Mengetahui cara membuat Kop Surat di Word adalah hal penting untuk semua orang mengingat kop surat adalah komponen dasar dalam tata surat menyurat.

Kop surat merupakan identitas penting yang menunjukkan asal surat. Keberadaan kop untuk surat resmi adalah wajib.

Nah, untuk kamu yang belum tahu langkah / cara Membuat Kop Surat di Ms Word inilah saatnya untuk belajar. Pengetahuan umum seperti ini akan sangat berguna dimanapun kamu berada nanti baik ketika di sekolah, di universitas, di lingkungan kerja maupun di masyarakat.

Pengertian dan Bagian-Bagian Kop Surat

Sebelum belajar Cara Membuat Kop surat ketahui terlebih dahulu pengertian kop surat, fungsi dan bagian-bagiannya agar kalian lebih paham.

Kop surat merupakan keterangan akan identitas surat yang dibuat agar penerima mengetahui instansi yang membuat / mengirim surat tersebut. Nama lain dari kop surat adalah kepala surat.

Kop surat berfungsi untuk membedakan surat resmi dan nonresmi.

Selain itu, perusahaan yang melampirkan kop pada setiap surat yang dikeluarkan akan mempunyai kesan baik. Kop surat juga akan menaikkan tingkat kepercayaan karena menyajikan identitas yang jelas (Branding).

Lebih jauh, dengan membuat kop surat penerima akan dapat mengetahui instansi lebih lengkap lewat website atau kontak lain dalam surat, sehingga akan akan sangat membantu.

Nah, berikut ini isi/ keterangan yang harus ada di dalam kop surat:

• Logo perusahaan
• Nama perusahaan
• Alamat perusahaan
• Nomor telepon perusahaan
• Faksimile perusahaan
• Alamat Email perusahaan
• Situs perusahaan
• Izin perusahaan
• Nomor notaris

Agar lebih paham coba lihat contoh contoh kop surat berikut.

Contoh Kop Surat

Persiapan Membuat Kop Surat di Ms Word

Sebelum membuat kop surat, lakukan pengaturan dasar berikut:

1. Siapkan data/ idetitas yang perlu dicantumkan dalam kop surat seperti nomor telepon, nomor faksimile dst.
2. Siapkan logo instansi dalam format png.
3. Aturlah terlebih dahulu margin dokumen yang akan digunakan. Untuk latihan kali ini, kamu bisa gunakan margin dokumen left: 3cm, Right: 2cm, Top: 2cm, Bottom: 2cm. Ukuran kertas Legal. Caranya klik tab Page layout >> Margin >> masukkan angka diatas ke pengaturan margin.
4. Atur jenis ukuran kertas, kamu bisa gunakan jenis kertas legal. Kamu bisa mengaturnya di Page Layout pada bagian Size.
5. Pastikan Mode View lembar kerja dalam bentuk Print Layout. Caranya dengan klik pada tab View lalu pilih tombol print layout.

Cara Membuat Kop Surat di Word 2007

Berikut ini cara membuat kop surat di Ms Word 2007. Sangat mudah dan tidak sampai 5 menit jadi.

• Lakukan tahap persiapan.
• Klik 2x bagian atas dokumen untuk mengaktifkan fungsi Header.
• Centang Different First Page. Tujuannya agar kop surat hanya muncul pada halaman pertama saja.

• Jika sudah, masukkan identitas instansi atau organisasi yang sudah disiapkan. Tulis kop surat dengan benar sesuai kaidah penulisan kop surat.
• Buat kop rata tengah dengan cara blok (Ctrl +A), lalu klik Align Center pada tab Home bagian Paragraph.

• Saatnya memasukkan logo dalam kop surat. Caranya mudah, klik tab Insert >> Picture >> Pilih gambar logo lalu upload.
• Jika sudah, agar memudahkan pengaturan, buat logo tampil dengan klik kanan pada logo lalu pilih Text Wrapping >> In Front of Text.

• Langkah selanjutnya adalah cara membuat garis kop surat. Garis atau biasa disebut border ini perlu untuk mempertegas kop surat dan juga agar terlihat lebih rapi.

• Caranya: letakan kursor di bagian bawah toks dan logo >> klik Home >> pilih klik icon Border & Shading >> klik tab Border, pilih jenis border (tebal, tipis, garis atau titik) pada Style.
• Terakhir hilangkan border yang tidak perlu dengan klik border kiri, kanan dan bawah pada bagian preview, lalu klik Ok.

• Seperti ini hasilnya, mudah sekali bukan cara membuat kop surat di Word 2007? Oiya, jika kamu pindahkan kursor maka tulisan kop surat akan berwarna abu-abu, itu tidak masalah karena hanya sebagai petunjuk bahwa lokasinya berada di Header dokumen.

