Cada llamada que entra a una empresa significa dinero y percepción del cliente. Por eso, es importante que la mayor cantidad de clientes posibles puedan comunicarse efectivamente. No importa si hablamos de un banco, una cadena de tiendas o un negocio personal, la comunicación de los clientes debe ser sencilla, fluida y efectiva. Afortunadamente, este aspecto técnico puede mejorarse con la centralita virtual y, sobre todo, con las estadísticas de llamadas entrantes.

Mejorar la comunicación es posible desde la empresa con un poco de información y estrategia. Lo primero se consigue gracias a la telefonía IP y su capacidad de generar datos sobre las llamadas que entran a la compañía. Lo segundo, se logra con un ejercicio de análisis de esos datos que se ven en las estadísticas. Sobre todo, es importante analizar la cantidad de llamadas perdidas. Lo que verás a continuación, te ayudará a potenciar tu negocio, a mejorar su imagen y por supuesto, a incrementar la oportunidad de generar más dinero.

Llamadas perdidas: una estadística vital

La centralita virtual telefónica permite conocer mucho sobre cómo fluyen las llamadas que son recibidas en una compañía. Sus estadísticas, dan cuenta del trabajo de los teleoperadores o encargados, pero también dan pistas sobre el comportamiento de los clientes al llamar. Precisamente, uno de los indicadores que permiten conocer cómo está la calidad de la atención es el de las llamadas perdidas.

Una llamada perdida es aquella que entra al teléfono de la compañía pero que no llega a ser atendida por un teleoperador. Por lo general, esto ocurre porque los clientes se cansan de mantenerse mucho tiempo en la lista de espera. Conocer la cantidad de llamadas perdidas es importante: revela si la empresa es efectiva para atender a un número mayor de usuarios. Apuntar a una mayor atención es lo deseado, siendo prueba de productividad.

Reducir la cantidad de llamadas perdidas es un asunto estratégico para cualquier empresa. Muchas personas que tienen negocios no entienden lo importante que es esto. Algunos ni siquiera están informados de cómo ocurren las llamadas que llegan al negocio. En realidad, tener esta información permite a las empresas mejorar su atención e incrementar sus ganancias. Ahora bien… ¿Se puede tener esos datos? … La respuesta es un rotundo si, siempre que se use una centralita virtual telefónica.

Las llamadas perdidas nunca son buenas

Si el emprendedor se coloca en los zapatos del cliente puede entender mejor lo negativas que son las llamadas perdidas. Cuando los consumidores llaman a una empresa nueva para comprar un producto o servicio, esperan que el acceso a dicha compañía sea sencillo. Si se encuentran con que es difícil contactar, evidentemente se cuestionarán si es bueno cerrar un negocio con esa firma. Esto es equivalente a colocar obstáculos a los clientes para comprar… ¿Qué empresa desea eso?

Además, es importante pensar que cada llamada perdida podría ser la de un cliente que quiere comprar el producto. Es decir, que no atender la mayoría de llamadas posible, implica una pérdida de oportunidades valiosas para generar más dinero. Por todo eso y mucho más, todo negocio que vende utilizando un número telefónico, debería verificar las estadísticas de Llamadas Entrantes. Esta es una forma de crear estrategias que mejoren la atención ofrecida a los consumidores.

Mejorar la atención y el flujo de ventas telefónicas es sencillo cuando se identifican algunos patrones de conducta de los clientes. Esto se puede hacer verificando las llamadas perdidas y también otros indicadores que ofrecen las estadísticas de llamadas entrantes. Si te preguntas “¿Qué es una centralita virtual?” O “¿Para qué sirve?” pues ya puedes ver que es más importante de lo que se cree.

¿Cómo utilizar las estadísticas de llamadas entrantes para mejorar?

Una vez que un emprendedor contrata su centralita virtual y comienza a verificar las estadísticas puede reorganizar el trabajo. Por ejemplo, si se observa que ocurren muchas llamadas perdidas a una hora o un día determinado, entonces lo aconsejable es orientar el trabajo a esos lapsos de tiempo. Con esta información, se puede establecer el tiempo de descanso para otra hora y así poder atender a más clientes de forma efectiva.

Otra medida para frenar las llamadas perdidas pueden ser tratar de reducir el tiempo de conversación con los clientes. El objetivo es conversar menos, pero con una atención cordial y efectiva, solucionando los problemas de los usuarios o vendiendo más. Un vendedor también podría llegar a la conclusión de habilitar a otro encargado para que le ayude a atender las llamadas entrantes. En todo caso, ya sabes que en Neotel tenemos una centralita virtual eficiente y novedosa que te permitirá resolver muchos problemas.