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Vereinsumzug ohne große Probleme über die Bühne bringen

Egal ob Privatperson, Firma Oder Verein, ein Umzug ist immer eine immense Herausforderung und läuft ohne Planung leider nicht reibungslos ab. Da heißt es Umzugskartons packen, Nachsendeauftrag stellen, Kunden und Behörden informieren, Möbel rücken, renovieren und die neuen Räume und die IT wieder entsprechend einzurichten.

Eine Menge Aufgaben, die mit einem Umzug zusammenhängen, obliegen auch der Marketingabteilung, sodass auch diese sorgfältig planen muss. Was der Vereinsumzug für das Marketing bedeutet, lesen Sie hier.

So starten Sie in das Projekt Vereinsumzug

Bei jedem Projekt oder jeder Kampagne gilt – einer muss das Sagen haben. Demzufolge ist in Vorbereitung auf den Umzug eine Person, die mit allen erforderlichen Kompetenzen ausgestattet ist, zu bestimmen.

Diese Person sollte in der Lage sein, einen Projektplan aufzustellen, damit alles reibungslos funktioniert und es nicht zu unerwünschten Zwischenfällen kommt. Dabei sollte sie oder er alle bedeutsamen Termine im Team zu kommunizieren und gegebenenfalls zu festlegen. Ganz wichtig ist auch, dass die Person mit dem Marketing und dem Vereinsvorstand auf Augenhöhe kommuniziert.

Dabei steht er zu allen Fragen im Verein Rede und Antwort, wie z.b.:

• Woher bekommt man Umzugskartons?
• Ab welchem Zeitpunkt ist die Telefone und EDV nicht mehr verfügbar?

Für alle Beteiligten ist es ein Vorteil, einen Projektplan für alle anfallenden Aktivitäten zu erstellen. Dieser gilt für interne Abläufe und auch für die externe Kommunikation.

Den neuen Vereinssitz gilt es geschickt zu beschildern

Selbstverständlich sollen Sponsoren und Vereinsmitglieder den neuen Sitz des Vereins problemlos finden und nicht unnötig in der Gegend herumirren. Aus diesem Grund ist es wichtig, für eine gute Beschilderung am neuen Vereinssitz zu sorgen.

Da eine neue Beschilderung, sprich die Erstellung und der Druck der Schilder, in den meisten Fällen einiges in Zeit in Anspruch nimmt, ist die Druckproduktion der Schilder frühzeitig zu organisieren.

Um Besuchern den Weg zum neuen Sitz des Vereins zu weisen, können beispielsweise Leuchtkästen, Außenwerbung, Tür- und Klingelschilder, Vereinsschilder oder auch Wegweiser auf dem Parkplatz, im Eingangsbereich und im Fahrstuhl infrage kommen.

Sämtliche Online-Einträge sind zu überarbeiten

In der heutigen digitalisierten Welt ist es unabdingbar, auch online die Verlegung des Vereinssitzes bei einem Vereinsumzug zu ändern. Dies zieht eine Änderung der Kontaktangaben und des Impressums auf der eigenen Website und der Social-Media-Kanäle nach sich.

In diesem Zusammenhang müssen natürlich auch die Online-Branchenverzeichnisse und -Telefonbücher und die Presse- und Onlineportale eine Änderung durchlaufen.

Kleiner Tipp: Als praktisch erweist sich eine vereinsinterne Datenbank, in der alle Online-Eintragungen enthalten sind. Ergeben sich Änderungen hinsichtlich des Vereinssitzes, der Vereinsführung oder anderer Informationen, lassen sich diese ohne viel Aufwand schnell finden und ändern.

Die Geschäftsausstattung ist auf den aktuellen Stand zu bringen

Bei einem Vereinsumzug gilt es natürlich auch die Geschäftsausstattung auf den neusten Stand zu bringen.

Hier geht es um das Briefpapier, Visitenkarten, Stempel, Word, Excel- und PowerPoint-Vorlagen.

Nicht zu vergessen ist auch das Aktualisieren der E-Mail Signatur, dem Anrufbeantworter oder vorhandener Textbausteine.

Grundsätzlich sollten alle marketingrelevanten Drucksachen wie Flyer und Broschüren überprüft werden. Überlegen Sie sich gut, welche Produkte neu gemacht werden müssen und welche nicht.

