Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie sind Außendienst-Mitarbeiter und führen gerade ein Verkaufsgespräch bei einem Kunden. Plötzlich fragt Sie der Kunde nach einer detaillierten technischen Spezifikation eines bestimmten Bauteils, die aus den Verkaufsunterlagen nicht ersichtlich ist und die Sie auch nicht kennen können. Die Antwort ist aber entscheidend dafür, ob der Kunde kauft oder nicht. Normalerweise würden Sie jetzt in den technischen Datenblättern, die Sie im Idealfall in digitaler Form auf Ihrem Tablet PC haben, nach der entsprechenden Information suchen oder einen Kollegen anrufen, der sich damit auskennt. Beides ist zeitaufwändig und umständlich und das Ergebnis ist ungewiss.

Bei einigen Unternehmen, die technologisch auf dem neuesten Stand sind, müssen die Außendienstmitarbeiter in einer solchen Situation ihre Frage nur noch in ein Chatfenster auf ihrem Tablet-PC eingeben und erhalten die gewünschten Informationen innerhalb weniger Sekunden. Denn sie können sich bei Bedarf von einem digitalen KI-Assistenten unterstützen lassen. Das bedeutet nicht nur eine enorme Zeitersparnis, sondern auch eine deutliche Verbesserung der Beratungsqualität und damit des Verkaufserfolgs.

Jetzt denken Sie vielleicht: Aha, die benutzen also Chatgpt, das könnten wir doch eigentlich auch machen. Aber ganz so einfach ist es leider nicht, und zwar aus einem ganz einfachen Grund: ChatGPT hat (zum Glück) keinen Zugriff auf Ihre Firmendaten und kann daher auch keine firmenspezifischen Fragen beantworten, sondern nur allgemein zugängliche Informationen liefern.

Was ist ChatGPT?

ChatGPT ist ein hochentwickeltes KI-System, das darauf ausgelegt ist, menschliche Sprache zu verstehen und in einem natürlichen, menschenähnlichen Stil zu reagieren. Dies wird durch den Einsatz von maschinellem Lernen (ML) erreicht, wobei die KI auf einer umfangreichen Datenbasis trainiert wird. Die Abkürzung GPT im Namen ChatGPT steht für „Generative Pretrained Transformer“. ChatGPT kann Text generieren, Fragen beantworten, Texte zusammenfassen, Empfehlungen geben und kreativ sein. Es lernt kontinuierlich dazu, indem es Muster in Sprachdaten erkennt und diese Informationen zur Verbesserung seiner Antworten nutzt.

Chat GPT im Unternehmen einsetzen

Diese Fähigkeit, den Kontext zu verstehen und darauf zu reagieren, kann ChatGPT tatsächlich zu einem wertvollen Werkzeug für Unternehmen machen. Doch Vorsicht: Die Nutzung öffentlicher KI-Modelle wie ChatGPT, Bing AI, Google Bard etc. zur Unterstützung der Arbeit im Unternehmenskontext birgt auch erhebliche Risiken. Denn sobald Mitarbeiter unternehmensspezifische Fragen an öffentliche Chat-Modelle stellen, geben sie faktisch Geschäftswissen an die KI weiter. Denn die Fragen und Antworten werden als Trainingsdaten zur kontinuierlichen Verbesserung genutzt und stehen damit allen Nutzern öffentlich zur Verfügung. Als ChatGPT Anfang des Jahres für die allgemeine Nutzung freigegeben wurde, hatte ein Fall für Aufsehen gesorgt, bei dem Mitarbeiter der Firma Samsung die neue Technologie zur Unterstützung ihrer Arbeit genutzt hatten, ohne sich über die Konsequenzen Gedanken zu machen. Vereinzelt hatten Mitarbeiter vertrauliche Daten in ChatGPT eingegeben, z.B. Quellcode von proprietären Anwendungen zum Debuggen oder geheime interne Besprechungsnotizen, um daraus mit Hilfe von ChatGPT Präsentationen zu erstellen. Um solche Fälle zu verhindern, haben viele namhafte Unternehmen, wie z.B. die Deutsche Bank oder Goldman Sachs, ihren Mitarbeitern die geschäftliche Nutzung von ChatGPT generell untersagt.

