Você se preocupa em realizar cópias de segurança dos Arquivos da sua empresa? Se a resposta for sim, já é um bom começo. Mas você precisa saber que não basta realizar essas cópias. Mais do que isso, é necessário estabelecer uma política de backup eficaz.

Essa política é responsável por definir as diretrizes a serem seguidas durante o processo de gestão de Dados. Para que a política de backup seja realmente efetiva, ela deve providenciar uma excelente restauração dos arquivos, quando isso for necessário.

Mas como criar uma política de Backup capaz de cumprir o que se espera? Quais pontos devem ser observados? É exatamente isso o que nós abordaremos a seguir.

Dados a serem copiados

Em primeiro lugar, é preciso determinar quais serão os arquivos a serem duplicados. Neste ponto, é importante observar que nem todos os conjuntos de dados exibem o mesmo valor para o negócio. Isso significa que nem todos os arquivos são decisivos para o pleno funcionamento da empresa.

Já outras informações, além de sigilosas, são cruciais para a manutenção operacional do negócio. Trata-se de daqueles casos em que a impossibilidade de recuperação dos arquivos resulta em prejuízos incalculáveis. Portanto, o primeiro passo consiste em definir o grau de importância dos arquivos. Esse filtro é essencial para que se tenha uma noção do volume de dados que será enviado para o servidor. Por sinal, a quantidade de arquivos está totalmente ligada à capacidade do servidor e à possível necessidade de mais servidores.

Todo esse processo de análise, deve ser embasado na projeção do impacto que seria ocasionado perante a perda dos documentos. A empresa também deve estimar qual será a frequência de geração dos mesmos tipos de arquivos. Ao se antecipar sobre a quantidade de volume gerado nos próximos períodos, a empresa já sabe quando terá de ampliar o espaço de armazenamento.

Local de armazenamento dos arquivos

Outra medida extremamente importante é escolha do local de direcionamento dos arquivos. Basicamente, nós estamos falando sobre o tipo de servidor:

• Torre;
• Blade
• Rack
• Em nuvem

A seleção do servidor é algo bem delicado, pois o modelo influencia diretamente na qualidade e rapidez da restauração dos dados. Então, é necessário saber qual é a resposta do servidor diante da recuperação de um arquivo urgente.

Lembre-se que existem diversas razões para se recorrer a um backup do servidor. Imagine que um conjunto de dados indispensável para o funcionamento da empresa está inacessível devido a uma falha sistêmica interna. A primeira coisa a ser feita é ir até o servidor e restaurar as informações necessárias. No entanto, esse processo precisa ser concluído o mais rapidamente possível – muitas empresas não se atentam a esse detalhe. Somente quando precisam do backup, elas notam que o serviço não é funcional como o desejado.

Perceber que um determinado servidor não é o adequado só diante de um problema está longe de ser o ideal. Na verdade, tal erro pode ser fatal para a empresa, principalmente se houver grandes perdas financeiras por cada minuto de lentidão.

Rotina de backup

Essa rotina é mais uma parte que não costuma receber a devida atenção das empresas. A rotina de backup está relacionada ao cotidiano de criação de cópias de segurança, ao método de criação dessas cópias. Logo, é preciso pensar em alguns aspectos. O primeiro deles é o volume de dados gerados, algo já mencionado anteriormente. O volume também está ligado à rotina de backup, porque ele interfere no modo como deve ser efetuado o procedimento.

Basta pensar que todas as empresas geram muitos dados. Mesmo que você seja dono de um pequeno negócio, certamente ele fornecerá um bom número de dados. Quanto maior a quantidade e variedade dos dados, mais bem elaborada deve ser a rotina de backup.

Imagine que uma empresa recebe muitos dados novos por dia, que precisam ser copiados e enviados para o servidor. Os procedimentos a serem executados não podem apresentar lacunas, o que acarretaria lentidão. Com o objetivo de otimizar os processos de backup, a rotina deve ser composta de procedimentos que estabeleçam uma ordem. Os arquivos mais importantes sempre devem ter prioridade na hora de serem copiados. Isso é feito automaticamente, conforme a programação da rotina de backup em questão.

A programação precisa considerar algumas particularidades. Alguns dados podem necessitar de atualizações feitas ao longo do dia. Obviamente, o backup sempre deve conter a última atualização. Então, além do nível de relevância dos dados, é preciso verificar a frequência de atualizações diárias. Isso também influenciará na rotina, que deve ser ainda mais específica.

Repare que a programação da rotina de backup deve ser capaz de encaminhar rapidamente os arquivos “comuns” ao servidor. Os demais, mais complexos e atualizados constantemente, devem receber uma dedicação extra. Tudo isso, para que as cópias estejam alinhadas à frequência das atualizações.

Execução das restaurações de arquivos

Se houver um departamento de TI na empresa, ele cuidará de todos os processos mencionados até aqui. Para assegurar que a política de backup será seguida da forma planejada, é comum adotar softwares de gestão de dados. Estes programas automatizam todos os procedimentos vinculados ao backup. Já as restaurações dos arquivos, dependem da necessidade e do momento. Sempre que houver a necessidade de se recuperar um ou mais conjuntos de dados, a equipe de TI deve estar à disposição.

Terceirização da política de backup

Ainda com relação à equipe de TI, atualmente, é bem mais econômico solicitar os serviços de uma empresa especializada na área. Dessa forma, é possível usufruir de uma infraestrutura pronta e repleta das funcionalidades mais recentes da tecnologia da informação.

Ao contratar os serviços de TI para gerenciar os backups do negócio, você deve tomar alguns cuidados. Um deles se refere à oferta de soluções que se encaixem perfeitamente às necessidades da sua empresa. Sempre contrate apenas o que for realmente essencial.

Certamente, o interesse de todos é que o negócio cresça, o que resultará no aumento do volume de backup. Isso demonstra a importância de se contratar uma empresa de TI com soluções flexíveis.

Ela deve estar preparada para suprir todas as necessidades do negócio, como a expansão da capacidade dos servidores. No entanto, isso acontecerá quando realmente for necessário. Assim, você terá a liberdade para gerir o negócio sem se preocupar com a complicada gestão de uma política de backup.