Fichar en el trabajo consiste en registrar la hora a la cual se entra y se sale de un puesto de Trabajo. Eso permite contabilizar las horas de trabajo de cada empleado, así como su reparto, incluyendo las horas extraordinarias y el motivo. 

Este es un concepto que no es nuevo y algunas compañías lo llevan aplicando en España hace años, aunque aún existen muchas dudas. Hoy veremos más sobre este aspecto, explicando si es obligatorio hacerlo en España y cómo implementarlo.

Cumplimiento normativo en el fichaje laboral en España

Fichar en España ha cambiado para siempre desde la publicación del Real Decreto-Ley 8/2019 del 12 de mayo, que modifica el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Esta ley obliga a que todas las empresas con empleados a cargo implementen un sistema para registrar la jornada laboral, es decir, que es obligatorio fichar siempre, sea cual sea la jornada. 

Características que debe tener un buen sistema para fichar en el trabajo

El empresario está obligado a registrar la hora de entrada y salida exactas y a almacenar la información por un periodo de 4 años como mínimo. Este registro estará disponible para consulta de empleados y sindicatos, los cuales también deben conocer las horas extras y la distribución de la jornada laboral, siendo siempre de fácil acceso. 

También debe ser fiable, preciso, flexible, personalizable y compatible con el sistema de nóminas de la empresa, para evitar errores. El sistema es obligatorio para todos los trabajadores en territorio español y para los que operen en empresas españolas, incluyendo el teletrabajo. 

Infracciones y multas

Incumplir el artículo 34 del ET y no registrar la jornada laboral de empleados podría acarrear sanciones. Hay tres tipos de infracciones, siendo leves, graves y muy graves:

• Infracción leve: una infracción leve consiste en la negativa a informar sobre condiciones laborales, así como no permitir al empleado acceder al registro. La empresa se enfrenta a una pequeña sanción de entre 60 y 625 euros. 
• Infracción grave: la infracción grave ocurre cuando hay irregularidades en el registro de la jornada, así como el impago de horas extras. En este caso, la sanción es de entre 625 y 6.250 euros. 
• Infracción muy grave: se considera infracción muy grave al retraso y al impago de las nóminas. Si la infracción de impago de horas extras se produce en un menor de 18 años, pasará de ser grave a muy grave. Las multas van desde los 6.250 hasta los 187.515 euros. 

Personas exentas 

Aunque la mayoría de personas están obligadas a fichar, hay algunos casos donde se está exento de ello. Vamos a ver los que recoge el artículo 2 del Estatuto de los Trabajadores:

• Alta dirección
• Deportistas profesionales
• Trabajo doméstico
• Artistas de espectáculos públicos
• Penados en instituciones penitenciarias
• Trabajadores con discapacidad en centros especiales
• Abogados que prestan servicios en despachos
• Otros trabajos declarados como relación laboral de carácter especial

Tampoco estarían obligados los trabajadores autónomos y los que están asociados en cooperativas, así como los trabajadores a tiempo parcial que ya estaban obligados a registrar su jornada día a día. Otro colectivo que no está obligado son los funcionarios públicos, aunque es recomendable que lleven el control. 

Ventajas de fichar en el trabajo

El control de las horas de trabajo se hizo para evitar abusos y mejorar sus condiciones laborales, pero realmente tiene más ventajas tanto para empleados como para el propio empresario. 

La primera ventaja es la transparencia, ya que ambos pueden acceder al registro fácilmente. De esta manera, se evitan problemas, malentendidos y se sabe exactamente o que se ha trabajado y como.

La segunda ventaja de fichar en el trabajo es que aumenta la productividad de la empresa. Al evitar horarios irregulares y presiones innecesarias, el trabajador no tendrá tanta presión. Eso le ayuda a ser más eficiente y a conseguir los mejores resultados. 

Otra ventaja tiene que ver con la contabilidad de la empresa. Al llevar un registro exacto de las horas trabajadas, el cálculo de las nóminas y salarios será más sencillo, especialmente si se han realizado horas extraordinarias. 

Sistemas para fichar en el trabajo en España

Hay varias formas de fichar trabajadores correctamente y evitar errores en el registro de fichajes laborales: 

• Sistema manual: este es el sistema clásico, que consiste en la firma manual de la hora de entrada y salida. Antiguamente se hacía de forma manual, pero ahora se puede utilizar una hoja de cálculo. Es el sistema menos recomendado por sus errores y porque no es exactamente preciso, pero puede servir en empresas pequeñas.
• Registro con lectores digitales: las empresas más punteras cuentan con un registro para fichar en el trabajo con lectores digitales. Utilizan un lector o una tarjeta de identificación a la entrada, registrando exactamente la hora de entrada y salida. Es muy preciso, pero es más caro de implementar que otros sistemas. 
• Aplicaciones: el software de registro de horas permite el control horario de una forma sencilla, incluso dando la opción al empleado fichar en el trabajo con el móvil o facilitando las cosas con el teletrabajo. Algunas de las más conocidas son Tempo, Beebole, Personio, Factorial o Control Presencial, entre otras. 

Conclusión

Ya has visto que llevar un control al fichar en el trabajo es fundamental para evitar sanciones y cumplir la normativa. Eso sí, los fichajes son solo uno de los múltiples apartados a controlar en tu compañía, ya que cada parte tiene su normativa y sus particularidades. ¿Hay alguna forma de mantener todo bajo control en un solo lugar?

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