Inzwischen hat OpenAI, die Betreiberfirma von GPT, jedoch auf dieses Problem reagiert und bietet Unternehmen spezielle Enterprise-Abonnements an, bei denen – neben einigen zusätzlichen weiteren Features – der Rückfluss der Fragen und Antworten in die allgemein zugänglichen Trainingsdaten unterbunden wird. Das zweite Problem bei der Nutzung von ChatGPT für Aufgaben im Unternehmensalltag ist damit aber noch nicht gelöst: die Trainingsdaten. ChatGPT wird mit öffentlich zugänglichen Daten trainiert. Damit kann ChatGPT keine unternehmensspezifischen Fragen beantworten, da ihm dafür die Wissensbasis fehlt. Inzwischen bietet OpenAI aber auch für dieses Problem eine Lösung an, die sogenannten „Custom GPTs“.

Custom GPTs: Individuelle KI-Assistenten selbst erstellen

Custom GPTs („benutzerdefinierte“ GPTs) sind angepasste ChatGPT-Versionen, die Spezialfähigkeiten mitbringen und sich gezielt auf diese konzentrieren. Seit November 2023 ist es für Plus- und Enterprise-Kunden möglich, sich mit Custom GPTs eigene KI-Assistenten für bestimmte Einsatzzwecke zu bauen. Relativ einfach und ohne Programmierkenntnisse können zusätzliche Anweisungen, eigene Expertise und weitere Fähigkeiten in ChatGPT integriert und so eigene KI-Assistenten erstellt werden, die dann jeweils auf bestimmte Aufgaben spezialisiert sind. Der KI-Assistenten schlüpft dabei in eine bestimmte Rolle und erhält spezielle Expertise.

Open AI hat bereits einige Beispiele für benutzerdefinierte GPTs veröffentlicht, die von jedermann frei genutzt werden können, wie z.B. „Data Analysis“, das Daten aus beliebigen Dateien analysiert und visualisiert, oder „Tech Support Advisor“, das bei der Lösung von Problemen mit technischen Geräten hilft.

Custom GPTs sind jedoch nicht wie die von OpenAI automatisch für alle ChatGPT-Nutzer nutzbar, sondern der Ersteller eines Custom GPT kann selbst entscheiden, ob sein KI-Assistenten öffentlich oder nur privat verfügbar sein soll. Auf diese Weise kann verhindert werden, dass Unbefugte über Custom GPTs, die für Unternehmenszwecke erstellt wurden, Zugang zu sensiblen Daten und vertraulichen Informationen erhalten. Darüber hinaus kann der Ersteller eines benutzerdefinierten GPTs festlegen, dass Chats mit seinem GPT nicht für die Verbesserung und das Training von Open-AI-Modellen verwendet werden dürfen. Damit wird verhindert, dass durch die Nutzung des Chats sensible Unternehmensdaten und spezielles Know-how in das öffentliche ChatGPT-Modell zurückfließen.

Grundsätzlich kann also jeder Mitarbeiter eines Unternehmens mit einem ChatGPT Plus-Abonnement seine eigenen individuellen KI-Assistenten erstellen, die ihn bei seinen täglichen Aufgaben unterstützen und entlasten. Er kann die von ihm erstellten KI-Assistenten auch seinen Kollegen zur Verfügung stellen, sofern diese ebenfalls über ein ChatGPT Plus-Abonnement verfügen. Hier besteht insbesondere mit zunehmender Unternehmensgröße die Gefahr von vielen verteilten Insellösungen und unkontrolliertem Wildwuchs. Für kleine Unternehmen stellen Custom GPTs sicherlich eine gute Möglichkeit dar, mit individuellen KI-Assistenten die Produktivität zu verbessern. Mit zunehmender Unternehmensgröße wird es aber sicherlich sinnvoller und erfolgversprechender sein, die für die verschiedenen Einsatzszenarien benötigten KI-Assistenten zentral von spezialisierten Mitarbeitern erstellen, verwalten und kontinuierlich optimieren zu lassen und diese dann allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Auch hierfür bietet ChatGPT mittlerweile eine Lösung an, die „Assistants API“.

