Hat sich Ihr Fuhrpark vergrößert oder haben Sie Schwierigkeiten ihn zu verwalten?  Haben Sie eine Flotte, deren Verwaltung mehr Aufmerksamkeit und physische Präsenz erfordert?

Es ist zwar eine gute Sache ein wachsendes Geschäft zu haben, aber gleichzeitig sollten Sie in der Lage sein, die wichtigen Dinge im Auge zu behalten ohne dabei den Verstand zu verlieren.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, mit denen Sie sicherstellen können, dass Sie die volle Kontrolle behalten- und Ihre Flotte effektiv überwachen können, um das Beste für Sie und Ihr Unternehmen herauszuholen. Sie müssen auch die Bewegung Ihrer Flotte für jede Fahrt aufzeichnen und dabei den Beginn und das Ende der Fahrten notieren, damit Sie Ihre Ausgaben und Steuern ordnungsgemäß protokollieren bzw. geltend machen können. Diese Aufzeichnungen können Sie mit der Fahrtenbuch Vorlage oder der Fahrtenbuch App erstellen und abrufen.

In den nächsten Zeilen werden wir erörtern, wie Sie Ihre Flotte effektiver verwalten können. Bevor wir beginnen, schauen wir uns zuerst an, was eine Fahrzeugflotte ist.

Was ist ein Flottenfahrzeug?

Flottenfahrzeuge sind im Allgemeinen Gruppen von Kraftfahrzeugen, die einem Unternehmen oder einer Organisation gehören oder von dieser geleast werden. Dazu gehören Autos, Lieferwagen, Lastwagen oder Spezialfahrzeuge wie Gabelstapler und Anhänger. Normalerweise besitzen Unternehmen eine größere Anzahl an Fahrzeugen.

Diese Fahrzeuge beliefern viele Kunden, die an verschiedenen Standorten ansässig sind. Diese Belieferung der Kunden erfolgt je nach Branche zu unterschiedlichen Zeiten. Es ist sehr wichtig, die Bewegung dieser Fahrzeuge zu überwachen und anhand der Ankunfts- und Abfahrtszeiten genau zu wissen, wo sie sich gerade befinden, wen sie beliefern und ob sie die Zeit einhalten. Diese Aufgabe kann sich ohne ein GPS-Trackingsystem als sehr schwierig erweisen. Dank der GPS-Tracking-Lösungen von Easytrack gibt es jedoch eine revolutionäre Lösung für die Verwaltung Ihrer Flotte. Die Flottenmanager bzw. Geschäftsinhaber können sich jetzt darauf verlassen, dass sie die volle Kontrolle über ihr Geschäft und Arbeitsabläufe haben.

Verwalten Sie Ihre Flotte effektiv

Firma Easytrack bietet GPS-Tracker an, mit denen Flottenmanagementunternehmen ihre Flotte effektiver verwalten können. Easytrack ist seit langer Zeit im Geschäft und dafür bekannt, dass ihre GPS-Tracking-Lösungen Unternehmen dabei helfen, ihre tägliche Geschäftstätigkeit zu verbessern. Die Technologie, welche die Firma Easytrack verwendet, ist die GPS-Tracker-Technologie, die mit dem Global Navigation Satellit System Network zusammenarbeitet. Dieses Netzwerk besteht aus verschiedenen Satelliten, die Mikrowellensignale verwenden, die an ein GPS-Gerät übertragen werden, um genaue Informationen über Ort, Zeit, Fahrzeuggeschwindigkeit sowie Richtung zu erhalten.

