Podríamos apostar que todos somos usuarios de alguna aplicación Saas, aunque algunas personas no tengan idea de qué significan esas cuatro letras. Estos productos están por doquier y forman una parte importante de nuestro día a día, aunque ahora mismo no lo notes.

Por ejemplo, si utilizas servicios de correo electrónico como Gmail, escuchas música en Spotify, disfrutas viendo series, películas y documentales en Netflix, o tienes almacenados archivos en Dropbox, eres usuario de este modelo de software basado en la nube.

Aunque el Software as a Service o SaaS, por sus siglas en inglés, ya ha acumulado años de interesante historia, la evolución indetenible de su abanico de herramientas sigue generando curiosidad entre empresarios en general. Por eso, nuestra entrega de hoy sobre SaaS y preguntas más frecuentes que tienen sus usuarios, está orientada a despejar esas dudas que suelen crecer a medida que los desarrollos evolucionan y su uso se generaliza (aún más).

Antes de descifrar interrogantes en torno a SaaS, vale la pena mencionar que su implementación es tendencia a nivel global, pues favorece la gestión de todos los procesos tanto de grandes corporaciones como de pequeños emprendimientos. Según datos de Gartner, el mercado SaaS pasó de 99.5 millones de dólares en 2019 a 116 mil en 2020, con proyección de 133 mil millones de dólares este 2021.

El proveedor SaaS hospeda su desarrollo en un servidor compartido ubicado en la Nube y el cliente accede a los datos desde cualquier dispositivo conectado a Internet. El método favorece al usuario porque no exige fuerte inversión de dinero en equipos; no hay venta de licencia sino suscripción y pago por consumo real. Además, ofrece soporte técnico, es fácil de implementar, escalable y personalizable.

Otro aspecto a favor de SaaS es que el trabajo de actualización y mantenimiento de cada aplicación es responsabilidad del proveedor. También vale la pena destacar que casi todo el software disponibles en el mercado bajo este modelo de distribución tiene una versión gratuita que satisface las necesidades básicas de muchos negocios. Pero, a pesar de tantas ventajas, aún hay cierto recelo sobre la seguridad de la data confidencial del cliente.

Antecedentes históricos del SaaS

Sería injusto no incluir en este artículo sobre SaaS y sus preguntas más frecuentes, los hechos que dieron origen al Software as a Service que, aunque hoy está en pleno apogeo, se trata de un modelo con antecedentes que apuntan a 1960. En esa época, los equipos de computación eran tan enormes y costosos, que solo las grandes corporaciones podían adquirirlos. Pero, las empresas solucionaron aquella dificultad conectando varios teclados y monitores sin CPU a un ordenador central. Este sistema de tiempo compartido abrió el camino al trabajo en redes vía Internet.

Paso a paso, pequeñas y medianas empresas, institutos educativos y organismos gubernamentales sin recursos para costear hardware, Software, capacitación y soporte técnico, comenzaron a usar la tecnología informática de manera rentable. En paralelo, la industria reducía el tamaño y abarataba los costos de los equipos, y tener un ordenador por escritorio se hizo más viable. La data sensible se guardaba en un servidor principal, mientras que las aplicaciones se instalaban en los equipos locales. Pero, el espacio en disco duro se hizo insuficiente y la solución fue alojar todos los elementos en un ordenador central y acceder a la data a través de Internet.

En marzo de 1999 se fundó Salesforce, considerada la primera empresa creada para proporcionar servicios de software en la nube, incluyendo el desarrollo de CRM o aplicaciones para la gestión de relaciones con los clientes con tecnología SaaS. Durante más de 20 años se ha mantenido en el mercado como uno de los ejemplos más destacados de la industria Software as a Service, por su rápido crecimiento y su exitoso posicionamiento en el mercado. La fundación de Salesforce se considera, entonces, el paso definitivo en la consolidación de la industria SaaS.

Ahora, volviendo al tema de SaaS y las preguntas más frecuentes, veamos cuáles son las ocho interrogantes más recurrentes que se hacen los usuarios en torno a Software as a Service.

¿Están seguros los datos en un servidor compartido?

A pesar de las indiscutibles ventajas de trabajar con software basado en la nube, aún hay clientes que no se sienten suficientemente confiados como para alojar su información sensible o confidencial en un servidor compartido. Sin embargo, un estudio realizado por Gartner apunta que hasta el año 2022, los fallos de seguridad en la nube serán responsabilidad del cliente.

Según, los datos sensibles corre mayor riesgo en aquellas empresas que no invierten suficientes recursos en IT, pues la información no está adecuadamente blindada, las contraseñas suelen ser débiles y, en ocasiones, algún empleado o colaborador podría filtrar datos secretos. Por eso, más que trabajar para mejorar la seguridad en la nube, los proveedores deben convencer a los clientes de las bondades del SaaS.

¿Quién es el dueño de los datos en una aplicación SaaS?

La seguridad de la información es, definitivamente, el tema que más preocupa a algunos clientes SaaS, activos o potenciales. Sin embargo, las aplicaciones basadas en la nube tienen estándares de protección de datos que, inclusive, superan los niveles de confidencialidad que ofrecen algunas instalaciones locales.

Además, el Servicie Level Agreement o SLA por sus siglas en inglés, que es el contrato que se firma entre ambas partes, refiere un acuerdo de nivel de servicio que le garantiza al cliente la propiedad de los datos, y le permite tanto realizar una copia de seguridad cuando desee, como recuperar la información almacenada en el servidor compartido en caso que el proveedor desaparezca del mercado.

¿Se pierde la información si el proveedor sale del negocio?

