Si nos conformáramos con responder a la pregunta ¿qué es el software ERP?, bastaría con apuntar que son las siglas del vocablo anglosajón Enterprise Resource Planning que, en español, significa Planificación de Recursos Empresariales. Pero, como en esta entrega queremos entrar en detalles y no buscamos aburrir, les contaremos cómo funciona este tipo de software que reporta el mayor índice de implementación en sector empresarial.

Si todos lo hacen, nos interesa conocer el motivo.

El software ERP está diseñado para automatizar los procesos internos de un negocio y centralizar toda la información en una base de datos única. Esta particularidad permite optimizar los recursos y reducir los costos de operación, generar informes que apuntan a una toma de decisiones más acertada y, por supuesto, aumentar productividad, competitividad y rentabilidad de la empresa.

Su interfaz es intuitiva y fácil de usar. Es escalable. Su estructura modular permite incorporar múltiples funcionalidades y, además, acepta integraciones. El ERP ideal gestiona y analiza la data de los procesos productivos, administrativos y financieros, y mide los resultados obtenidos. Es personalizable y se adapta sin inconvenientes tanto a grandes compañías como a pequeñas y medianas empresas.

Antes de proseguir con el tema central, ¿qué es un ERP?, vale la pena aclarar la diferencia entre este tipo de sistema y el software de gestión empresarial. Pues, en ocasiones, son conceptos que se confunden. Veamos:

• El ERP es un software que integra, modela y automatiza los procesos de gestión de negocios de una empresa, centralizando la información en una base de datos que se mantiene disponible y actualizada, sin necesidad de establecer conexiones entre sistemas.
• Mientras que, en líneas generales, un software de gestión empresarial se basa en aplicaciones independientes o modulares que duplican la data para centralizarla, o no.

¿Cómo funciona el software ERP?

Su estructura modular es una característica destacable del ERP, pues permite definir qué servicios se necesita automatizar o potenciar, escoger el módulo que convenga instalar y personalizar sus funcionalidades. Así se simplifican los procesos esenciales del negocio. Y, como es un sistema flexible y escalable, acepta la incorporación progresiva de otras prestaciones cuando la empresa lo requiera.

Tener centralizada en una potente base de datos toda la información de los procesos de las áreas de producción, contabilidad, facturación, inventario, compra y venta, costes, presupuestos y afines, facilita tanto la solución oportuna de problemas como la efectiva toma de decisiones. Además, favorece la planificación de los recursos, la automatización de las tareas y asignaciones, y el rendimiento, la productividad y la rentabilidad del negocio.

ERP es el Software de gestión empresarial que permite a una organización utilizar un sistema de aplicaciones integradas para gestionar cuentas e integrar las actividades financieras, de cadena de suministro, de operaciones, de creación de informes, de fabricación y de recursos humanos de una empresa.

Queremos destacar que la industria digital también desarrolló el ERP-Global que, con las mismas cualidades del ERP tradicional, presta servicio a empresas multinacionales que operan y pagan impuestos en distintos países, trabajan con diversos tipos de divisas y tienen centros de datos regados por el mundo por fusión con organizaciones foráneas o por propia expansión hacia otras fronteras.

Módulos más populares del software ERP

olviendo al ERP tradicional, veamos algunos módulos e interacciones más populares para la planificación de los recursos empresariales.

• El módulo Supply Chain Management o SCM por sus siglas en inglés, es un sistema ERP diseñado para automatizar o mejorar desde el suministro, almacenaje y distribución hasta la entrega de la mercancía al cliente final.
• El módulo de producción es la solución ERP ideal para planificar cada una de las fases de los procesos productivos, incluyendo gestión de recursos, costos y plazos, con el objetivo de potenciar la rentabilidad empresarial.
• El módulo para gestión de inventarios de ERP favorece la planificación de los recursos empresariales y el control de los niveles de stock, entrada y salida de productos con miras a optimizar la productividad de la empresa.
• El módulo de contabilidad ERP es una herramienta esencial para la gestión administrativa y financiera de cualquier tipo de empresa, pues automatiza los procesos contables sin necesidad de personal especializado en finanzas.
• Facturación y presupuestos son dos áreas que merecen estar automatizadas en empresas de cualquier tamaño. Y, el software ERP, las pone a disposición para optimizar ambos procesos y apuntar a la solidez integral del negocio.
• Los módulos ERP de compras y ventas abarcan áreas sensibles de la gestión comercial, como adquisición de insumos, producción y distribución de mercancía, lanzamiento de ofertas, descuentos y control de las ventas.
• El módulo de calidad ERP permite implementar, mejorar u optimizar los sistemas de control de calidad establecidos por el sector empresarial, así como el cumplimiento de las normas ISO.
• El módulo de gestión de residuos ERP es una aplicación que ayuda a controlar y programar la metodología para el adecuado tratamiento de desechos de acuerdo a las normas medioambientales.

