Bán hàng đa kênh đã trở thành hình thức kinh doanh phổ biến nhất trong thời đại công nghệ 4.0. Chủ cửa hàng có thể mở gian hàng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki… Lượng khách hàng lớn, nhiều ưu đãi và hỗ trợ cho người bán là những lý do các gian hàng online phát triển nhanh chóng. Nhưng làm thế nào để chủ cửa hàng quản lý hiệu quả trên sàn thương mại điện tử? Làm thế nào để quản lý hợp lý thu nhập, chi phí và hàng hóa? Trong bài viết này, NextX sẽ mách bạn 7 bí quyết quản lý sàn thương mại điện tử hiệu quả.

Khái niệm sàn thương mại điện tử

Hiện nay, các sàn thương mại điện tử đã khá phổ biến ở các nước trên thế giới. Khi công nghệ và internet ngày càng phát triển, con người cũng đang lựa chọn những hình thức mua sắm thông minh và tiện lợi.

Sàn thương mại điện tử (hay còn gọi là E-commerce platform) là một nền tảng trực tuyến cho phép các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh sản phẩm hoặc dịch vụ thông qua internet. Các sàn thương mại điện tử cung cấp các công cụ để quản lý đơn hàng, thanh toán, giao nhận, quản lý kho hàng, quảng cáo sản phẩm và tương tác với khách hàng.

Có thể thấy sàn thương mại điện tử đã mang lại vô số  tiện ích cho người tiêu dùng. Vì vậy, đây là kênh bán hàng được nhiều chủ shop lựa chọn cho công việc kinh doanh.

Những khó khăn khi quản lý sàn thương mại điện tử

Cạnh tranh giữa các gian hàng cùng ngành trên sàn

Do có rất nhiều người bán trên sàn thương mại điện tử, cạnh tranh để thu hút được khách hàng là rất lớn. Việc quảng cáo sản phẩm của mình trên sàn thương mại điện tử để thu hút khách hàng cũng là một thách thức. Các gian hàng sẽ cố gắng giảm giá sản phẩm của mình để thu hút khách hàng. Tuy nhiên, giảm giá quá thấp có thể khiến sản phẩm trở nên kém chất lượng hoặc không đủ lợi nhuận. Để tăng tính cạnh tranh so với đối thủ, chủ cửa hàng cần cải tiến chất lượng sản phẩm và dịch vụ sau bán hàng.

Sản phẩm, hàng tồn kho không đồng bộ khi quản lý sàn thương mại điện tử

Một trong những vấn đề khó khăn nhất đối với các chủ cửa hàng khi bán hàng trên các nền tảng thương mại điện tử khác nhau là quản lý hàng hóa. Vì mỗi lần giao một đơn hàng, bạn phải quản lý số lượng đơn hàng và thời gian giao hàng. Điều này rất mất thời gian.

Nhiều trường hợp hàng tồn kho không thể quản lý đồng bộ với nhau. Hàng tồn thực tế và hàng tồn cố định trên sàn rất khác nhau. Gây nhiều hệ lụy cho chủ cửa hàng.

Dành nhiều thời gian để đăng tải và cập nhật thông tin sản phẩm khi quản lý sàn thương mại điện tử

Nếu một cửa hàng có nhiều sản phẩm, sẽ mất rất nhiều thời gian để tải một sản phẩm mới hoặc thay đổi một sản phẩm cụ thể. Mỗi cửa hàng có ít nhất hàng chục, thậm chí hàng trăm mã sản phẩm khác nhau là bình thường. Mỗi sản phẩm có một vài chi tiết và số lượng khác nhau. Nếu bạn có nhiều gian hàng thương mại điện tử, có thể mất cả ngày để đăng tải sản phẩm. Nếu bạn thay đổi giá của một sản phẩm, bạn phải vào thay đổi từng gian hàng lần lượt. Việc quản lý như vậy mất rất nhiều thời gian và công sức.