Diese Lösung ermöglicht es einem Flottenmanager in Kombination mit einer Fahrtenbuch Vorlage, alle Aktivitäten seiner Flotte von einem einzigen Dashboard aus überwachen zu lassen. Der Flottenmanager kann auch die Bewegung der Flotte steuern und besser planen, um den Kundenanforderungen gerecht zu werden. Damit der GPS-Empfänger, der in den Fahrzeugen eingebaut ist funktioniert, muss er über zwei wichtige Informationen verfügen, um ordnungsgemäß senden zu können. Zunächst muss der tatsächliche Standort des zu verfolgenden Ortes mithilfe von Kontakten von mindestens drei Satelliten über dem Gebiet bekannt sein. Und zweitens muss die tatsächliche Entfernung zwischen dem Ort und jedem Fahrzeug von außen bekannt sein.

Verbessern Sie Ihr Flottenmanagement

Unternehmen mit verschiedenen Branchen oder Sektoren, die vom Easytrack GPS-Tracker seit Jahren profitieren, konnten mit der Easytrack GPS-Tracking-Lösung ihr Flottenmanagement deutlich verbessern und die Effizienz steigern. Wir haben bspw. GPS-Tracker erfolgreich in Unternehmen der Entsorgungs- oder Abfallwirtschaftsgeschäft eigesetzt. In diesem Geschäftszweig, der den Transport mit sehr vielen Abfallentsorgungsfahrzeugen erfordert, ist es sehr wichtig, dass man als Fuhrparkmanager den genauen Zeitplan einhalten kann. Mit dem GPS-Tracker von Easytrack kann man die Bewegung dieser Fahrzeuge von der Abfahrt bis zur Ankunft effektiv verwalten und ihre Fahrten besser planen.

Wir haben u.a. auch Mietfahrzeug-Unternehmen mit Easytrack GPS-Ortungsgeräten ausgestattet, welche in der Regel über eine Vielzahl verschiedener Fahrzeugtypen verfügen. Der eingebaute GPS-Tracker sichert das Fahrzeug, und mit ihm können Sie sein Standort zu jedem Zeitpunkt genau bestimmen.

Verwendung von GPS-Trackern in der Baubranche

Wenn Sie über eine große Flotte von Hochleistungsgeräten und Baumaschinen verfügen, können Sie auch GPS-Tracker verwenden. Sie können damit den Standort des Geräts, die Anzahl der Stunden, in denen es sich am Standort befand, und die Dauer des Betriebs überwachen. Auf diese Weise können Sie die Kosten basierend auf der Anzahl der Betriebsstunden der Maschinen berechnen und die Arbeit der Maschinen effektiv überwachen.

Auch Unternehmen in der Logistikbranche und Kurierunternehmen können vom GPS-Ortungssystemen profitieren. Als Kurierunternehmen haben Sie viele Kunden zu beliefern, und Sie müssen in der Lage sein, den Standort jedes Kunden rasch zu bestimmen. Anschließend können Sie einen Zeitplan erstellen, anhand dessen Sie die Route, und die Fahrten im Voraus planen können.

Eine andere Branche, die Fahrzeugflotten verwendet ist die Transportunternehmen-Branche. Wenn Sie über eine Fahrzeugflotte verfügen, die Personen von einem Ort zum anderen transportiert, so müssen Sie in der Regel in der Lage sein, ihren Standort zu überwachen. Mit einem GPS-Ortungssystem, kann man nach bestmöglichen Routen suchen um bspw. Staus zu umfahren und für die Einhaltung des Zeitplans zu sorgen. Wenn Sie einen GPS-Tracker eingebaut haben, können Sie Ihr Unternehmen effektiver verwalten und den Kundenservice verbessern.

Die Fahrtenbuch Vorlage

Der GPS-Tracker ist mit einer Fahrtenbuch-Vorlage ausgestattet, mit der Sie die Bewegung Ihrer Flotte verfolgen und die Bewegung in Echtzeit aufzeichnen können. Die Fahrtenbuch Vorlage stellt sicher, dass Sie die vollständige Aufzeichnung für jedes Fahrzeug haben. Somit kann man diese dann verwenden, um die Bewegung jedes Fahrzeugs in Ihrer Flotte zu dokumentieren.

