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VBA: Rellenar Citas del Calendario de Outlook desde Excel

En la macro de hoy veremos como trasladar datos recogidos en una hoja de Excel hacia nuestro calendario de Outlook.
En concreto para nuestro ejemplo necesitamos una hoja en nuestro Libro de Excel llamada 'xlsCalendario' y un calendario en Outlook llamado 'Excelforo' (obviamente podrás ajustar ambas cosas posteriormente sobre el código).

Advertir además que esta macro tiene en cuenta la existencia de varías cuentas de Outlook gestionadas al mismo tiempo, y dentro de cada cuenta disponemos de las carpetas estándar: Entrantes, Enviados, ..., Calendario, etc.
Es importante saber que Outlook se autogestiona basándose en un sistema de Carpetas y Subcarpetas, donde poder localizar la diferente información.


Nuestro objetivo, por tanto, consiste en crear, desde la información contenida en celdas de Excel, diferentes Citas en el Calendario Outlook, completando información requerida habitualmente al generar una Nueva cita.

VBA: Rellenar Citas del Calendario de Outlook desde Excel


Mis datos a trasladar desde Excel a Outlook:

VBA: Rellenar Citas del Calendario de Outlook desde Excel


En concreto los campos con los que vamos a crear nuestras citas son:
Asunto
Dia Inicio - Hora Inicio
Dia Finalización - Hora Finalización
Cuerpo o Texto de la Cita
Ubicación
Categoría
Estado/Mostrar como:
Todo el día


Añadimos el siguiente código en un módulo estándar de nuestro proyecto de VB:

Sub AñadirCitas_a_Calendario_Outlook()
'trasladamos citas desde Excel hacía el Calendario de Outlook

Dim olApp As Object
Dim olNs As Object
Dim olCarpetas As Object, olSubcarpetas As Object
Dim olCalendarios As Object
Dim objCita As Object

Dim sh As Worksheet
Dim i As Long, UF As Long

On Error Resume Next
'Creamos el objeto para la aplicación MS Outlook y abrimos
Set olApp = GetObject(, "Outlook.Application")
If olApp Is Nothing Then Set olApp = CreateObject("Outlook.Application")
On Error GoTo 0

'determinamos cuál es la última fila con datos
Set sh = Sheets("xlsCalendario")
UF = sh.Cells(sh.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row

If Not olApp Is Nothing Then
'Inicia una sesión de usuario en MAPI
Set olNs = olApp.GetNamespace("MAPI")
olNs.LogOn

'buscamos, con el doble bucle, entre todas las carpetas de Outlook
'y entre todos los Calendarios existentes el que se llame 'Excelforo'
For Each olCarpetas In olNs.Folders
For Each olSubcarpetas In olCarpetas.Folders
''''''''
If olSubcarpetas.Name = "Calendario" Then
For Each olCalendarios In olSubcarpetas.Folders
'con el nombre de nuestro Calendario!!
If olCalendarios.Name = "Excelforo" Then
'y recorremos todos los datos de la hoja de cálculo
For i = 2 To UF
'Generamos una nueva cita
Set objCita = olCalendarios.Items.Add(1)
'y la completamos con la info de la hoja en Excel
With objCita
'el Asunto
.Subject = sh.Range("A" & i).Value
'la Hora de Inicio
.Start = CDate(sh.Range("B" & i).Value) & Chr(32) & CDate(sh.Range("C" & i).Value)
'la Hora de finalización
.End = CDate(sh.Range("D" & i).Value) & Chr(32) & CDate(sh.Range("E" & i).Value)
'el Texto o Cuerpo de la cita
.Body = sh.Range("F" & i).Value
'la Ubicación de la cita
.Location = sh.Range("G" & i).Value
'la categoría que le asignamos
.Categories = sh.Range("H" & i).Value
'Mostrar como: 0-Disponible, 1-Provisional, 2-Ocupado, 3-Fuera de la oficina o 4-Trabajando en otro lugar
.BusyStatus = sh.Range("I" & i).Value
'si activamos una cita de Todo el día
.AllDayEvent = sh.Range("J" & i).Value
'.ReminderSet = True 'si queremos tener activa el recordatorio (15 minutos antes, por defecto)
.Save 'guardamos la cita
End With
Next i

'si hemos dado en el bucle con el Calendario buscado
'salimos de éste (dejamos de buscarlo)
Exit For
End If

Next olCalendarios
End If
Next olSubcarpetas
Next olCarpetas
End If

'liberamos memoria de los objetos definidos
Set olApp = Nothing
Set olNs = Nothing
Set olStore = Nothing
Set olCal = Nothing
Set objAppt = Nothing
Set xlSheet = Nothing
Exit Sub
End Sub


El resultado tras la ejecución es el esperado:

VBA: Rellenar Citas del Calendario de Outlook desde Excel


Como observamos se crean las citas en nuestro Calendario, incluyendo todas las propiedades definidas...


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