Khó khăn khi phải cân bằng các khoản thu – chi của dòng tiền

Sàn thương mại điện tử thường thu phí dịch vụ từ người bán. Quản lý cần phải tính toán chi phí để vừa đảm bảo lợi nhuận cho bản thân. Lại không làm tăng giá sản phẩm quá cao so với các đối thủ cạnh tranh.

Vấn đề tài chính phải được kiểm soát cẩn thận và thận trọng. Vì hệ thống thanh toán của các sàn thương mại điện tử vẫn đang trong quá trình hoàn thiện. Mỗi khi tiền vào, danh sách đơn hàng phải được đối chiếu cẩn thận để không bị mất tiền oan.

Xem thêm: Top 6 trang thương mại điện tử có lượng người dùng lớn bạn không thể bỏ qua

6 bước quản lý sàn thương mại điện tử mà chủ shop cần biết

Tạo lập Bản đồ hành trình khách hàng (Customer Journey Map)

Với bản đồ hành trình của khách hàng, bạn có thể hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của họ để làm hài lòng và giữ khách hàng ở lại. Dưới đây là một số câu hỏi mà bạn cần trả lời để tạo ra CJM tốt nhất:

Về tệp khách hàng

• Khách hàng mục tiêu là ai và nhu cầu của họ là gì?
• Nên làm gì để khách hàng biết đến bộ phận của mình?
• Nên làm gì để giữ chân khách hàng quay lại mua hàng?

Về quản lý bán hàng

• Bạn cung cấp những các sản phẩm nào và giới thiệu cho khách hàng như thế nào?

Về tư vấn, giải đáp cho khách hàng

Bạn giải đáp thắc mắc, tư vấn và giải quyết vấn đề của khách hàng như thế nào?

Về Marketing và khuyến mãi

• Thu thập thông tin gì về thực hiện hoạt động truyền thông – Marketing?
• Làm thế nào để tiến hành marketing và khuyến mãi để khuyến khích khách hàng mua sản phẩm?

Về hoàn tất giao dịch mua bán

• Bạn giải quyết các vấn đề về thuế, thanh toán như thế nào để đưa sản phẩm ra thị trường?

Về vận chuyển hàng hóa

• Làm thế nào để chuyển các đơn đặt hàng của khách hàng đến các đơn vị vận chuyển đơn hàng?

Về dịch vụ chăm sóc hậu mãi cho khách hàng

• Bạn thực hiện dịch vụ hậu mãi cho khách hàng như thế nào?
• Trả lời các câu hỏi sau khi bán sản phẩm như thế nào?

Về xây dựng thương hiệu

• Tương tác với khách hàng như thế nào để củng cố hình ảnh của cửa hàng?

Đăng ký và thiết kế gian hàng trên sàn thương mại điện tử

Để xây dựng gian hàng trên sàn thương mại điện tử, bạn phải cung cấp  nhiều thông tin cần thiết. Ví dụ: thông tin về người quản lý, gian hàng, tài khoản ngân hàng, lựa chọn đơn vị vận chuyển.

Khi tất cả các thông tin cần thiết được khai báo, bạn cần lên kế hoạch cho danh mục  sản phẩm và xem xét các hình ảnh cần thiết cho từng sản phẩm. Bạn cần thiết kế gian hàng độc đáo, rõ ràng để tạo ấn tượng khác biệt cho khách hàng. Bằng cách đầu tư trang trí bố cục, banner với các ưu đãi, voucher hấp dẫn.

Một banner sản phẩm nên bao gồm những nội dung chính sau để dễ dàng thu hút khách hàng:

• Tiêu đề banner và phụ đề nếu có
• Slogan của sản phẩm
• Màu sắc chủ đạo của cửa hàng trên sàn
• Hình ảnh bao bì sản phẩm
• Công dụng của sản phẩm
• Kêu gọi hành động mua hàng

Quản lý marketing và khuyến mãi bán hàng trên sàn thương mại điện tử

Để tăng hiệu quả kinh doanh, bạn phải thực hiện các chiến dịch marketing và các hoạt động khuyến mại. Chúng sẽ giúp tăng lượng khách hàng ghé thăm gian hàng, tăng độ phổ biến.  Tăng tỷ lệ chuyển đổi mua hàng và tăng hiệu suất của mỗi đơn hàng.

