Cuando pensamos en gestión de proyectos, posiblemente una de las primeras imágenes que nos viene a la cabeza es la construcción de grandes edificios o infraestructuras, pero pocas veces pensamos lo mismo cuando estamos viendo una película en el cine.

En el artículo de hoy, quiero explicaros como aplica la gestión de proyectos en cada una de las fases de la creación de una película.

Fase de Inicio/Planificación

Definición del Alcance: Una vez aprobado el presupuesto general, la planificación de una película comienza con la definición en detalle del alcance.

Esto implica acabar de concretar el género de la película, el tipo de historia que se contará y el enfoque general.

Tomemos como ejemplo «The Lord of the Rings», dirigida por Peter Jackson. Este proyecto comenzó con una visión ambiciosa de adaptar la obra maestra literaria de J.R.R. Tolkien en una trilogía de películas.

Constitución del Equipo: La elección de los miembros clave del equipo es crítica. En el caso de «The Lord of the Rings», se seleccionaron actores de renombre como Elijah Wood, Ian McKellen y Viggo Mortensen, y se contó con el talento de Peter Jackson como director.

La gestión de proyectos aquí implica no solo la selección de talento, sino también la negociación de contratos y la coordinación de horarios, ya que las agendas de los actores y el equipo de producción deben sincronizarse para que la filmación pueda comenzar.

Fase de Ejecución: Producción de la Película

Producción: Esta es la fase en la que se filma la película siguiendo un calendario meticulosamente planificado. En el caso de «The Lord of the Rings», el rodaje tuvo lugar en ubicaciones espectaculares en Nueva Zelanda.

La gestión de proyectos en esta etapa implica asegurarse de que todos los aspectos técnicos estén en su lugar: desde la coordinación de escenarios y vestuario hasta la gestión de los efectos especiales y la programación de escenas clave.

Gestión de Recursos: En una producción de esta magnitud, la gestión eficiente de los recursos es fundamental. Esto incluye la gestión de presupuestos, la programación de personal y la coordinación de equipos de filmación.

Fase de Control: Monitoreo y Ajuste

Supervisión de la Producción: En esta fase, el equipo de gestión de proyectos supervisa de cerca el progreso de la producción.

Se siguen los hitos y los cronogramas, y se resuelven los problemas a medida que surgen.

Por ejemplo, durante la filmación de «The Lord of the Rings», surgieron desafíos inesperados, como condiciones climáticas impredecibles en Nueva Zelanda. Esto implicó la toma de decisiones rápidas para ajustar el cronograma y garantizar que se cumplieran los plazos.

Control de Calidad: La calidad es esencial en la producción cinematográfica. En esta etapa, se realizan revisiones de las tomas y se garantiza que la dirección artística y técnica cumpla con los estándares establecidos.

Los directores y los editores trabajan juntos para asegurarse de que la película esté tomando la forma deseada.

La película «Avatar», dirigida por James Cameron, es un ejemplo de una producción que enfocó mucho tiempo y esfuerzo en el control de calidad, lo que resultó en efectos visuales revolucionarios.

Control de Costos y Recursos: La gestión de proyectos también implica mantener un control riguroso sobre los costos y los recursos.

Durante la producción de «The Dark Knight», la gestión eficiente de recursos permitió mantener el presupuesto bajo control, a pesar de las demandas de una película de alto perfil. Esto incluyó la gestión de gastos de producción, salarios de actores y costes de efectos especiales.

Seguridad: La seguridad es una preocupación constante en la producción cinematográfica y uno de los aspectos que se toman en cuenta a la hora de gestionar los riesgos del proyecto.

Los equipos de gestión  trabajan en estrecha colaboración con especialistas en seguridad para garantizar que todas las prácticas sean seguras tanto para el elenco como para el equipo de producción.

Durante el rodaje de «The Dark Knight», se tomaron precauciones adicionales para garantizar la seguridad de los actores y del equipo durante las secuencias de acción, algunas especialmente peligrosas.

Fase de Cierre: Postproducción y Estreno

Evaluación Final: Al final de la producción, se realiza una evaluación final. Se revisa el presupuesto, el cronograma y la calidad del producto.

Los errores y los logros se documentan como lecciones aprendidas para aprender de ellos en futuros proyectos. En el caso de «Titanic», la fase de control reveló que se había superado el presupuesto inicial, pero la calidad de la película y su éxito posterior hicieron que valiera la pena.

Ajustes Finales: Si se detectan problemas o deficiencias en la fase de control, se realizan ajustes finales en la postproducción para garantizar que la película esté lista para su estreno. Esto puede implicar regrabaciones, ediciones adicionales o cambios en los efectos especiales.

Como pódeis ver, la gestión de proyectos es totalmente imprescindible para llevar a buen puerto cualquier iniciativa cinematográfica, y las buenas prácticas de gestión nos aseguran que el proyecto está controlando y gestionado en todo momento.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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