Mit Assistants API ein individuelles Firmen-GPT erstellen

Mit der Assistants API können individuelle KI-Assistenten, die spezialisierte Aufgaben übernehmen und das Know-how des Unternehmens nutzen, so in die von den Mitarbeitern genutzten Anwendungen und Tools integriert werden, dass sie im jeweiligen Kontext zur Verfügung stehen und ggf. auch bestimmte Aufgaben direkt ausführen können. Dies hat auch den Vorteil, dass die Mitarbeiter hierfür kein ChatGPT Plus Abonnement benötigen. Am Ende kann ein maßgeschneidertes, unternehmensspezifisches GPT stehen, dessen spezialisierte KI-Assistenten Verbesserungen in vielen Bereichen wie Vertrieb, Verwaltung, Produktentwicklung, Kundensupport oder Qualitätskontrolle bewirken können. Die Integration individueller KI-Assistenten in Unternehmensprozesse kann innerhalb natürlicher Grenzen die Produktivität und Effizienz steigern, Kosten senken und die Kundenzufriedenheit erhöhen. Letztlich hängt der Nutzen von KI-Assistenten zwar einerseits von den zur Verfügung gestellten Ideen, Anweisungen, Dateien und Fähigkeiten ab, andererseits aber auch wesentlich von der Qualität der Daten und Informationen, die dem KI-Assistenten zur Verfügung stehen.

Individuelle KI-Assistenten mit Amazon Q

Amazon Q ist ein generativer KI-basierter Assistent, der für den geschäftlichen Einsatz entwickelt wurde und speziell an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden kann. Es nutzt Daten und Fachwissen aus den vorhandenen Ressourcen eines Unternehmens, einschließlich Informationsdatenbanken, Code und Unternehmenssystemen, um schnell relevante Antworten zu liefern, Probleme zu lösen, Inhalte zu generieren und bei der Entscheidungsfindung zu helfen. Amazon Q unterstützt über 40 integrierte Konnektoren, die die Integration mit einer Vielzahl von Unternehmensdaten und -systemen ermöglichen. Es ist besonders nützlich für Geschäftsanwender in verschiedenen Rollen, einschließlich Marketing, Projektmanagement und Vertrieb, und bietet maßgeschneiderte Konversationen und Lösungen auf der Grundlage eines autorisierten Zugriffs auf Informationen.

Amazon Q ist auch auf Anfragen im Zusammenhang mit AWS spezialisiert und bietet Einblicke in Muster des AWS Well-Architected Frameworks, Best Practices und Lösungsimplementierungen. Es integriert sich in Amazon QuickSight für Business Intelligence-Aufgaben und verbessert die Produktivität durch Generative BI-Fähigkeiten. In Amazon Connect unterstützt es Kundenbetreuer, indem es Echtzeitgespräche und Unternehmensinhalte nutzt, um Antworten und Handlungsempfehlungen zu geben. Darüber hinaus wird es in Kürze in AWS Supply Chain verfügbar sein und intelligente Antworten und Szenarioanalysen für das Supply Chain Management liefern.

Zu den Hauptfunktionen von Amazon Q gehören die Rationalisierung alltäglicher Aufgaben, das Verstehen von Unternehmensinformationen, die Personalisierung von Interaktionen auf der Grundlage von Benutzerrollen und -berechtigungen sowie die Einhaltung hoher Sicherheits- und Datenschutzstandards.

Datenqualität entscheidend für KI-Assistenten

In diesem Zusammenhang ist die Datenqualität von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn mit eigenen Dokumenten gearbeitet werden soll. Hier gibt es viele potentielle Fallstricke. Selbst bei PDF-Dokumenten, von denen man annehmen könnte, dass sie problemlos verwendet werden können, treten häufig Detailprobleme auf. Denn auch PDF-Dokumente werden letztlich nur in Text umgewandelt. Dies ist insbesondere bei Tabellen und Bildern problematisch und führt nicht immer zu befriedigenden Ergebnissen. Daher ist es besonders wichtig, die Qualität der Daten sicherzustellen. Dies geschieht am besten durch automatisierte Prozesse, die die Daten prüfen und gegebenenfalls überarbeiten. Hierfür gibt es jedoch keine Lösungen, die direkt „out of the box“ funktionieren, sondern die Prozesse und Automatismen müssen immer spezifisch an den individuellen Kontext des jeweiligen KI-Assistenten angepasst werden. Hier können unsere KI-Spezialisten bei Bedarf mit ihrem Know-how und ihrer Erfahrung unterstützen.

Damit Ihre KI-Assistenten optimal in Ihre Unternehmensprozesse integriert werden und die Datenqualität auf höchstem Niveau bleibt, bieten wir Ihnen unsere fachliche Unterstützung an. Unsere Experten entwickeln für Sie maßgeschneiderte Lösungen, die speziell auf Ihre Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnitten sind.

Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung und erfahren Sie, wie wir Sie bei der Implementierung und Optimierung Ihrer KI-Assistenten unterstützen können. Wir freuen uns auf Sie!

Weitere Infos & Quellen:

Introducing ChatGPT

Introducing GPTs

Creating a GPT

GPTs FAQ

Assistants API

Amazon Q – AWS

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