Und wenn Sie schon einmal dabei sind – optimieren Sie den Content.

Auch hier ist zu berücksichtigen, dass die Gestaltung und der Druck all der genannten Dinge einen längeren Zeitraum in Anspruch nimmt. Aus diesem Grund ist es auch an diesem Punkt wichtig, diese Aktualisierung der Inhalte rechtzeitig zu beauftragen. Dann besteht auch keine Gefahr, dass angekommen am neuen Vereinssitz die neue Geschäftsausstattung noch nicht zur Verfügung steht und beispielsweise das Briefpapier händisch abzuändern ist.

Kommunizieren Sie den Umzug richtig

Zum Marketing gehört die Kommunikation nach Außen, wie das Amen in die Kirche. Informieren Sie Ihre Sponsoren, Mitglieder, Redaktionen und alle anderen Partner frühzeitig über Ihren Umzug. Dies sollten Sie Monate vor dem Umzug und auch Monate nach dem Umzug immer wieder kommunizieren. Ein markanter Button auf der Website, ein Störer auf Ihren Briefen oder ein auffälliger Hinweis in der E-Mai-Signatur sind Möglichkeiten, wie Sie jeden informieren.

Mit einem Sonder-Newsletter oder einer Mailingaktion können Sie auf die neue Adresse zusätzlich hinweisen.

Verbinden Sie Ihren Umzug mit einem Vereinsfest und informieren Sie die Öffentlichkeit per Pressemitteilung. Ein Tag der offenen Tür als Einzugsfeier bietet Ihnen die Chance, Ihr Image zu verbessern und die Bindung mit wichtigsten Akteuren zu festigen.

Auch die Kommunikation innerhalb des Vereins muss stimmen. Ein nicht zu vernachlässigendes Ärgernis für Ihre ehrenamtliche oder hauptamtlichen Mitarbeiter kann beispielsweise ein längerer Anfahrtsweg oder die neuen Büroräume sein. Sofern Sie einen Betriebsrat haben, binden Sie diesen transparent in alle Vorgänge mit ein.

Aus alt mach neu

Ein Umzug ist nicht nur mit Stress verbunden. So lässt sich ein Vereinsumzug auch gleich dazu nutzen, auszumisten oder auch neue Systeme oder Abläufe zu etablieren, die ein erfolgreicheres und praktischeres Arbeiten ermöglichen. Die Belegschaft ist einzubeziehen, wenn es um die Klärung geht, wer beispielsweise Akten vernichtet oder welche Materialien oder Dokumente am neuen Vereinssitz nicht vonnöten sind.

Abteilungsintern gilt es auch zu besprechen, ob Bedarf an neuen Einrichtungsgegenständen besteht oder wie die Raumverteilung oder Sitzordnung am besten zu organisieren ist.

Aus Erfahrung haben wir gelernt, dass es ratsam ist, im Vorfeld eines Vereinsumzuges eine Inventarliste zu erstellen.

Diese bietet nicht nur einen Überblick über vorhandene Bestände, unterstützt bei der Platz- und Raumplanung, sondern ermöglicht auch gleich einen genauen Blick auf die Dinge, die zu entsorgen sind. Dies wiederum spart jede Menge Zeit, die in Vorbereitung des Umzugs anderweitig aufzubringen ist.

Bilder sagen mehr als tausend Worte

Dokumentieren Sie das Projekt mit Fotos. Erstellen Sie eine Fotostrecke oder ein Fotobuch als Erinnerung für alle Helfer. Aber auch für das Vereinsarchiv ist es sehr wichtig, dass man in 100 Jahren sieht, wie Sie umgezogen sind. Setzen Sie Ihren neuen Vereinssitz richtig in Szene und nutzen Sie dafür einen Profi. Damit haben Sie die perfekten Fotos für Ihre Vereinswebsite, PR-Kampagnen oder Social-Media-Accounts.

So klappt es mit dem Umzug

Wenn ein Verein oder ein Verband mit allen seinen Dingen umzieht, dann gibt es viel zu tun. Damit das Vorhaben gelingt und Sie am neuen Vereinssitz nicht ohne Möbel dastehen, sollten Sie ein professionelles Umzugsunternehmen beauftragen.

