o documento à AT após ter sido finalizado e assinado digitalmente. Esta operação é igualmente necessária para a implementação de processos de vendas sem papel.

4º passo ➡ Comunicação automática dos documentos em tempo real

Ao assinar o documento, a questão para comunicar o documento à AT surge automaticamente sem que o utilizador tenha de aceder a qualquer opção, precavendo-se, desta forma, eventuais esquecimentos no processo.

Se o utilizador carregar na opção ‘Sim’ e se as credenciais estiverem corretas e a ligação com a AT estiver a funcionar, é devolvida uma mensagem de sucesso. Se carregar na opção ‘Não’, o documento não é comunicado.

Se a opção para comunicar documentos ‘online’ não estiver ativa na configuração da série (ver 3º passo), ao assinar o documento o utilizador terá de aceder à opção “AT”, na barra de ferramentas, para o comunicar à AT (note-se que se o acesso de utilizador não estiver atribuído, este ícone aparece desligado).

5º passo ➡ Comunicação dos documentos através de ícone próprio

Uma vez mais, se o utilizador carregar na opção ‘Sim’ e se as credenciais estiverem corretas e a ligação com a AT estiver a funcionar, é devolvida uma mensagem de sucesso. Se carregar na opção ‘Não’, o documento não é comunicado.

6º passo ➡ Alteração de estado dos documentos já comunicados

No caso de um documento já ter sido comunicado à AT e o seu estado se alterar (por exemplo, para anulado), deve-se recorrer ao ícone “AT”, na barra de ferramentas, para comunicar o novo estado do documento à AT. Note-se que na descrição do ícone aparece agora ‘Atualizar Documento’ em vez de ‘Comunicar Documento’.

Depois de aceitar a ação, se o documento tiver alterado o estado, surge uma mensagem de sucesso de atualização.

Se o documento tiver mantido o mesmo estado, surge uma mensagem indicando que o documento não foi atualizado.

7.º passo ➡ Comunicação offline dos documentos em caso de falha

Caso exista algum problema de comunicação no momento de assinar o documento ou o utilizador não o tenha deliberadamente comunicado, é possível comunicá-lo posteriormente através de um ecrã próprio (menu ‘Gestão Comercial -> Documentos -> Autoridade Tributária -> Comunicação Documentos WebService’).

Depois de selecionar os documentos que pretende enviar, carregue no botão ‘OK’ e estes são comunicados à AT, deixando de constar na lista anterior.

Os 7 passos necessários para a comunicação em ficheiro normalizado são:

1.º passo ➡ Acessos de utilizadores

Os utilizadores que tiverem a tarefa de comunicar os elementos dos documentos de faturação à AT têm de ter ativo, no Portal das Finanças (Portal das Finanças > Cidadãos > Serviços > Autenticação de Contribuintes > Gestão de Utilizadores), o perfil ‘WFA-Comunicação de dados de faturas’.

No ARTSOFT têm de ter registadas as suas credencias AT no registo de utilizador (‘User ID’ e ‘Password’) e usar o botão ‘Testar’ para verificar se as credenciais registadas estão corretas.

2.º passo ➡ Desativar a comunicação de faturas via Webservice

Caso pretenda comunicar os documentos fiscalmente relevantes através do ficheiro mensal de vendas para a AT, deve garantir que a opção ‘Comunicação de Faturas via Webservice’ no menu ‘Configurações > Configurar Empresa > Dados da empresa > SAF-T’ se encontra desativada.

3.º passo ➡ Criar os documentos

Com esta forma de comunicação, quando um documento é finalizado não é comunicado à AT e o ícone “AT”, na barra de ferramentas, aparece desligado de forma a não permitir a comunicação manual do documento à AT.

4.º passo ➡ Comunicação offline de documentos à AT

Para gerar o ficheiro normalizado a enviar à AT com os documentos mensais, terá de aceder ao menu ‘Gestão Comercial -> Documentos -> Autoridade Tributária -> Exportar Documentos de Vendas’.