Khi thực hiện hoạt động khuyến mãi, bạn cần lưu ý: tên hoạt động, thời điểm bắt đầu và kết thúc hoạt động, loại ưu đãi sử dụng (quà tặng, phiếu giảm giá, chiết khấu, trực tiếp,…) và lập ngân sách cho tất cả các hoạt động.

Sau đó, bạn sẽ dựa vào chi phí và doanh thu để đánh giá hiệu quả của từng chiến dịch. Từ đó đưa ra hướng dẫn điều chỉnh chi phí cho từng chiến dịch marketing. Sau khi có khách, bạn cần tiếp tục chăm sóc và giữ chân để họ tiếp tục mua hàng.

Quản lý dịch vụ chăm sóc, tư vấn cho khách hàng

Hành động dịch vụ chăm sóc, tư vấn cho khách hàng là rất quan trọng. Giả sử khi khách hàng muốn mua sản phẩm và cần tư vấn ngay. Nếu không nhận được phản hồi nhanh, khách hàng sẽ bỏ qua cửa hàng của bạn và lựa chọn khác.

Trong một số sàn thương mại điện tử, tốc độ phản hồi các cuộc trò chuyện của khách hàng là yếu tố để chấm điểm cho cửa hàng. Nếu tỷ lệ này dưới 85% có nghĩa là cửa hàng đó không giao dịch với khách hàng hiệu quả. Sàn sẽ hạn chế các cửa hàng đó sử dụng các công cụ hữu ích trong quá trình bán hàng.

Để lôi kéo khách hàng, bạn có thể chủ động gửi mã giảm giá cho một số sản phẩm. Hãy khuyến khích họ để lại đánh giá về sản phẩm để nhận được nhiều ưu đãi hơn trong lần mua hàng tiếp theo. Những điều này không chỉ thu hút khách hàng  mua sản phẩm của bạn. Mà còn tăng niềm tin về cửa hàng đối với những người dùng khác.

Quản lý tài chính gian hàng thương mại điện tử

Khi quản lý sàn thương mại điện tử, bạn sẽ được hỗ trợ quản lý tài chính – kế toán tự động thông qua Seller Center (trung tâm hỗ trợ người bán). Sàn sẽ thu thập dữ liệu về các giao dịch và sao kê tài khoản. Từ đó đưa ra báo cáo hoạt động kinh doanh trong tháng. Dựa vào đây bạn có thể suy nghĩ và lập kế hoạch tài chính cho thời gian tới.

Quản lý dữ liệu và phân tích bán hàng của cửa hàng online

Bạn muốn biết hiệu quả của việc quản lý sàn thương mại điện tử? Bạn cần quản lý dữ liệu và phân tích hiệu suất bán hàng thật chính xác. Một số các chỉ số quan trọng giúp bạn đo lường, phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình như tỷ lệ chuyển đổi mua hàng, tỷ lệ đơn hàng lỗi, tỷ lệ đơn hàng thành công, chi phí cho mỗi đơn hàng,…

Quản lý hiệu quả các số liệu này giúp bạn đánh giá toàn bộ quy trình kinh doanh của mình. Tìm ra biện pháp khắc phục điểm yếu, tiếp tục phát huy điểm mạnh. Dự báo trước những rủi ro tiềm ẩn để thực hiện kinh doanh một cách chi tiết và cẩn trọng.

