Si estás buscando simplificar y optimizar este proceso vital para tu negocio, has llegado al lugar adecuado.

Vamos a sumergirnos en los detalles sin complicaciones para que puedas dominar la gestión de facturas de proveedores de manera efectiva con un software ERP.

La importancia de la gestión de facturas de proveedores

Antes de adentrarnos en los detalles prácticos, es crucial entender por qué la correcta gestión de las facturas de proveedores es esencial para cualquier empresa.

Estas no son solo números en papel; son el pulso financiero de tu negocio. La transparencia en estas transacciones no solo garantiza la integridad de tus registros, sino que también allana el camino para decisiones comerciales informadas.

¿Por qué deberías priorizar la gestión de facturas de compras?

La gestión de Facturas de compras va más allá de simplemente cumplir con obligaciones contables. Es el proceso que te permite rastrear y entender en detalle los gastos de tu empresa.

Al abordar este aspecto de manera eficiente, no solo te aseguras de mantener tus registros en orden, sino que también facilitas la identificación de oportunidades para ahorrar y optimizar costos.

Pasos sencillos para guardar facturas de proveedores en tu Software ERP

Cuando recibamos la factura de nuestro proveedor ya sea en papel o por mail, deberemos si es en papel escanearla o simplemente realizarla una foto donde se puedan ver bien todos los datos, y si nos la envía por mail la deberemos descargar y guardar.

Una vez tengamos la factura nos iremos a «Compras -> Facturas -> Nuevo» y crearemos una nueva factura de compras.

Se nos abrirá un formulario donde deberemos de ir añadiendo todos los datos de nuestra factura, los campos de proveedor y fecha son obligatorios.

Iremos añadiendo el proveedor, que tenemos que tener previamente creado o también tenemos la opción de crearlo desde el mismo formulario.

Si esta factura corresponde a un cliente podemos añadirlo, incluso si este tuviera un proyecto asignado también.

La fecha, forma de pago, cuenta. Añadiremos el importe y seleccionaremos el IVA, en caso de venir aplicado distintos ivas se añadiría la base imponible de cada uno y se seleccionaría el IVA, automáticamente el sistema te calcula el total de la factura.

Seguidamente podemos subir el archivo que tenemos guardado de la factura como te explicábamos anteriormente. De esta manera podemos acceder al documento de manera rápida desde el listado de facturas, pinchando en el número de factura.

Podemos añadir albaranes si los tuviéramos (los albaranes incluidos se cambiaran a facturados una vez guardada la factura), aunque también hay una opción de generar la factura de proveedores seleccionando albaranes de compras.

Y por último tenemos la opción se asignar un trabajador a esta factura y añadir alguna observación que queramos puntualizar sobre la factura.

También podemos ver que tenemos diferentes pestañas más:

• Notas, donde podemos añadir cualquier anotación importante sobre la factura.
• Adjuntos, para añadir cualquier documento adjunto sobre la factura, por ejemplo la ficha técnica de una máquina o la foto de un material que ha llegado en mal estado.
• Seguimiento, en esta opción podemos añadir el seguimientos sobre esta factura.

Para una explicación más detallada, podéis ver nuestro canal de YouTube donde explicamos paso a paso cómo guardar una factura de proveedores.

La clave para la eficiencia empresarial: Guardar facturas de compras de manera inteligente

Comprender la relación entre las facturas de compras y la eficiencia empresarial es crucial. Guardar estas facturas no solo es un requisito contable, sino una estrategia para optimizar tus recursos y garantizar una salud financiera sólida.

Conclusión

En conclusión, la gestión adecuada de las facturas de proveedores y compras es un paso fundamental hacia la eficiencia empresarial. No se trata solo de cumplir con normativas contables, sino de crear una base sólida para el crecimiento y el éxito a largo plazo.

Esperamos que esta guía haya arrojado luz sobre el proceso de guardar facturas en tu software ERP. Recuerda, simplificar no significa sacrificar la calidad; significa hacer las cosas de manera inteligente y eficiente.

Te animamos a probar nuestra DEMO de forma ilimitada y gratuita, para que puedas comprobar lo fácil y sencillo que resulta llevar la organización de tus facturas de compras en nuestro software ERP de Cloud Gestion.