Die Anschaffung eines ERP-Systems zählt zu den besten Möglichkeiten, in einem Unternehmen Veränderungen auszulösen, die sich positiv auf das Ergebnis auswirken.
Es handelt sich dabei um eine Software, Mit Der die verschiedenen Prozesse eines Unternehmens zentral gesteuert Werden können. Mithilfe der ERP-Software können unterschiedliche Abteilungen auf dieselben Daten zugreifen und entsprechend natürlich auch sehen, welche Arbeitsprozesse die anderen Abteilungen daran erledigt haben. Somit eröffnet ERP-Software eine ganzheitliche Sicht auf die Datenbestände und Prozesse in einem Unternehmen. Isolierte Dateninseln werden abgeschafft, ganz neue Chancen für den Aufbau effizienter Prozesse entstehen.
Ressourcen wie Kapital, Personal und Waren werden einheitlich erfasst und optimiert. Im Zentrum steht die Finanzbuchhaltung, die je nach Unternehmensstruktur durch weitere Module ergänzt wird. Das sind zum Beispiel die Warenwirtschaft mit der Lagerhaltung, das Personalwesen mit Lohn- und Gehaltsverwaltung, das E-Commerce mit der Erfassung von Kundendaten und Bestellungen oder ein Kundenbeziehungsmanagement mit den Daten aus den Kundenumsätzen. Im Versandhandel gibt es spezielle Systeme, die auch die Steuerung der Vertriebslogistik beinhalten. Produktion und Lagerhaltung können im Sinne des Just-in-Time-Prinzips so verknüpft werden, dass die Lagerbestände kostensparend minimiert werden.
Chancen bei Einführung eines ERP-Systems für die Unternehmensentwicklung
Im ERP-System rücken im Gegensatz zur klassischen Finanzbuchhaltung gegenüber der Bestandsverwaltung Prozessgestaltung und Prozessabbildung in den Vordergrund. Daten müssen im gesamten System nur einmal eingegeben werden, denn das ERP-System macht es möglich, einmalig erfasste Daten für ganz verschiedene Zwecke wie die Rechnungslegung, die Lagerhaltung, den Versand und das Personalwesen zu nutzen. Über ein angegliedertes Dokumentenmanagement werden Dokumente in Papierform zugunsten einer elektronischen Archivierung und Digitalisierung verdrängt. Das bietet den großen Vorteil, dass Kundenakten gleichzeitig an verschiedenen Stellen zur Verfügung stehen können. Und noch weitere qualitative Prozessverbesserungen ermöglicht eine ERP-Software. Am Beispiel des Versandhandels lässt sich etwa die verbesserte Kundenkommunikation mittels eines ERP-Systems illustrieren: Dieses macht die automatische Auslösung von Ereignissen wie der Bestellbestätigung, der Versandmitteilung mit der Möglichkeit der Sendungsverfolgung und die Rückmeldung über den Wareneingang möglich. Der Kunde wird also über die gesamte Prozesskette ab seiner Bestellung laufend automatisch per E-Mail oder SMS informiert. Ein sehr intelligentes Berichtswesen unterstützt außerdem das Controlling und die Geschäftsleitung. Sie können schnell Produktivitätsunterschiede verschiedener Abteilungen erkennen und Prozesse besser organisieren. Dabei werden sie durch Workflows, über die einzelne Prozesse gesteuert werden können, unterstützt. In einem solchen Workflowsystem werden nach dem Prinzip „wenn, dann“ Algorithmen für automatisierte Prozesse fixiert.
Tipps für den Einsatz des ERP-Systems als strategisches Managementinstrument in allen Unternehmen
Nicht nur sehr große, sondern auch kleine Unternehmen können von der Integration der Datenwelten in einem ERP-System erheblich profitieren. Das beginnt schon mit der Systemeinführung, die helfen kann, verkrustete Strukturen zu hinterfragen, Prozesse zu automatisieren und den Kundenservice zu verbessern. Manuelle Abwicklungen auf Papier, individuelle Excel-Instrumente oder Dateninseln stellen mittelfristig für große wie kleine Unternehmen eine echte Gefahr dar, weil sie Prozesse verlangsamen und komplizierter machen als notwendig.
Die Geschwindigkeit der Veränderung des Wettbewerbsumfeldes nimmt dauernd zu. Nur die stetige Verbesserung von Prozessen auch im Einzelhandel, im Handwerksbetrieb oder im industriellen KMU bietet die Chance, in diesem Wettbewerb mittelfristig bestehen zu können.
Hier hilft Ihnen das ERP-System als ein ganz neues Managementinstrument, das Ihr kleines oder mittleres Unternehmen kontrollierbarer macht. Nicht mehr historisch gewachsene Gebräuche, sondern der bestmögliche Prozess soll als Basis für Produktion oder Handel dienen.
Auch für Start-ups sind ERP-Systeme ein nützliches Instrument, um für effiziente Prozesse zu sorgen. Erwägen Sie als kleines oder mittleres Unternehmen bei der Einführung eines ERP-Systems auch die Datenhaltung in der Cloud und prüfen Sie, ob Sie die Software als einen Service (SaS – „Software as a Service„) anmieten, anstatt geschlossene Systeme zu kaufen. Das spart Liquidität und sichert die Skalierbarkeit des Systems. Holen Sie sich während der Einführung Hilfe von außen und nutzen Sie das ERP-System für eine optimale Neustrukturierung des Unternehmens. Verschlankte Prozesse können Kosten senken. Risiken wie die Fortentwicklung des Wettbewerbs können vermieden werden. Der Kundenservice kann durch die integrierte Datenwelt wesentlich verbessert werden.
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