Para cerrar el aspecto seguridad en el tema que nos ocupa, en SaaS y sus preguntas más frecuentes, apuntamos la importancia de leer con lupa el SLA para certificar que el proveedor haya pagado por adelantado el servicio que le presta la plataforma de alojamiento de datos. Esta es una manera de asegurarle al cliente que su información estará disponible, aunque el propietario del software salga del negocio.

Además, antes de contratar este tipo de servicio tecnológico, es importante listar quiénes ofrecen el producto que necesita la empresa, hacer una preselección y revisar detenidamente cuánto tiempo lleva el proveedor en el negocio SaaS, cómo ha sido el crecimiento de la empresa, qué tipo de aplicaciones ha desarrollado y cuál ha sido la acogida entre los usuarios.

¿Es posible personalizar las aplicaciones SaaS?

Sí se pueden personalizar, aunque en general tienen limitaciones si se comparan con las soluciones de software hechas a la medida. Pero, en general, aceptan modificaciones que se adaptan a los requerimientos de la empresa, como por ejemplo darle el toque personal la UI o interfaz de usuario, alterar los campos de datos, activar y desactivar funciones predeterminadas, diseñar el panel personal con la lista de tareas y más.

Aunque podrían presentarse ciertas restricciones, el software cloud brinda enormes posibilidades de flexibilidad y personalización para la empresa promedio. Una buena idea para sacarle máximo provecho a esta cualidad, es que proveedor y cliente trabajen juntos en la definición de este proceso.

Sin embargo, y aunque hablamos de restricciones, los usuarios tienen un mundo de posibilidades con No Code. Con estos productos SaaS, las empresas de todos los tamaños y capacidades están construyendo sus propias apps sin la necesidad de programar. En SaaS Rank hemos hablado en múltiples ocasiones sobre No Code y sus ventajas.

Pero, ¿cuál es la diferencia entre SaaS y Cloud?

Podríamos sintetizar el concepto SaaS como un servicio de software a disposición de los usuarios que acceden vía Internet, a los datos de las aplicaciones que se alojan en una nube privada, pública o híbrida. Pero, ¿en qué consiste esa nube? Pues, aunque esta definición no es tan sencilla, digamos que se trata de una tecnología sumamente compleja que interconecta en el espacio virtual un sinfín de servidores, equipos y bases de datos, a los cuales puede accederse en modo remoto a cualquier hora, desde cualquier lugar del mundo.

Mientras el software tradicional se instala en un equipo local que se ve y se toca, y ocupa espacio en el servidor del usuario, el SaaS está hospedado en una plataforma a la que solo se accede vía Internet. Aunque podríamos decir que la nube es un elemento invisible y etéreo, lo que genera inquietud por el asunto de la confidencialidad de la data alojada en el servidor compartido, la potencia informática del software basado en la nube, junto al resto de ventajas asociadas a su implementación, proyectan esta tecnología como el futuro de la gestión empresarial.

¿Qué criterio se aplica para elegir entre On-premise y SaaS?

Hay algunas interrogantes que esperan respuesta antes de tomar decisiones al respecto, como por ejemplo, cuál es el grado de complejidad del negocio, su nivel de especialización con respecto a la competencia y el presupuesto disponible, qué tipo de funcionalidades necesita para operar, si hay planes de expansión y si prevé la personalización del software, entre otros detalles.

Una aplicación SaaS puede ser tan flexible y funcional como la empresa lo requiera. A diferencia de las instalaciones locales, el software basado en la nube permite acceso a la información en cualquier momento, desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Además, el proceso de implementación es rápido y sencillo, y está bajo la responsabilidad del proveedor, y los gastos operativos son mínimos porque no hay inversión en equipos, licencia, mantenimiento y servicio técnico.

Si persisten las dudas a pesar de los beneficios del software SaaS, la recomendación es migrar progresivamente de On-Premise a Cloud utilizando los servicios que brindan las nubes híbridas, una combinación entre lo privado y lo público. Esta es una estrategia utilizada por muchas empresas que se sirven de las bondades de los servicios integrados de ambas plataformas.

¿Cuáles son las limitaciones de conexión?

Software as a Service hospeda sus aplicaciones en la nube para conectar a usuarios y clientes vía Internet. Aunque sin una buena conexión remota el servicio no sería óptimo, muchos proveedores SaaS han instalado en sus desarrollos una función que permite trabajar fuera de línea, previendo las dificultades de conectividad que podrían presentarse, especialmente en lugares remotos. Y, por supuesto, los datos se sincronizan de forma automática cuando la conexión vuelve a estar disponible.

¿SaaS es compatible con todo sistema operativo?

Para la tranquilidad de aquellos usuarios potenciales que observan SaaS como la mejor alternativa para la gestión de su empresa, podríamos apuntar que la mayoría de las aplicaciones basadas en la nube son compatibles con cualquier tipo de sistema operativo. Sin embargo, es posible que en algunos casos sea necesario descargar un navegador web diferente al que el usuario utiliza normalmente, para optimizar el funcionamiento del sistema SaaS. Un ejemplo de ésto y la ventaja competitiva que supone es cómo Figma reemplazó a Sketch como la herramienta de diseño UX UI favorita del mercado, ya que Sketch está limitada a instalarse en ordenadores macOS mientras que Figma está siempre disponible.

Y, cerrando nuestra entrega sobre SaaS y las preguntas más frecuentes, solo resta saber si ya tu proyecto y el equipo que lo compone están preparados para subir a la nube.

Si aún quedan dudas sobre los beneficios de migrar, en este enlace puedes conocer cómo SaaS reduce los costos de las empresas, demostrando por qué este modelo de software basado en la nube es la mejor alternativa para cualquier propuesta de negocio.

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