Für Flottenmanager, die nicht im Büro sind und trotzdem die Flotte überwachen müssen, steht eine Fahrtenbuch App zur Verfügung. Mit dieser können Sie die gesamte Flotte auch von unterwegs überwachen.

Die Fahrtenbuch App verbessert die Überwachung der Flotte und ergänzt die Verwendung von Fahrtenbuch Vorlage.

Wenn Sie für das Finanzamt die Fahrten und die entstandenen Kosten dokumentieren müssen, können Sie die Aufzeichnung verwenden, die Sie von der Fahrtenbuch Vorlage oder Fahrtenbuch App erhalten haben.

Das Finanzamt verlangt normalerweise, dass Sie über ein zuverlässiges und lückenloses Fahrtenbuch verfügen. Mit diesem können Sie die Bewegungen ihrer Fahrzeuge nachweisen und, dass es sich bei den Ausgaben tatsächlich um Unternehmensausgaben handelt. Einige Unternehmen tendieren dazu, Firmenfahrzeuge auch für persönliche Besorgungen zu verwenden. Sie können persönliche Besorgungen dokumentieren und von den Besorgungen für das Unternehmen unterscheiden, wenn es dabei um Steuerausgaben geht.

Sie können das Fahrtenbuch auch als Fahrtenbuch-Excel bekommen, welches eine Alternative zur Fahrtenbuch Vorlage oder Fahrtenbuch App darstellt. Es kann daher auch als Beweis für die Fahrzeugbewegung in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Firma verwendet werden.

Nach dem neuen Gesetz wird jede manuelle Änderung an Ihrem Fahrtenbuch ungültig. Um sicherzustellen, dass Ihr Fahrtenbuch BMF gültig ist, müssen Sie das Fahrtenbuch-Excel verwenden, welches elektronisch erfasst und ausgedruckt wird.

Fahrtenbuch BMF

Steuerliche Ansprüche können beim Finanzamt nur dann beantragt werden, wenn Sie wirklich nachweisen können, dass Sie ein gültiges Fahrtenbuch geführt haben. Dies wird am besten mit einer elektronischen Fahrtenbuch Vorlage erreicht, um falsche Ansprüche oder Änderungen auszuschließen.

Wenn Sie über die vollständigen digitalen oder elektronischen Fahrtenbuchdaten verfügen und nachweisen können, dass die Ausgaben tatsächlich für das Unternehmen bestimmt waren, so können Sie diese beim Finanzamt geltend machen bzw. eine Steuersenkung beantragen.

Idealerweise sollte man die Verwendung von Geschäftsfahrzeugen für den persönlichen Gebrauch vermeiden. Manchmal kann dies jedoch unvermeidbar sein. Für den Fall, dass Sie ein Geschäftsfahrzeug für den persönlichen Gebrauch verwenden, müssen Sie in der Lage sein, den Prozess korrekt zu dokumentieren.

Eigenschaften einer guten Fahrtenbuch-Vorlage oder Fahrtenbuch-App

Wenn Sie sich für ein GPS-Ortungssystem für Ihre Flotte entscheiden, sollten Sie auf bestimmte Funktionen achten. Mit diesen Funktionen können Sie das Beste aus Ihrer Investition herausholen.

Einige der wichtigsten Funktionen sind:

Elektronische Aufzeichnung

Es kann umständlich sein, ein manuelles Fahrtenbuch zu führen. Man neigt oft dazu, wichtige Angaben der Fahrt betreffend zu vergessen und Fehler zu machen. Mit einem elektronischen Fahrtenbuch können Sie Ihre Fahrten jedoch automatisch aufzeichnen und verlieren nie die Aufzeichnung einer Fahrt.

Verfügbarkeit des Ausdrucks

Das von Ihnen verwendete Fahrtenbuch Vorlage sollte zu jedem Zeitpunkt druckbar sein. Es sollte Ihnen die genaue Kopie der aufgezeichneten Fahrten geben, damit Sie sie bei Bedarf einreichen können.