Adicionalmente, el Software Erp admite integraciones de componentes adicionales que favorecen la gestión integral de la empresa. Estos son algunos ejemplos:

• CRM para Marketing para conocer necesidades y expectativas de prospectos y clientes, monitorear su relación comercial, opiniones y comentarios, e identificar a los consumidores de calidad para fidelizarlos.
• Software de nóminas para simplificar los procesos de sueldos y salarios, contratos, cotizaciones y demás gestiones asociadas a empleados y colaboradores.
• Cuadro de Mando Integral para obtener una visión global de la empresa, valorar su estrategia, métodos y objetivos, y controlar los procesos internos con elementos de Business Intelligence (BI) o inteligencia empresarial.
• Soporte de Decisiones con BI para procesar todos los datos recopilados de los procesos de la gestión empresarial, y convertirlos en información precisa y de valor que sea útil para mejorar la toma de decisiones.
• Gestión de proyectos para planificar tareas y asignaciones de acuerdo a objetivos y metas a alcanzar, administrando los recursos, controlando los costos y teniendo en cuenta la satisfacción del cliente.
• Software APS o software de planificación avanzada de producción para organizar los procesos asociados al área, considerando la capacidad de la fábrica y la carga de trabajo, con miras a optimizar la toma de decisiones.

¿Qué tipos de software ERP ofrece el mercado?

Aunque la pregunta sobre qué es un ERP ya quedó respondida, vale la pena echar un vistazo a la clasificación disponible en el mercado digital.

Hecho a la medida o prediseñado

Un programa de ERP hecho a la medida de las necesidades de una empresa tiene funcionalidades específicas y es totalmente personalizable, pero suele ser muy costoso, mientras que una solución predefinida puede ser, inclusive, gratuita, y permitir eliminar o agregar funciones, pero siempre con ciertas limitaciones.

Local o alojado en la nube

Un ERP local está instalado en el servidor de una empresa, y aunque allí la confidencialidad de la data está asegurada, el uso del software se limita al equipo donde esté localizado, mientras que una aplicación alojada en la nube permite acceder al programa desde cualquier ubicación utilizando un dispositivo con conexión a Internet.

ERP ¿horizontal o vertical?

Las soluciones horizontales se adaptan a todo tipo de negocio, pero son tan genéricas que ameritan agregar módulos o integrar otros programas para obtener funciones específicas, mientras que las verticales, aunque tienen funcionalidades para distintos tipos de sector, tienden a ser menos flexibles y más costosas.

De código abierto o privado

Las aplicaciones de código abierto o software libre son gratuitas, mientras que las de código privado son de pago y, por supuesto, ofrecen garantías de funcionamiento, personalización y actualización de próximas versiones.

ERP según su nivel o Tier

Hay una quinta clasificación que se asocia al nivel del software o clasificación Tier:

• Tier 1 son los ERP con múltiples funcionalidades y elevado costo de adquisición utilizados por empresas multinacionales que requieren más personalización.
• Tier 2 son los ERP ideales para las empresas medianas que necesitan herramientas funcionales con buen rendimiento a costos moderados.
• Tier 3 son los sistemas con funciones básicas diseñados para empresas pequeñas que deben satisfacer necesidades puntuales a precios más solidarios.

5 ventajas de utilizar un software ERP

1. Su base de datos centralizada y su sistema de análisis de la información, permite planificar futuras acciones, tomar decisiones acertadas y, por supuesto, mejorar productividad, competitividad y rentabilidad.
2. Los procesos automatizados del ERP minimizan la posibilidad de padecer las consecuencias de errores humanos asociados a cálculos equivocados, vacío de información relevante y datos repetidos, entre otros.
3. Un negocio automatizado tiene más probabilidades de ser rentable, que aquellos que manejan su gestión administrativa y financiera con papel y lápiz, de la manera tradicional. Y, un software ERP, apunta al éxito empresarial.
4. La automatización de los procesos vitales de una empresa optimiza la productividad de los departamentos involucrados, favorece la administración adecuada de recursos y, por ende, la reducción de costos de operación.
5. Y, con una empresa fluyendo en positivo, las ventas se incrementan, los productos o servicios mejoran y los clientes satisfechos están dispuestos a apoyar con sus comentarios y opiniones las campañas de marketing.

Resumen de funciones del ERP moderno

Entonces, después de todo lo que hemos contado aquí, ¿cómo resumiríamos las funciones y capacidades de un ERP? ¿Cuáles son las funciones que encontraremos en cualquier ERP moderno que se respete? Demos un repaso rápido.

• Gestiona procesos administrativos y contables
• Genera información actualizada en tiempo real para toma de decisiones
• Automatiza creación y envío de facturas, presupuestos, órdenes de producción y afines
• Controla el stock del almacén y administra recursos disponibles de manera eficiente
• Monitorea y analiza gestión de ventas y acciones comerciales
• Supervisa la logística de los procesos de producción y distribución
• Garantiza la confidencialidad de la información de proveedores y clientes
• Favorece la comunicación interna del equipo humano
• Estimula la innovación de productos y la satisfacción de los clientes
• Incrementa el ROI o retorno de la inversión a corto plazo

Si ya no hay dudas sobre lo que es un ERP, ahora solo resta tomar la decisión más acertada.

Pero, antes de implementar un software para la planificación de recursos empresariales, define las necesidades de tu negocio, examina las opciones disponibles en el mercado y elige el proveedor que te ofrezca la mejor solución.

Para aquellos proveedores que nos leen, ¿tienes un ERP que quieras promocionar en nuestra plataforma? Vamos a hablar: envía un mensaje a [email protected].

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