O computador é como a sua mesa de trabalho, quanto mais limpa e organizada melhor a produtividade!

Eu sempre tento manter no portátil apenas o que uso. Deste modo permito que o computador não fique sobrecarregado, evitando ficheiros repetidos e obtendo um melhor desempenho. Também garante que o mais importante está guardado e não se perderá em caso de problema. Como trabalho bastante com o disco externo, faço backups com muita frequência. Também denoto que manter o computador organizado não é assim tão difícil se você criar um lugar para cada coisa.

Aqui fica uma checklist para o ajudar a organizar-se:

1) Ambiente de trabalho (ou desktop)

Deixar ficheiros ou pastas no ambiente de trabalho torna o seu computador mais lento. Além disso, se precisar projectar ou usar o seu computador em um local público, é inevitável que as pessoas fiquem olhando para o que tem no écran assim que o computador se liga!
Eu deixo o meu ambiente de trabalho sempre limpo, sem ficheiros ou pastas. Deste modo é bem mais fácil de habituar-se a mantê-lo assim. No meu caso, como uso Macintosh, não preciso de atalhos de programas uma vez que os mesmos já aparecem na dock (a barra inferior com os ícones).

2) Documentos de Texto / Fotografias / Vídeos / Filmes / Música

O segredo nesta secção é decidir muito bem quais as pastas que vai criar para organizar os seus ficheiros. Eu tenho "documentos", "downloads", "fotos" e "projectos". Não preciso mais do que isso.

Dentro dos documentos tenho ficheiros de caracter geral (planilhas da casa, cifras, etc). Confesso que a pasta está praticamente vazia uma vez que faço backup frequentemente!

"Downloads" funciona como uma inbox, na qual todos os ficheiros descarregados da internet vão para lá. Porém, eu não permito que eles lá permaneçam, rapidamente apago ou movo para o local certo.

Em "fotos" criei sub-pastas cuja nomenclatura inclui o numero do album, a data e o evento. Por exemplo, "Album 35 Out31 Concerto do Duo em Surrey". Fica um pouco comprido mas este é o método que uso há anos e resulta comigo: tenho os albuns por ordem de data, com o respetivo dia e tipo de evento (passeio, concerto, local especifico, etc). Vou fazendo backup (muito) frequentemente para dentro da pasta "2015" que está no meu disco externo. No momento de procurar é bem prático. A cada novo ano renomeio os álbuns iniciando no número um e seguindo a mesma estratégia anteriormente referida.

Em "Projectos" vou criando subpastas para agrupar os ficheiros de cada projecto. Por exemplo, no mês passado estava editando os vídeos do 1st Brazil Alive. Então tinha a subpasta do evento na qual organizei todas as entrevistas que editei. Eu digo "tinha" pois como o evento já aconteceu, eu copiei toda a pasta Brazil Alive para o meu disco externo e apaguei do disco rígido. Deste modo não sobrecarrego o computador e é fácil achar os outros projectos.

Lembre-se que se você criar pastas com os nomes específicos de cada secção desde raiz, torna-se bastante mais fácil de manter organizado. Evite manter pastas que não usa ou que têm conteúdos semelhantes. Estude o que funciona para você.

Eu não tenho pasta de vídeos ou filmes no meu computador. Mesmo tendo vídeos ou filmes que gosto muito, mantenho no sistema apenas o atual. Assim sendo, quando quero ver um filme ou assistir a uma vídeo-aula, ligo o disco externo e essa mesma pasta está lá com tudo bem organizado.

No que diz respeito à pasta de música a situação é semelhante. Eu oiço vários estilos diferentes a cada momento do dia e não faz sentido, para mim, manter tudo no meu portátil. Novamente, tenho a pasta "música" no disco externo e dentro dela as subpastas organizadas por artistas e álbuns. Este fim de semana pediram para colocar música ambiente durante o intervalo da festa de Halloween que fui tocar. Foi só ligar o disco externo no computador e escolher o album que estava mais relacionado com o momento em questão. Como podem imaginar foi simples e sem perdas de tempo. Bastou escolher o álbum e clicar em play!

3) Programas / Aplicações

Hoje em dia cada vez mais temos software para tudo. Lembro-me de experimentar várias aplicações de Pomodoro para ver qual a que funcionava melhor para mim. Mas, por vezes, esquecemo-nos de as apagar, e elas ali ficam ocupando espaço em disco no nosso computador. Acontece também termos aplicações que já não usamos mais, mas nem nos apercebemos e, de algum modo, tornam-se mais um "lixo" ali. No Macintosh é fácil de manter todos os programas dentro da mesma pasta. Sempre que instalar um programa não se esqueça de conferir se está indo para a sua pasta de aplicações!

4) Dropbox / Google Drive

Existem ficheiros que se usam inúmeras vezes ou que são bem importantes, como logotipos de empresa, cartazes em fase de promoção, documentos pessoais, o ebook que se está lendo no momento, etc. Esses ficheiros eu mantenho no google drive por vários motivos:
- geralmente são ficheiros partilhados
- posso ter acesso a eles através do telemóvel/celular ou de qualquer outro computador ou tablet (sem precisar de os repetir)
- são ficheiros com constante atualização (o que evita ter diferentes versões se fosse feito o backup no disco externo)

Considerações finais

O computador é algo pessoal. As configurações do mesmo deverão adaptar-se considerando o estilo de vida, profissão e gosto pessoal de cada pessoa.

• Escolha o nome das suas pastas de modo que funcione para si. Evite nomes aleatórios ou redundantes. Se algum ficheiro ficar deslocado, repense a organização ou a necessidade de o manter. 
• Evite pastas temporárias. Se realmente precisar de uma "Inbox" (eu uso para downloads temporários da internet ou do email) procure visualizar o ficheiro e movê-lo imediatamente para o seu local correcto, seja ele outra pasta ou a lixeira.
• Deixe-o prático, leve e sem lixo! A sua produtividade aumenta, bem como o desempenho do computador, quando você sabe o lugar de cada ficheiro e não fica perdendo tempo procurando em várias pastas a versão mais recente do seu trabalho.

Noutra hora irei falar mais detalhadamente da organização no meu disco externo e de como eu armazeno dados importantes que não tenho no meu computador! :-)