Quản trị nhân sự luôn là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của một doanh nghiệp. Do vậy vai trò của trưởng phòng hành chính nhân sự càng quan trọng. Trưởng phòng hành chính nhân sự có vai trò quan trọng trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức. Cùng NextX – Phần mềm quản lý nhân sự tìm hiểu về trưởng phòng hành chính nhân sự trong bài viết dưới đây.

Trưởng phòng hành chính nhân sự là gì?

Xem thêm: 7 Thách thức và giải pháp trong công việc hành chính nhân sự cần lưu ý

Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Manager) là người đứng đầu bộ phận Hành chính Nhân sự trong một tổ chức. Có trách nhiệm chủ đạo về các hoạt động liên quan đến quản lý và phát triển nguồn nhân lực. Với vai trò lãnh đạo, trưởng phòng HR đóng vai trò quan trọng trong việc định hình, triển khai và thực hiện chiến lược nhân sự của tổ chức.

Trưởng phòng HR sự thường báo cáo trực tiếp cho Giám đốc nhân sự hoặc Ban giám đốc. Và có trách nhiệm quản lý bộ phận HR (hành chính nhân sự).

Vai trò của trưởng phòng hành chính nhân sự

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra: 

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty. 

Vai trò cụ thể của Trưởng phòng HR bao gồm:

Quản lý nguồn nhân lực

Quản lý nguồn nhân lực là một phần quan trọng trong hoạt động của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Dưới đây là chi tiết về các hoạt động quản lý nguồn nhân lực:

Lập kế hoạch nguồn nhân lực

Đầu tiên, quản lý nguồn nhân lực phải dự báo và đánh giá nhu cầu nhân sự trong tương lai. Dựa trên thông tin này, họ xác định chiến lược tuyển dụng phù hợp. Bao gồm việc xác định các vị trí cần tuyển dụng và phân bổ nguồn nhân lực hiện có.

Tuyển dụng và tuyển chọn

Sau khi xác định nhu cầu nhân sự, quản lý nguồn nhân lực tiến hành tìm kiếm, đánh giá và tuyển dụng nhân viên phù hợp cho các vị trí tuyển dụng. Quá trình này bao gồm việc đăng tin tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ ứng viên, phỏng vấn và kiểm tra tư cách ứng viên. Để đảm bảo rằng chỉ những ứng viên có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp nhất được chọn.

Đào tạo và phát triển

Cung cấp đào tạo và phát triển cho nhân viên là một phần quan trọng của quản lý nguồn nhân lực. Quản lý nguồn nhân lực xác định nhu cầu đào tạo của tổ chức, lập kế hoạch và tổ chức các chương trình đào tạo. Mục tiêu là nâng cao năng lực và hiệu quả công việc của nhân viên. Từ đó giúp họ đáp ứng được yêu cầu công việc hành chính nhân sự và phát triển sự nghiệp.

Đánh giá hiệu quả công việc

Quản lý nguồn nhân lực theo dõi, đánh giá và đưa ra phản hồi về hiệu quả công việc của nhân viên. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc thiết lập mục tiêu, đo lường kết quả và tổ chức cuộc họp định kỳ giữa quản lý và nhân viên. Qua đó để đánh giá tiến độ và hiệu suất công việc.

Quản lý lương thưởng và phúc lợi

Quản lý nguồn nhân lực xây dựng và thực thi hệ thống lương thưởng và phúc lợi phù hợp với năng lực và hiệu quả công việc của nhân viên. Điều này bao gồm thiết lập mức lương hấp dẫn, xem xét và điều chỉnh lương thưởng theo kết quả công việc. Hay cung cấp các chế độ phúc lợi. Như bảo hiểm y tế, nghỉ phép và chương trình phúc lợi khác. Việc này giúp giữ chân nhân viên hiệu quả.

Xử lý các tranh chấp, mâu thuẫn giữa nhân viên

Một phần quan trọng của quản lý nguồn nhân lực là duy trì một môi trường làm việc hòa đồng, đoàn kết và gắn kết. Quản lý nguồn nhân lực phải giải quyết các tranh chấp, mâu thuẫn giữa nhân viên một cách công bằng và hiệu quả. Điều này có thể bao gồm việc lắng nghe các vấn đề và phản hồi của nhân viên. Tạo ra các chính sách và quy trình để giải quyết tranh chấp. Đồng thời đề xuất các biện pháp cải thiện môi trường làm việc.

Tham mưu cho ban lãnh đạo

Cung cấp thông tin và dữ liệu về nhân sự

Quản lý nguồn nhân lực thu thập và cung cấp thông tin, dữ liệu về nhân sự cho ban lãnh đạo. Điều này bao gồm thông tin về số lượng nhân viên, cấu trúc tổ chức, kỹ năng và năng lực của nhân viên. Đặc biệt là tình hình nhân sự hiện tại và xu hướng phát triển trong lĩnh vực nhân sự. Thông tin này giúp ban lãnh đạo hiểu rõ hơn về tình hình nhân sự và đưa ra quyết định sáng suốt về các vấn đề nhân sự.

