Suggerimenti per organizzare Eventi Virtuali di successo

Gli organizzatori di Eventi (dalla grande manifestazione, al concerto, alla mostra o anche alla “semplice” riunione a  livello professionale), lavorano con regolarità su un approccio strategico: pianificano e programmano l'evento sempre tenendo ben in mente quelli che potrebbero essere gli scenari peggiori.

A noi dello studio JooMa è capitato spesso di organizzare seminari, convegni nonché anche manifestazioni culturali e, di norma, abbiamo sempre pianificato in modo da prevenire eventuali problematiche sempre nell’ottica di possibili soluzioni alternative, mettendo in campo un piano “B”, un piano “C” e via dicendo!

La pandemia globale del Corona Virus, con certezza, non rientrava nell’elenco degli scenari peggiori e, probabilmente, nessuno ha mai pensato ad una tale crisi sanitaria globale che ha preso d'assalto il mondo intero. 

Con l'avvento del COVID-19, sono state imposte restrizioni ai viaggi ed alle riunioni pubbliche o private per garantire la sicurezza sanitaria, le nazioni sono entrate in scenari di blocco, ponendo fine alle attività e agli eventi in tutto il mondo. 

L'industria degli eventi è una delle entità maggiormente colpita dal COVID-19, di conseguenza, tutto ciò che era stato programmato, è stato, in un colpo solo, cancellato ma lo spirito innato di adattamento ha cercato di risolvere questo blocco, favorendo un passaggio repentino agli Eventi Virtuali.

Nell’ultimo periodo il virtuale è diventato la nuova normalità e la percentuale di Eventi Virtuali si è improvvisamente impennata. 

Le organizzazioni che non hanno mai pensato di spostare online i propri eventi si stanno adeguando, stanno anche loro progettando il passaggio al virtuale, e per questo organizzare riunioni e conferenze quotidiane con dipendenti remoti è diventato parte integrante di ogni settore. 

Al giorno d'oggi, Internet è pieno di un'ampia gamma di piattaforme per Eventi Virtuali che offrono servizi completi e danno la possibilità di organizzare riunioni, conferenze, fiere, lanci di prodotti, ecc. con gran semplicità. 

Una piattaforma che offra funzionalità e strumenti coinvolgenti, amplifica l’interattività col pubblico e le sue funzionalità possono consentire ai partecipanti virtuali di avere conversazioni individuali in tempo reale tramite chat audio/video dal vivo. 

L'industria degli eventi ha escogitato nuovi metodi creativi per sfruttare la tecnologia e far progredire il ​​business; le nuove innovazioni e la creatività nel campo della tecnologia degli Eventi Virtuali hanno fatto un ulteriore passo avanti. 

In questo post, cercheremo di condividere una serie di suggerimenti per organizzare Eventi Virtuali di successo. 

Cosa sono gli Eventi Virtuali?

"Un evento organizzato su una piattaforma on line è noto come Evento Virtuale".

A differenza degli eventi fisici, gli Eventi Virtuali non vengono organizzati in una sede specifica bensì coinvolgono un gruppo di persone su Internet per connettersi e condividere informazioni in uno spazio virtuale. 

Gli Eventi Virtuali sono “scalabili” e consentono alle persone, potenzialmente di tutto il mondo, di accedervi da postazioni remote, inoltre una piattaforma per Eventi Virtuali consente di raggiungere uno spettro più ampio di pubblico a livello globale, con conseguente migliore copertura e partecipazione. 

Molte organizzazioni hanno scelto di passare al virtuale con i loro eventi e conferenze per far dare continuità al proprio ​​business poiché consentono ai partecipanti di accedere all'evento dalla comodità del proprio spazio, offrendo allo stesso tempo esperienze coinvolgenti.

Come organizzare un evento virtuale di successo?

Per organizzare un evento virtuale di successo, abbiamo creato una lista di controllo. 

Quando si pianifica di organizzare un evento virtuale di successo sarà necessario tenere a mente i seguenti punti:

1. Determina lo scopo del tuo evento

Perché vuoi organizzare un evento virtuale? Cosa vuoi ottenere? 

Le risposte a queste domande dovrebbero essere chiare nella tua mente. 

Una volta che conosci lo scopo del tuo evento, devi conoscere il tuo potenziale pubblico di destinazione. 

Cosa vuoi trasferire loro? 

Quindi decidi se il tuo evento sarà live, on demand o entrambi e se il tuo evento sarà  gratuito o a pagamento. 

2. Distribuisci i ruoli e le responsabilità

Distribuisci al tuo team ruoli specifici nei rispettivi campi di competenza. Assegna incarichi ai membri del team responsabili della raccolta dei dati e della gestione delle registrazioni, al supporto tecnico, ai  rappresentanti della chat, all’assistenza clienti, all’host, ecc.

3. Pianifica il tuo budget 

Definire un budget è fondamentale per organizzare qualsiasi tipo di evento e lo stesso vale per gli Eventi Virtuali. 

Definisci il budget in anticipo per evitare problemi dell'ultimo minuto. 

Alloca il budget in base alle varie fasi ovvero decidi il budget per le promozioni, per i fornitori di servizi, per il supporto tecnico, per i membri del team e così via.