Xem thêm: 5 bước kinh doanh trên sàn thương mại điện tử chi tiết và hiệu quả nhất

Mách bạn 7 bí quyết quản lý sàn thương mại điện tử hiệu quả

Nắm rõ quy trình thực hiện đơn hàng trên sàn thương mại điện tử

Bí quyết đầu tiên để quản lý sàn thương mại điện tử hiệu quả là nắm rõ toàn bộ quy trình vận chuyển đơn hàng dưới đây:

• Tiếp nhận xử lý đơn hàng và xác nhận khách hàng đã thanh toán
• Thực hiện kiểm tra tồn kho sản phẩm
• Vận chuyển sản phẩm từ kho
• Kiểm tra và kiểm tra chất lượng của sản phẩm
• Đóng gói hàng và đánh giá lại lần cuối trước khi vận chuyển
• Tổng hợp các đơn hàng cho các đơn vị giao hàng
• Sắp xếp đơn vị vận chuyển giao sản phẩm cho khách hàng
• Gửi tin nhắn cho khách hàng qua SMS, Email, Zalo,…để xác nhận đơn hàng
• Sắp xếp để trả lại hoặc trao đổi sản phẩm nếu cần thiết

Bạn sẽ có cái nhìn tổng thể và đưa ra quyết định chính xác trong mọi trường hợp xảy ra lỗi. Từ đó cải thiện quy trình kinh doanh và quản lý sàn thương mại điện tử hiệu quả hơn.

Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín và giao hàng nhanh

Việc lựa chọn đơn vị vận chuyển nhanh, uy tín giúp bạn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Tránh tình trạng khách hàng mua sản phẩm khác thay thế. Đồng thời, bạn cần có kho bãi hợp lý để hỗ trợ một phần cho đơn vị vận chuyển.

Tối ưu chính sách đổi trả sản phẩm khi quản lý sàn thương mại điện tử

Nếu bạn có chính sách đổi trả linh hoạt, toàn diện và nhanh chóng thì tỷ lệ chuyển đổi sẽ không ngừng tăng lên. Bạn sẽ có nhiều khách hàng quay lại và uy tín cửa hàng cũng tăng lên.

Thực hiện các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP)

Quy trình thao tác chuẩn ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng nên nó giúp ích rất nhiều cho bạn. SOP thường bao gồm một số điều khoản quan trọng sau:

• Chỉ những sản phẩm phù hợp mới được giao cho khách hàng
• Đảm bảo rằng chất lượng của sản phẩm được kiểm tra chặt chẽ trước khi đóng gói
• Sản phẩm hết hạn sử dụng sẽ không được giao cho khách hàng
• Duy trì hồ sơ chính xác về hàng tồn kho của cửa hàng
• Việc giao hàng sẽ được kết hợp nếu có thể
• Cam kết hoàn tiền cho khách hàng trong thời gian quy định
• Cam kết giao hàng đúng hẹn cho khách hàng

Bạn có thể điều chỉnh SOP để thực hiện đơn hàng theo nhu cầu của cửa hàng bạn. Điều này đảm bảo rằng bạn đang kiểm soát toàn bộ quá trình và đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng của bạn.

Tuân thủ quy định khi quản lý sàn thương mại điện tử

Khi tham gia bán hàng online bạn phải nắm rõ và tuân thủ các quy định để không làm ảnh hưởng đến công việc của cửa hàng. Đồng thời giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh trong quá trình bán hàng.

Shopee

Quy trình đăng ký gian hàng đơn giản. Và không yêu cầu quá nhiều giấy tờ nên được rất nhiều nhà bán hàng tham gia. Sản phẩm đăng tải yêu cầu tiêu đề, hình ảnh, giá cả, mô tả sản phẩm. Và các thông tin liên quan phải nhất quán, chính tả và chính xác.

Hình ảnh sản phẩm phải rõ ràng, thể hiện chi tiết tình trạng của sản phẩm. Không được đăng tải hình ảnh hoặc nội dung không liên quan đến sản phẩm. Chẳng hạn như thông tin hiển thị cửa hàng, thông tin liên hệ hoặc thông tin thanh toán. Phải có ít nhất một ảnh chân thực của sản phẩm do người bán chụp. Trong hình ảnh này, sản phẩm thực tế phải chiếm ít nhất 40% tổng diện tích hình ảnh.