O ecrã para Exportar Documentos de Vendas possui algumas opções que devem ser validadas, nomeadamente:

Diretório – A diretoria de exportação do ficheiro gerado por esta opção é, por omissão, ‘Arquivo\SAFT’, dentro de cada empresa (este caminho pode ser alterado). O ficheiro é gerado com a nomenclatura ‘SAF-T-CMV_NIF_ANO_MÊS.XML’, em que NIF é o número de contribuinte da empresa e tem 9 dígitos, ANO é o ano do ficheiro e tem 4 dígitos, e MÊS é o mês do ficheiro e tem 1 ou 2 dígitos consoante o caracter numérico que representa o mês comunicado.

Versão – O utilizador tem de indicar qual a versão do formato do ficheiro que pretende gerar, por omissão está posicionado na versão mais atual, de entre as opções disponíveis:

• Versão 1.01_01 (Portaria n.º 1192/2009)
• Versão 1.02_01 (Portaria n.º 160/2013)
• Versão 1.03_01 (Portaria n.º 274/2013)
• Versão 1.04_01 (Portaria n.º 302/2016) -> versão mais atual

Mês a enviar – Apresenta como sugestão o mês anterior ao da data de trabalho, de modo a facilitar o uso da funcionalidade ao utilizador, pois interpreta que sendo a obrigatoriedade de envio até ao dia 12 do mês seguinte, o utilizador já estará posicionado nesse mesmo mês seguinte;

Gerar ficheiro de conferência – Na mesma diretoria selecionada para exportar o ficheiro, é também guardado o ficheiro de conferência ‘LogSaft.Txt’ com todos os documentos considerados no ficheiro (indica o tipo de movimento, a série, o número, a data e o valor de cada documento).

5.º passo ➡ Verificar erros

Caso existam erros ao gerar o ficheiro SAF-T de faturação, estes são exibidos ao utilizador no ecrã.

Usando o botão ‘Guardar’ o utilizador pode criar um ficheiro com a extensão .err ou .xml, na mesma diretoria de arquivo sugerida para exportar o ficheiro de comunicação ou de conferência (a localização pode ser alterada).

Optando pela extensão .err, o utilizador saberá que o ficheiro contém erros que o impedem de submeter corretamente à AT.

Quando não existem documentos de vendas para o mês, ao gerar o ficheiro é apresentada a mensagem “Não existe documentos no mês indicado. Não foi gerado nenhum ficheiro.”

6.º passo ➡ Encerramento da data de comunicação do ficheiro

Sempre que for gerado um ficheiro de comunicação mensal de vendas para a AT sem erros, a data da ‘Última declaração mensal vendas’, na ficha da empresa, é atualizada com a data do último dia do mês enviado desde que seja superior à data que estava anteriormente.

Esta indicação impede que os documentos comunicados (supostamente comunicados, uma vez que o ARTSOFT não sabe se os documentos foram ou não comunicados, dado que a execução da rotina de comunicação mensal de vendas gera um ficheiro que tem de ser submetido à AT, mas não se sabe se o utilizador o submeteu ou não, pois esse é um controlo externo ao ARTSOFT) possam ser anulados, nem permite assinar documentos com data inferior a esta. Para o permitir é necessário remover esta data de encerramento. Esta data é controlada pelos mesmos acessos de utilizador à data de encerramento da Gestão Comercial e depois de preenchida impede a anulação de documentos certificados anteriores a essa data.

7.º passo ➡ Comunicação do ficheiro à AT

Quando o ficheiro é gerado no ARTSOFT, a sua localização é gravada para o clipboard, permitindo ao utilizador abrir a página de Internet do Portal das Finanças, autenticar-se, com NIF e senha de acesso, escolher a opção de entrega de elementos de faturas e ‘colar’ a localização do ficheiro ou aceder à localização indicada, facilitando e agilizando assim a submissão do ficheiro à AT.

Para ter acesso a estas funcionalidades, deverá ter licenciado o módulo de Gestão Comercial do ARTSOFT.

Faça a comunicação, em tempo real ou através de ficheiro normalizado, dos elementos dos documentos de faturação da sua empresa à Autoridade Tributária recorrendo ao Software ARTSOFT v22.0 ou superior.

Visualize o vídeo para saber como comunicar os elementos dos documentos de faturação à AT:

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