El software para call center es muy conocido en empresas de gran tamaño y con servicios de atención. No obstante, este tipo de programas es muy útil en cualquier emprendimiento y una de las razones es precisamente el IVR. Este bien conocido pero efectivo gestor es uno de esos sistemas que contribuyen al éxito empresarial.

En sus inicios el IVR solo cumplía la función de guiar a los usuarios por los departamentos cuando estos se comunicaban vía telefónica con la empresa. En la actualidad, la instalación de este sistema trae muchos otros beneficios implícitos. A continuación, te explicaremos las ventajas que adquieren los negocios al instalar un IVR.

¿Qué es un IVR?

El IVR es un sistema de interacción inspirado en los primeros menús de opciones para call centers. Sin embargo, mientras estos simplemente constaban de una grabadora que indicaba al cliente que número debían marcar para contactar a un departamento, el IVR interactúa, pidiendo datos a los usuarios y facilitando la atención telefónica.

El IVR es automatizado y es por eso que puede interactuar con todos los Clientes que llaman a los números telefónicos de una empresa. Aunque es un sistema que tiene algunos años, sus resultados siguen siendo muy positivos por lo que ha mantenido su vigencia.

Aquellos que no saben qué significa IVR, deben saber que es Interactive Voice Response. En español se traduce como respuesta de voz interactiva. Un ejemplo de este sistema es la operadora que nos pide el DNI cuando llamamos a una entidad bancaria y con el cual interactuamos. Por supuesto, este tipo de sistema puede operar y ser útil en cualquier tipo de compañía, incluso sin necesidad de contar con un call center.

¿Qué tipos de ventajas tiene el uso de IVR?

El IVR es más que un gestor de llamadas para los clientes que contactan con una empresa. Su utilidad en call center es mucho más importante de lo que muchos empresarios y comerciantes creen. En principio, la labor más visible de este sistema interactivo es la de guiar a los usuarios que llaman a la empresa, en el menú de opciones. Sin embargo, este es solo el comienzo.

El IVR es un gestor telefónico útil para el cliente y también para las empresas. Pero más allá de esta función que ahora mismo será explicada, este sistema automatizado ejerce ha sido empleada para realizar otras funciones. Por eso, se entiende que el IVR tiene muchas ventajas que van más allá de lo habitual.

El alcance y uso del IVR es bastante amplio. Lo mejor es que este es un módulo muy barato que por lo general, forma parte del software para llamadas en un call center. Aún siendo así, sus beneficios son varios y es por eso que muchas empresas lo implementan.

Gestionando las llamadas: función básica del IVR

El IVR permite conducir a los clientes que llaman hacia los departamentos adecuados, según sus requerimientos. Muchos creen que esto es solo un método de asistencia para los usuarios, pero su labor es mucho más completa. De hecho, la respuesta de voz interactiva ayuda a las empresas a mantener a raya su cola de llamadas en espera. Esto suele ser muy positivo, sobre todo, para aquellas firmas con un volumen de llamadas elevado.

El IVR les da un tiempo a los operadores de un call center en los horarios que entran muchas llamadas. De esta forma, se evitan la tediosa llamada en espera, la cual no le dan buena fama a ninguna empresa. Básicamente, este módulo de automatización permite mejorar la atención.

Además, el solo hecho de ayudar a los clientes a entrar por las opciones telefónicas correctas es muy positivo. A decir verdad, esto le evita al usuario la incomodidad de tener que llamar varias veces hasta dar con el departamento indicado. Sin duda alguna, con el sistema IVR gana el usuario y también las compañías. Ahora bien, este es apenas el comienzo de las ventajas de este módulo.

El IVR es parte del marketing de las empresas

Aquellas empresas que configuran su IVR utilizando elementos de marca ganan mucho con este sistema. La respuesta de voz interactiva le da la bienvenida al cliente y permite crear y proyectar la imagen de la compañía al inicio de las llamadas.

Cuando llamamos a algunas empresas que utilizan este módulo, se puede notar que en el mismo se transmiten mensajes institucionales y ofertas. Esto es porque las compañías utilizan el sistema IVR como un elemento de marketing. Lo hacen porque es muy efectivo y a su vez barato.