Tên sản phẩm được viết bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả, không chứa ký tự đặc biệt, viết tắt, từ khóa fake/sai. Nếu là bạn đăng bán bộ sản phẩm thì phải ghi rõ Combo/Set/Bộ sản phẩm trên tên sản phẩm.

Lazada

Lazada được nhiều chủ shop lựa chọn nhờ thủ tục đăng ký bán hàng đơn giản, miễn phí. Hiện tại, Lazada cũng có những quy định riêng về việc đăng  sản phẩm để bán, cụ thể:

– Thông tin sản phẩm phải chính xác, đúng danh mục loại sản phẩm

– Không đăng bán hàng giả, hàng nhái, hàng cấm theo quy định pháp luật trên Lazada

– Nghiêm cấm đăng tải những hình ảnh, nội dung vi phạm thuần phong mỹ tục trên Lazada

Tiki

Tiki là sàn giao dịch thương mại điện tử được nhiều khách hàng lựa chọn bởi độ uy tín, chất lượng sản phẩm. Quy định bán hàng trên Tiki rất chặt chẽ. Từ đăng ký mở gian hàng đến kiểm tra chất lượng hàng hóa, giấy tờ liên quan. Tiki nói không với hàng giả, hàng nhái, hàng kém chất lượng.

Thông tin cửa hàng trên sàn thương mại điện tử rõ ràng

Để bán hàng thành công trên sàn, gian hàng online của bạn phải có các thông tin: địa chỉ, hotline, website, fanpage (nếu có). Thứ nhất, những thông tin trên tạo niềm tin cho khách hàng. Thứ hai, khách hàng có thể liên lạc trực tiếp với cửa hàng để khiếu nại việc gửi nhầm hàng hoặc hàng bị hư hỏng. Bạn cũng có thể chủ động hạn chế tình trạng khách hàng khiếu nại. Nếu không bạn rất dễ bị phạt tiền và ảnh hưởng đến uy tín của cửa hàng.

Sử dụng công cụ quản lý sàn thương mại điện tử

Nếu bạn chỉ bán hàng trên một sàn thương mại điện tử, bạn có thể kiểm tra tình hình kinh doanh từ hệ thống quản lý của sàn này. Ví dụ: trong mục Shop của tôi trên Shopee, bạn có thể nắm rõ các đơn hàng đã xử lý, đơn hàng đã hoàn thành. Doanh thu và đánh giá của khách hàng trên Shopee. Báo cáo hiệu suất của người bán dựa trên tỷ lệ đơn hàng, thời gian phản hồi khách hàng, thời gian giao sản phẩm và hệ thống sao đánh giá.

Khi mở gian hàng trên nhiều sàn thương mại điện tử, bạn không nên quá phụ thuộc vào hệ thống quản lý gian hàng có sẵn trên mỗi sàn. Thay vào đó, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh có nhiều ưu điểm quan trọng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Các chủ shop bán hàng trên Shopee, Lazada, Tiki… có thể quản lý gian hàng hiệu quả nhờ phần mềm quản lý bán hàng đa kênh NextX. Phần mềm cho phép chủ cửa hàng tập trung các kênh bán hàng như Facebook,Shopee, Lazada, Zalo,…trên cùng một hệ thống. Giúp tiết kiệm thời gian, công sức quản lý đồng thời tăng hiệu quả bán hàng.

Kết luận

Bằng việc nắm rõ xu hướng thị trường và cách vận hành gian hàng thương mại điện tử, bạn sẽ thu hút được ngày càng nhiều khách hàng mua sản phẩm và tăng doanh thu lâu dài. NextX hy vọng 9 bí quyết quản lý sàn thương mại điện tử hiệu quả sẽ giúp bạn kinh doanh online thành công!

Có thể bạn quan tâm: Top 6 phần mềm quản lý bán hàng đa kênh tốt nhất hiện nay