Cara Membuat Kop Surat di Word 2010

Selanjutnya adalah cara membuat kop surat di Word 2010. Sebenarnya caranya sama hanya saja peletakan menu pada Microsoft Word versi 2007 dan 2010 sedikit berbeda. Untuk memudahkan berikut disajikan menu dalam Bahasa Indonesia dan Inggris.

Nah, agar tidak bingung simak caranya berikut ini.

• Lakukan tahap persiapan.
• Buka Microsoft Word 2010 lalu klik Tab View dan pilih Print Layout.

• Masih sama juga, klik 2x Header lalu pilih Different First Page.

• Selanjutnya buat juga identitas perusahaan dengan format rata tengah menggunakan Align Center.

• Jika sudah, silahkan masukkan logo, dengan terlebih dahulu menggeser Hanging Indent ke angka 3 di bagian Ruler. Sisipkan logo dengan klik tab Insert, pilih Picture.
• Untuk mengatur kesesuaian logo, klik logo pilih tab Format >> Wrap text, pilih yang Trought.

• Selanjutnya adalah cara menggarisbawahi atau membuat border kop surat.
• Caranya masih sama yaitu klik enter pada akhir deskripsi kop surat, lalu klik Borders di kolom Home. Pilih Borders and Shading.
• Pada Borders and Shading pilih tab Borders, lalu pilih model yang diinginkan, hapus borders bagian kanan, kiri bawah lalu klik ok.

• Seperti ini hasil akhirnya.

Cara Membuat Kop Surat di Word 2013

Cara membuat kop surat di Microsoft Word 2013 lengkap dengan logo dan garis bawah mungkin sedikit berbeda. Kita akan menggunakan bantuan tabel agar hasilnya lebih rapi.

Berikut langkah-langkahnya:

• Lakukan tahap persiapan seperti dijelaskan di awal.
• Buka Aplikasi Ms Word dan buat lembar baru.
• Klik tab Insert, pilih tabel.
• Buat dimensi tabel dua kolom dan baris menyesuaikan identitas kop surat yang akan kamu buat, disini admin mengambil contoh 3 baris. Kolom ini nantinya akan dibagi dua. Pertama untuk bagian logo, kedua untuk informasi perusahaan.

• Masukkan data identitas perusahaan/ organisasi seperti biasa, lalu buat format rata tengah.
• Selanjutnya masukkan logo dengan terlebih dahulu menggabungkan cell menjadi satu. Caranya klik tab Layout, pilih Merge Cells.Upload logo lewat menu Insert.

• Setelah itu, Atur logo dan hilangkan tabel. Cara menghilangkan tabel adalah lewat Tab Design >> menu tabel style, klik pilihan Clear.

• Cara membuat kop surat di word 2013 memang beda, cara membuat border atau garis bawahnya juga berbeda.
• Seperti ini langkah membuat garis border di word 2013: Klik tab Insert, pilih Shapes >> Line >> pilih garis lurus.
• Klik dan tarik garis di posisi yang tepat, cara ini agak sulit dan membutuhkan kehati-hatian.
• Atur ketebalan garis: klik gambar garis tersebut kemudian pilih tab format, di bagian Shape Styles, pilih Shape Outline >> Weight >> pilih ukuran.

• Seperti hasil kop suratnya.

Cara Membuat Kop Surat di Word 2016

Cara membuat kepala surat/ kop di word 2016 juga hampir sama.

Buat tabel dengan dua kolom.

Kolom pertama isi dengan identitas perusahaan, kolom kedua dengan logo. Caranya persisi sama dengan yang telah dijelaskan di atas.

• Karena cara ini menggunakan bantuan tabel, maka kita harus mengubag tabelnya terlebih dahulu. Cara mudah arahkan mouse di atas table, klik kotak kecil di bagian pojok kiri atas yang muncul (untuk menyeleksi seluruh table) lalu pilih menu home. Setelah itu, pada group paragraph pilih icon borders > No border.

• Jika ingin menambahkan border bawah, caranya sama dengan point diatas, tapi pilih bagian Borders and Shading. Atur seperti biasa.

Nah, template seperti ini merupakan template baku dan akan ditempelkan pada surat apapun yang dikirimkan atas nama perusahaan. Template seperti ini dibuat secara manual dengan cara-cara di atas.

Saat ini untuk pengguna Windows 2010 ke atas juga bisa membuat kop surat yang lebih modern dengan memanfaatkan template surat gratis.

Cara Membuat Kop Surat Menggunakan Template dari Ms Word

Berikut cara menggunakannya.

• Buka program Microsoft word.
• Klik kolom New lalu pilih Letter di bagian atas.
• Pilih template yang cocok lalu klik create.
• Isi data yang dibutuhkan dan selesei.

Sangat mudah bukan cara membuat kop surat di Microsoft word mulai versi 2007 sampai 2016. Nah, sekarang kamu sudah bisa membuat kop surat untuk berbagai keperluan, bahkan menyisipkan logo dan garis bawah pada kop surat.

Terimakasih sudah mampir ^^