El IVR sirve también como espacio publicitario permanente que no cuesta nada y que es muy efectivo. Las empresas pagan por este cuando adquieren el software para llamadas en un call center. Lo mejor es que los mensajes que se proyectan en este módulo pueden cambiarse cada cierto tiempo. Todos aquellos clientes que llamen a la compañía, escucharán las publicidades transmitidas allí. Esta es una de las razones principales por las cuales firmas de todo tipo adquieren la centralita virtual.

Algunas compañías invierten adicionalmente en servicios de locución profesional. Es así como logran voces reales para el IVR lo cual humaniza mucho más el mensaje. En algunos casos, se contratan incluso a personalidades públicas para este trabajo.

El IVR permite obtener información útil

El IVR es mucho más que un menú de opciones locutado por una operadora. Al ser interactivo, solicita a los clientes información necesaria para su atención. Esto a su vez, le facilita al operador la labor de atender a cada cliente en particular. De nuevo, el IVR se convierte en un elemento que aporta facilidades tanto al cliente como a los agentes telefónicos.

De hecho, por el IVR se solicitan datos fundamentales para manejar los sistemas de atención de las empresas. Por ejemplo, una empresa de TV por cable puede solicitar por adelantado a cada cliente que llama el DNI. Casi siempre, este tipo de información suele ser necesaria para buscar el perfil del usuario en el CRM o en la base de datos.

Lo siguiente es que al operador le llega el DNI del cliente desde el momento en que le entra la llamada. Mientras el cliente va hablando, ya el agente telefónico puede explorar el perfil del usuario en sistema y verificar el problema, incluso resolverlo. Con el sistema IVR todo se hace más sencillo, fomentando una conversación fluida entre el representante de la empresa y quienes llaman a la empresa.

La encuesta telemarketing: otra razón para tener sistema IVR

En su funcionamiento común, el IVR solicita información a los clientes antes de pasar la llamada a un teleoperador. No obstante, estos no son los únicos datos que las empresas pueden recopilar a partir de este sistema automatizado. A decir verdad, se puede conocer muchísima información de relevancia comercial a partir de este módulo.

El IVR permite introducir encuestas de telemarketing para realizar cualquier tipo de consultas a los clientes. A partir de aquí, se pueden realizar consultas sobre productos favoritos, datos etarios y demás informaciones que permita a la empresa generar mejores ofertas y productos. El cliente simplemente escuchará la pregunta y las opciones, marcando con el teclado telefónico la respuesta de su preferencia.

La encuesta telefónica es una de las fuentes de información que utilizan las empresas más prestigiosas. Por lo general, esta arroja información útil para crear estrategias comerciales cada vez más exitosas y que generen mayores ingresos. Este es un complemento del IVR que algunas empresas no conocen.

Formaliza tu negocio

El problema de muchas personas que tienen negocios pequeños o que son autónomos es que les cuesta crear prestigio y credibilidad. El solo hecho de utilizar solo redes sociales o teléfonos personales para realizar ventas siempre generará algo de dudas en cualquier cliente. Tener IVR y más allá de esto, un software para llamadas en un call center permite darle mayor formalidad a cualquier actividad económica.

El IVR permite iniciar las llamadas entrantes con una voz y presentación profesional. Este tipo de sistemas se suelen asociar mucho con empresas grandes, de mucha experiencia y prestigio. Los clientes recibirán la bienvenida de una operadora cada vez que llamen.

Lo mejor del software para call center es que ya no se necesita tener una oficina con teleoperadores o instalaciones costosas. Se puede tener un programa innovador y con funciones de telemarketing y atención avanzadas por un costo bastante económico. En Neotel, existen planes de centralita virtual para autónomos y pymes.

Neotel tiene el IVR y la centralita virtual más estable y económica

En Neotel tenemos diversos planes que se ajustan al tamaño, presupuesto y exigencias de cada empresa. Además, nuestros clientes pueden armar sus propios planes y solicitar los módulos que desean utilizar de forma personalizada. Incluso un autónomo que apenas está iniciando en su emprendimiento podría costear la centralita virtual.

Atiende a tus clientes de forma profesional, con las herramientas adecuadas y la formalidad que da prestigio. En Neotel encuentras un sinfín de soluciones tecnológicas para la comunicación empresarial.