4. Crea contenuti accattivanti

E’ una regola fissa: “Content is the King” sia che tu stia pianificando un evento in presenza che uno virtuale. 

Con gli Eventi Virtuali, il contenuto rimane un “sempreverde” e può essere utilizzato in seguito sia sui siti Web che, ad integrazione, sui social media. 

I contenuti preparati per eventi in presenza e quelli virtuali sono leggermente diversi: a questo proposito mantieni sempre discorsi e presentazioni brevi e coinvolgenti. 

Negli Eventi Virtuali i partecipanti sono connessi tramite uno schermo: le presentazioni lunghe provocano l'abbandono dei partecipanti in quanto le persone non riescono e non possono fissare uno schermo per lunghe ore. 

Se il discorso o le conversazioni diventano monotone, i partecipanti scapperanno via.

Di contro, nelle sessioni, bisognerebbe incorporare attività coinvolgenti per ottenere opinioni ed coinvolgere i partecipanti sull'evento in modo divertente.

5. Seleziona gli strumenti e la tecnologia adatti

Con gli Eventi Virtuali, invece di selezionare un luogo fisico, è necessario selezionare la giusta piattaforma digitale dove operare. 

Scegli una piattaforma che offra funzionalità interattive e ti consenta di ospitare senza limiti al numero di partecipanti. Tutto ciò si traduce nella massimizzazione della portata del tuo evento. 

La giusta piattaforma per riunioni ed Eventi Virtuali ti consentirà di elaborare domande e risposte, quiz, giochi, concorsi, ecc. 

Oltre a ciò, la piattaforma dovrebbe consentirti di interagire e fare rete in tempo reale tramite funzionalità di chat di testo / audio / video dal vivo.

6. Promuovi correttamente l'evento

Il tuo evento non è di alcuna utilità finché il tuo pubblico non ne conosce l’esistenza. 

Usa interazioni tramite social media, direct mail, pubbliche relazioni, ecc. per promuovere il tuo evento e raggiungere il tuo pubblico potenziale.

7. Seleziona accuratamente la data e l'ora

Mentre selezioni la data e l'ora per il tuo evento virtuale, fai delle ricerche e confrontati con i tuoi collaboratori con un brainstorming. 

Assicurati che la data selezionata non si sovrapponga ad altri eventi o festività che potrebbero influire sul numero dei partecipanti. 

8. Esegui un test in anticipo

Testare tutto in anticipo previene problematiche dell'ultimo minuto o, peggio, errori tecnici. 

Prima dell'evento vero e proprio, prova tutto, dalla piattaforma alle connessioni Internet fino a tutti i requisiti necessari, verifica che la tua connessione Internet sia affidabile e con la larghezza di banda necessaria per ospitare un vasto pubblico. 

Un giorno prima dell'evento, chiedi a relatori e colleghi di riunirsi in uno spazio virtuale per fare una prova generale dell’evento, per pianificare un piano di riserva per improvvise interruzioni dell'ultimo minuto ed infine, se necessario pre-registrare il contenuto.

9. Pianifica la corretta configurazione

Posiziona il tuo laptop su una superficie solida all'altezza degli occhi e guarda direttamente nella webcam invece che sullo schermo. 

Scegli un luogo privo di rumori di fondo e con un'illuminazione sufficiente per rendere professionale il tuo evento. 

Non sederti rivolto all'indietro verso la luce perché apparirai scuro. Indossa cuffie e microfono per evitare qualsiasi disturbo del suono mentre parli con i partecipanti virtuali.

10. Ci siamo, premi il pulsante on-line

Pochi minuti prima dell'evento e prima di andare in diretta, invia ai partecipanti un promemoria. 

Invia un link di accesso diretto per partecipare alla sessione in corso. 

Attendi che altri partecipanti si uniscano prima di iniziare, ma continua a interagire con i partecipanti che sono già presenti per tenerli coinvolti. 

11. Mantieni i partecipanti coinvolti durante l'evento virtuale

Mantieni i tuoi partecipanti coinvolti per evitare che abbandonino durante la sessione. 

Fai in modo che i discorsi siano brevi e semplici per tenerli impegnati. 

Organizza sessioni di domande e risposte, sondaggi dal vivo, ecc., anche per ottenere le loro preziose informazioni. 

12. Chiedi il riscontro ad evento terminato

Al termine dell'evento, ricontatta i partecipanti entro circa un giorno, invia loro sondaggi via e-mail per determinare cosa gli è piaciuto e cosa non è piaciuto. 

Puoi anche condividere i momenti salienti dell'evento. 

Chiedi di descriverti la loro esperienza all'evento e il loro feedback per migliorare gli eventi futuri e cerca di conoscere la mentalità del tuo pubblico, cosa interessa e cosa no, e identifica gli ostacoli. 

Siamo tutti entrati in un nuovo mondo in cui il virtuale è la nuova normalità. 

Non sei ancora passato agli Eventi Virtuali? Inizia, ora! 

Vuoi qualche informazione in più? Vuoi essere seguito le prime volte da persone esperte? Hai la necessità di organizzare degli Eventi Virtuali ma non hai il tempo ed il know how per farlo? 

Affidati agli esperti dello Studio JooMa, chiamali con fiducia e consigliati con loro… non pungono!