Tham mưu xây dựng chiến lược nhân sự

Quản lý nguồn nhân lực đóng vai trò tham mưu cho ban lãnh đạo trong việc xác định và xây dựng chiến lược nhân sự. Họ cung cấp góp ý và đề xuất về cách phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu chung và chiến lược tổ chức. Điều này bao gồm việc đánh giá và dự báo nhu cầu nhân sự.  Cũng như xác định các yếu tố quan trọng trong việc thu hút, phát triển và giữ chân nhân sự tài năng. Và đề xuất các chính sách và chương trình nhân sự phù hợp.

Tư vấn về các vấn đề liên quan đến luật lao động

Quản lý nguồn nhân lực đảm bảo rằng hoạt động của tổ chức tuân thủ đúng quy định của pháp luật lao động. Họ cung cấp tư vấn cho ban lãnh đạo về các quy định và quyền lợi của người lao động. Giúp đảm bảo rằng chính sách và quy trình nhân sự tuân thủ quy định. Ngoài ra bảo vệ quyền lợi của nhân viên và ngăn chặn các rủi ro pháp lý liên quan đến lao động.

3. Quản lý hành chính:

Quản lý tài sản, vật tư, văn phòng phẩm của doanh nghiệp

Quản lý nguồn nhân lực đảm bảo có đủ tài sản, vật tư và văn phòng phẩm để đáp ứng nhu cầu hoạt động của tổ chức. Trưởng phòng hành chính nhân sự tham gia vào việc lập kế hoạch, đặt hàng và theo dõi việc cung cấp các loại tài sản cần thiết. Bao gồm máy móc, thiết bị, phần mềm, văn phòng phẩm và các nguyên liệu. Đồng thời, họ đảm bảo rằng việc quản lý tài sản được thực hiện một cách hiệu quả. Bao gồm việc bảo trì, kiểm kê và thanh lý tài sản không cần thiết.

Tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao và du lịch cho nhân viên

Quản lý nguồn nhân lực tham gia vào việc tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao và du lịch.. Nhằm tạo ra một môi trường làm việc tích cực và gắn kết giữa các nhân viên. Điều này có thể bao gồm tổ chức các sự kiện như hội thao, cuộc thi, chuyến du lịch, kỳ nghỉ và các buổi gặp gỡ, tiệc tùng… Để tạo cơ hội cho nhân viên giao lưu, thư giãn và tăng cường sự đoàn kết và tinh thần làm việc.

Đảm bảo môi trường làm việc an toàn, sạch đẹp và hiệu quả

Quản lý nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo môi trường làm việc an toàn và sạch đẹp cho nhân viên. Trưởng phòng hành chính nhân sự tham gia vào việc phân tích và đánh giá nguy cơ và rủi ro liên quan đến môi trường làm việc. Cũng như xác định các biện pháp bảo vệ và đề xuất các chính sách, quy trình và quy định. Đảm bảo rằng tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn và vệ sinh. Đồng thời, họ cũng đảm bảo rằng môi trường làm việc được tổ chức một cách hiệu quả. Bao gồm việc tối ưu hóa sử dụng không gian, tài nguyên và trang thiết bị để tăng cường năng suất làm việc của nhân viên.

4. Tuân thủ luật lao động:

• Đảm bảo hoạt động của phòng HR tuân thủ đúng các quy định của pháp luật lao động.
• Tư vấn cho ban lãnh đạo và nhân viên về các vấn đề liên quan đến luật lao động.

Ngoài những vai trò trên, Trưởng phòng HR còn có thể tham gia vào các hoạt động khác như:

• Tham gia vào các hoạt động xã hội và cộng đồng của tổ chức.
• Đại diện cho tổ chức trong các mối quan hệ với các cơ quan chức năng và các tổ chức khác.

Các công việc của trưởng phòng hành chính nhân sự

Xem thêm: Những bí mật về ngành quản trị nhân lực mà bạn có thể chưa biết

Trưởng phòng Hành chính Nhân sự chịu trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến nhân sự, bao gồm:

Tuyển dụng và tuyển chọn

Công việc tuyển dụng và tuyển chọn của trưởng phòng hành chính nhân sự bao gồm:

• Xác định nhu cầu nhân sự của tổ chức.
• Lập kế hoạch tuyển dụng và xây dựng chiến lược tuyển dụng.
• Tìm kiếm và đánh giá ứng viên.
• Tuyển dụng nhân viên phù hợp với vị trí và văn hóa công ty.

Đào tạo và phát triển

Công việc đào tạo và phát triển của trưởng phòng hành chính nhân sự bao gồm:

• Xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên.
• Lập kế hoạch đào tạo và phát triển.
• Tổ chức các chương trình đào tạo và phát triển cho nhân viên.
• Đánh giá hiệu quả đào tạo.

Quản lý quan hệ lao động

Công việc quản lý quan hệ lao động của trưởng phòng hành chính nhân sự bao gồm:

• Xây dựng và thực thi các chính sách, quy định về quan hệ lao động.
• Xử lý các tranh chấp, mâu thuẫn giữa nhân viên.
• Duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa ban lãnh đạo và nhân viên.