Auch in Vereinen sind die Zeiten vorbei, wo jede*r mal eben anpackt. Private Termine und die Arbeit lassen selbst am Wochenende kaum Raum und Zeit, um bei einem Vereinsumzug zu helfen.

Und was ist, wenn mal was passiert? Aus Gründen des Versicherungsschutzes ist es zudem dringend zu empfehlen, den Vereinsumzug in qualifizierte sowie zuverlässige Hände zu geben.

Lesen Sie hier, warum Sie lieber auf den Profi setzen sollten, anstatt den Umzug mit Ihren Kolleginnen und Kollegen, Freunden und Bekannten durchzuführen.

Mit der richtigen Hilfe entspannt umziehen

In Ihrem Vereinsalltag haben Organisationen bereits so schon sehr viel um die Ohren. Mit einem Umzugsunternehmen können Sie sich einfach zurücklehnen.

Vom Einpacken vor dem Umzugstag und bis hin zum Auspacken vor Ort wird jeder Handgriff professionell organisiert. Der Umzug für den Verein kann somit voll in vertrauensvolle Hände gegeben werden. Die Kisten zu verpacken sowie das Schleppen gehört zum Tagesgeschäfts eines Umzugsbetriebes. Schweres Mobiliar, unhandliche große Elektrogeräte oder Computer werden sorgfältig im Umzugsfahrzeug verstaut. Kurzum: Professionelle Partner, wie die Umzugshelfer aus Berlin, kümmern sich um alles.

Damit der Vereinsbetrieb schnell wieder gewährleistet werden kann, hilft der Full Service von cleveren Umzugshelfern perfekt und unterstützt das gesamte Prozedere vor dem Umzug und während des Umzugs selbst.

Versichert umziehen

Die meisten Umzugsunternehmen bieten Versicherungen an, falls doch mal etwas zu Bruch gehen könnte. Unfälle und Fremdverschulden können überall einmal passieren. Doch für den Fall der Fälle hilft die Versicherung dabei, den Schaden auszugleichen.

Aufbau und Montage von Möbeln

Der Vereinsumzug ist aber nicht nur den Transport von A nach B erledigt. Auch der Aufbau und die Montage von Möbeln gehört dazu. Nicht jeder Mensch hat ein handwerkliches Geschick und kennt die Tipps und Tricks beim Möbelaufbau. Ein weiterer Vorteil für ein Umzugsunternehmen. Diese bauen täglich Möbel aller Art auf und ab. Und sind im Vergleich zu einem Laien deutlich schneller und effektiver.

Das richtige Fahrzeug

Wer schon einmal privat umgezogen ist, kennt das – erst mit dem Verpacken des Inventars und der Möbel sieht man, wie groß das eigentliche Volumen ist. In der Regel reicht hier nicht das eigene Auto. Ein LKW oder ein Transport muss hier gemietet werden. Umzugsunternehmen haben hier den Vorteil, dass sie eine eigene Flotte haben. Dadurch müssen Sie sich als Organisation nicht um ein Fahrzeug kümmern.

Das nervt am Umzug am meisten

In einer Umfrage von ENBW haben die Befragten folgende Antworten gegeben, was ihnen an einem Umzug am meisten nervt:

• Kisten schleppen (51%)
• Renovierung der alten Wohnung (47%)
• Schäden, die beim Umzug entstehen (45%)

Bei zwei der drei Hauptgründe profitieren Sie mit einem professionellen Umzugsunternehmen.

Das Fazit lautet – Gut geplant ist halb gewonnen

Auch wenn sich ein Privatumzug von einem Vereinsumzug in einigen Punkten gravierend unterscheidet, lautet bei beiden das Motto: „Planen, Planen und nochmals Planen.“ Nur dann gelingt es allen Beteiligten, den Umzug ohne Probleme über die Bühne zu bringen. Für einen Verein ist es wichtig, frühzeitig eine Liste mit Drucksachen, Materialien und anderen Dingen, auf denen Kontaktinformationen zu finden sind, zu erstellen. Der neue Vereinssitz bietet auch eine gute Gelegenheit für eine weitreichende, medienübergreifende Informationskampagne.

Ein professioneller Umzugshelfer kümmert sich von der ersten bis zur letzten Minute um den perfekten Umzug für Ihren Verein. Starten Sie an Ihrem neuen Vereinssitz in null Komma nichts wieder voll durch.

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