Sofortige Aufzeichnung für jede Reise

Ihre Fahrtenbuch Vorlage sollte in der Lage sein, den Beginn und das Ende der Fahrt automatisch zu erfassen und aufzuzeichnen. Der Zeitstempel wird ebenfalls aufgezeichnet und dadurch können alle Angaben in Echtzeit bewertet werden.

Passives GPS-Tracking

Der Tracker sollte in der Lage sein, Aktivitäten passiv aufzuzeichnen, damit Sie die Informationen zu einem späteren Zeitpunkt herunterladen oder abrufen können.

Motorstoppfunktion

Mit dieser Funktion kann der GPS-Tracker das Fahrzeug durch Anhalten des Fahrzeugs steuern. Sie können diese Funktion über die mobile App aktivieren. Selbst wenn Sie weit vom Fahrzeug entfernt sind, können Sie das Fahrzeug zu jedem Zeitpunkt tatsächlich anhalten. Diese Funktion ist nur bei hochentwickelten GPS-Tracker verfügbar.

Kraftstoffüberwachungsfunktion

Mit einem GPS-Tracker können Sie auch den Kraftstoffverbrauch Ihrer Flotte oder Ihres Fahrzeugs überwachen. Da die zurückgelegte Route bzw. die zurückgelegte Strecke erfasst wird, ist es möglich, die genaue Kraftstoffmenge zu ermitteln, die ein bestimmtes Fahrzeug für diesen Streckenverlauf verbraucht hat. Diese Funktion ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Flottenmanager die Fahrten ihrer Flotte planen können.

Geschwindigkeitsalarm

Mit der Geschwindigkeitsalarmfunktion kann der Flottenmanager oder Geschäftsinhaber die volle Kontrolle über die Sicherheit seines Fahrzeugs erlangen. In Fällen, in denen die Geschwindigkeit des Fahrzeugs die angegebenen Grenzwerte überschreitet, wird dem Fahrer ein Alarm oder eine Benachrichtigung gesendet, damit er aus Sicherheitsgründen die Geschwindigkeit verlangsamen bzw. verringern kann.

Zentrales Dashboard

Für Flottenmanager ist es wichtig, alle Fahrzeuge auf einem Bildschirm anzeigen zu können. Dazu ist ein zentrales Dashboard erforderlich. Auf diesem Dashboard können Sie alle Fahrzeuge anzeigen, die registriert und dem Tracker zugeordnet wurden, sodass Sie auf einen Blick den Standort und den Status der Fahrzeugflotte leicht erkennen können.

Easytrack bietet eine der besten Lösungen für Ihr Flottenmanagement. Der GPS-Tracker von Easytrack verfügt über die oben genannten Funktionen und vieles mehr, sodass Flottenmanager sicher sein können, dass ihre Flotte vollständig überwacht wird. Dies gibt ein besseres Verständnis und einen Überblick über die täglichen Aktivitäten in ihrem Unternehmen. Egal, ob Sie einen GPS-Tracker benötigen, der genaue Fahrtenbuch Vorlage liefert, oder Daten aus einer Fahrtenbuch-App generieren möchten, Easytrack hat passende Lösung für Sie. Die Unternehmensbranche spielt dabei keine Rolle.

Easytrack deckt eine breite Palette von Branchen ab und bietet maßgeschneiderte Lösungen für jede Branche. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Branche nicht angeführt oder abgedeckt ist, können Sie bei uns herausfinden, ob es dafür eine Lösung gibt, die für Sie passend sein könnte. Es ist verständlich, dass jede Branche einzigartig ist und unterschiedliche Lösungen erfordert. Holen Sie sich einen GPS-Tracker, der Ihnen Sicherheit gibt und es Ihnen ermöglicht, Ihr Flottenmanagement noch heute effektiver zu betreiben.