Die digitale Welt bringt eine gewisse Ungeduld mit sich. Wer an eine Welt gewöhnt ist, in der alles auf Knopfdruck funktioniert, wartet nur ungern zwei Wochen auf eine Rückmeldung zu seiner Bewerbung. Immer mehr Kandidaten wünschen sich schnellere Bewerbungsprozesse. Allerdings werden sie oft enttäuscht. Helfen kann ein Bewerbermanagementsystem.

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Recruiting: Ungeduld der Kandidaten nimmt zu

Die softgarden-Erhebung „Ideales Bewerbungsverfahren aus Kandidatensicht“ belegt: 60 Prozent der Bewerber finden, dass der Gesamtprozess von der schriftlichen Bewerbung bis zur finalen Zu- oder Absage nicht länger als einen Monat dauern sollte.

Kandidaten sind inzwischen an eine Welt gewöhnt, in der in vielen Bereichen alles auf Knopfdruck funktioniert. Sie laden online Bücher herunter, ohne den Weg in den Buchladen machen zu müssen. In der U-Bahn rufen sie geschäftliche Mails ab. Und auf dem Heimweg bestellen sie sich per App eine Pizza. Die liegt bereits dampfend vor der Haustür, wenn sie nach Hause kommen. Bezahlt ist sie auch – dank smartem Pay-Algorithmus innerhalb der Bestell-App. Alles geht schnell und unkompliziert.

Candidate Experience hinkt den Erwartungen hinterher

Diesen Komfort wollen Kandidaten auch im Bewerbungsprozess erleben. So warten sie beispielsweise nicht mehr gerne auf Feedback, nachdem sie sich per One-Click-Bewerbung oder einem Swipe über eine Bewerbungs-App beworben haben. 64 Prozent der Kandidaten erwarten laut der bereits erwähnten softgarden-Befragung eine Einladung zum Bewerbungsgespräch binnen zwei Wochen.

Für sie sind lange Verzögerungen im Recruiting-Prozess unbegreiflich: Beworben haben sie sich innerhalb Sekunden, aber die Rückmeldung lässt Wochen auf sich warten? Diese Diskrepanz ist für Talente nicht nachvollziehbar und lässt die Candidate Experience leiden. Das hat laut einer zweiten softgarden-Studie unter dem Titel „Wie nehmen Kandidaten aktuell den Recruiting-Prozess wahr?“ Konsequenzen. Dieser zufolge haben 42,5 Prozent der befragten Talente schon einmal eine Bewerbung abgebrochen, weil sich der Arbeitgeber zu viel Zeit gelassen hat. Arbeitgeber vergeben damit erhebliche Recruiting-Potenziale.

Warum dauert’s im Recruiting so lange?

An dieser Stelle muss allerdings eine Lanze für Personalsuchende gebrochen werden. Dass sich Recruiting-Prozesse lange hinziehen, liegt oft nicht am bösen Willen der Recruiter. Denn die Arbeit fängt erst richtig an, sobald Bewerbungen eingegangen sind. Diese müssen im nächsten Schritt vorselektiert und dem Recruiting-Team zur Verfügung gestellt werden. Nun wird zusammen die finale Auswahl getroffen, welches Talent zum Jobinterview eingeladen wird. Wer all das manuell über Excel-Listen und E-Mail-Absprachen oder in langen Meetings abarbeiten muss, weiß, wie viel wertvolle Zeit das kostet.

Was nicht sein müsste: Mit Einem passgenauen Bewerbermanagementsystem können Recruiter den größten Zeitfressern im Recruiting getrost Adieu sagen und Kandidaten schneller Feedback geben. Für alle Prozesse im Bewerbermanagement gibt es passende digitale Funktion am Markt, die Papier, Excel-Listen oder überflutete E-Mail-Postfächer überflüssig machen.

Mehrwerte eines Bewerbermanagementsystems

Die Positiv-Effekte lassen nach der Einführung eines Bewerbermanagementsystems nicht lange auf sich warten:

• Mehr Effizienz in der HR-Arbeit.
• Mehr Raum für die Kommunikation mit dem Bewerber.
• Kandidaten wissen jederzeit über den Status quo im Bewerbungsprozess Bescheid.
• Zufriedenere Talente.