Quản lý lương thưởng và phúc lợi

Công việc quản lý lương thưởng và phúc lợi của trưởng phòng hành chính nhân sự bao gồm:

• Xây dựng và thực thi hệ thống lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên.
• Đảm bảo lương thưởng và phúc lợi phù hợp với năng lực và hiệu quả công việc của nhân viên.

Quản lý hồ sơ nhân sự

• Lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân viên theo đúng quy định.
• Cập nhật thông tin nhân viên khi có thay đổi.

Các kỹ năng của một trưởng phòng hành chính nhân sự

Xem thêm: Top 6 việc làm nhân sự giải quyết vấn đề cho doanh nghiệp ngày nay 

Các kỹ năng cần thiết để trở thành một trưởng phòng hành chính nhân sự thành công bao gồm:

Kiến thức về quản lý nhân sự

Trưởng phòng hành chính nhân sự cần hiểu rõ về các khía cạnh của quản lý nhân sự. Như tuyển dụng, đào tạo và phát triển, đánh giá hiệu suất, kỷ luật và chính sách nhân sự. Kiến thức sâu về các quy trình và quy định liên quan đến nhân sự sẽ giúp họ đưa ra quyết định thông minh và hiệu quả.

Kỹ năng quản lý dự án

Trưởng phòng hành chính nhân sự thường phải quản lý nhiều dự án cùng một lúc. Bao gồm cả các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, chính sách và quy trình. Kỹ năng quản lý dự án giúp họ lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi tiến độ công việc. Đảm bảo rằng các dự án được hoàn thành đúng hạn và đạt được kết quả như mong đợi.

Kỹ năng giao tiếp

Trưởng phòng hành chính nhân sự thường xuyên giao tiếp với nhiều bên liên quan. Bao gồm ban lãnh đạo, nhân viên, các bộ phận khác trong tổ chức và các đối tác ngoại vi. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả giúp họ truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, lắng nghe và hiểu quan điểm của người khác. Đồng thời giải quyết xung đột và xây dựng mối quan hệ làm việc tích cực.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trưởng phòng hành chính nhân sự thường phải đối mặt với các vấn đề và thách thức liên quan đến nhân sự, chính sách và quy trình. Kỹ năng giải quyết vấn đề cho phép họ phân tích các tình huống, tìm ra nguyên nhân … Từ đó đưa ra các giải pháp sáng tạo và hiệu quả.

Kỹ năng lãnh đạo

Trưởng phòng hành chính nhân sự cần có khả năng lãnh đạo để tạo động lực và tinh thần làm việc tích cực trong đội ngũ. Họ cần có khả năng truyền cảm hứng, hướng dẫn và định hình mục tiêu. Cùng với khả năng xây dựng và quản lý đội nhóm nhân sự.

Kỹ năng phân tích và đánh giá

Trưởng phòng hành chính nhân sự cần có khả năng phân tích và đánh giá dữ liệu liên quan đến nhân sự, hiệu suất và các vấn đề khác. Kỹ năng này giúp họ đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác và phân tích sâu sắc.

Kỹ năng quan hệ công chúng

Trưởng phòng hành chính nhân sự thường là người đại diện cho phòng nhân sự và phải tương tác với công chúng. Kỹ năng quan hệ công chúng giúp họ xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với các bên liên quan bên ngoài. Như báo chí, cơ quan chính phủ và cộng đồng.

Kỹ năng đàm phán

Trong quá trình làm việc, trưởng phòng hành chính nhân sự thường phải tham gia vào các cuộc đàm phán với các đối tác ngoại vi hoặc trong các cuộc họp và thương lượng với các bên liên quan. Kỹ năng đàm phán giúp họ đạt được kết quả tốt nhất trong các thỏa thuận và đảm bảo lợi ích của tổ chức được bảo vệ.

Kỹ năng quản lý thời gian

Trưởng phòng hành chính nhân sự thường phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ và mục tiêu cùng một lúc. Kỹ năng quản lý thời gian giúp họ ưu tiên công việc, phân chia thời gian và tài nguyên một cách hiệu quả để đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng hạn.

Kỹ năng tổ chức

Trưởng phòng hành chính nhân sự cần có khả năng tổ chức công việc và thông tin một cách cẩn thận. Họ phải xử lý nhiều tài liệu, hồ sơ và thông tin nhân sự. Phải đảm bảo rằng mọi thứ được lưu trữ và quản lý một cách có trật tự và dễ tìm kiếm.

Kết luận

Để có thể trở thành một trưởng phòng hành chính nhân sự xuất sắc đòi hỏi rất nhiều các kỹ năng khác nhau. Tuy nhiên đây là một yêu cầu cần có để có thể làm tốt công việc này. Từ đó góp phần và thành công chung của doanh nghiệp. Để có thêm nhiều thông tin khác hữu ích hơn hãy ghé Trang tin NextX.

Có thể bạn quan tâm: 2 khâu xây dựng quy trình quản lý nhân sự trong công ty hiệu quả