Doch wie kann ein Bewerbermanagementsystem Recruiter nun konkret unterstützen? Vereinfacht gesagt, steuern Arbeitgeber mit einem Bewerbermanagementsystem ihre kompletten Recruitingprozesse und die gesamte Candidate Journey. Das Angebotsportfolio innerhalb der Systeme reicht von Karriere-Seiten und Jobportalen, die sich an die hauseigene Website anbinden lassen über Multiposting-Funktionen, mit denen sich eine Stellenanzeige zeitgleich auf zig Jobbörsen schalten lassen und CV-Parsing-Tools zum automatischen Auslesen von Lebensläufen im PDF Format bis hin zu Talent-Pools und modernster Technik für Videointerviews. Integriert sind auch Active-Sourcing-Anwendungen, die es ermöglichen, mit wenigen Klicks das ganze Netz nach Kandidaten zu durchsuchen. Alle Funktionen interagieren im Optimalfall nahtlos miteinander und tauschen automatisch Daten aus.

Schnelles Feedback gegenüber Kandidaten

Und wie beschleunigt das den Bewerbungsprozess? Schnelleres Feedback für Kandidaten wird auf diesem Weg dadurch erreicht, dass Recruiter innerhalb der Bewerbermanagementlösung mit wenigen Klicks auswerten, wie gut ein Kandidat mit seinem Profil zu einer ausgeschriebenen Stelle passt. Matching nennt sich das, wenn ein smarter Algorithmus die Skills eines Talents mit den Anforderungen einer Vakanz abgleicht und dem Personalsuchenden ein Ranking mit den am besten passenden Talenten präsentiert. Was früher Tage beanspruchte, ist nun binnen Sekunden erledigt.

Früher etwas despektierlich als Robot Recruiting abgewertet, ist der Einsatz solcher digitalen Auswahlsysteme inzwischen stark verbreitet. Die Tools arbeiten hochzuverlässig und immer mehr Recruiter kommen laut der Studie Recruiting Trends 2019 der Universität Bamberg auf den Geschmack. Laut dieser finden „vier von zehn der Top-1.000-Unternehmen, sechs von zehn der IT-Unternehmen sowie drei von zehn Kandidaten“ den Einsatz der „Robot Recruiter“ gut. „In der Generation Z sind es sogar vier von zehn Kandidaten.“

Robo Recruiter kommen in der Personalbeschaffung an

Aufgrund der steigenden Akzeptanz hat sich die Nutzung solcher digitalen Helfer bei den Top-1.000-Unternehmen im Vergleich zum Vorjahr fast verdoppelt. In der Studie heißt es weiter: „Auch wenn die Nutzungszahlen aktuell noch eher gering sind, zeichnet sich ein steigender Trend ab. Dieser wird auch dadurch gestützt, dass der Einsatz eines solchen Auswahlsystems von weiteren 6,9 Prozent der Top-1.000-Unternehmen geplant ist.“

Doch damit ist ein Bewerbermanagementsystem mit seinem Latein noch nicht am Ende, wenn es um die Beschleunigung des Recruitings geht. Mit einem Klick kann das Kandidaten-Ranking des Robo Recruiters mit allen berechtigten Entscheidungsträgern des Recruiting-Teams geteilt werden. Um sich final abzustimmen und die Kandidaten herauszufiltern, die zum Jobinterview eingeladen werden sollen, sind mit einem guten Bewerbermanagementsystem weder Meetings oder Telefonate nötig. Stattdessen läuft alles über das Tool. Und so funktioniert es: Das Team bewertet Talente mittels einer Scorecard. Die Bewerber mit dem höchsten Score erhalten eine Einladung zum Jobinterview.

Rückmeldungen gegenüber Kandidaten sind auf diese Weise innerhalb weniger Stunden möglich. Übrigens können Zu- und Absagen für das Jobinterview im darauffolgenden Schritt ebenfalls über das eingesetzte Bewerbermanagementsystem versandt werden.

Fazit: Eine Bewerbermanagementsoftware löst manche Herausforderung in puncto Mitarbeitergewinnung und lässt Talente zufriedener zurück. Lesen Sie in unserem One-Pager, wie sich mit einem Bewerbermanagementsystem die sieben schlimmsten Zeitfresser eliminieren lassen.

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