Gestire i documenti in azienda è un processo che comporta una serie di attività da portare avanti con efficacia. Se questo procedimento non viene effettuato nel modo corretto, potrebbe rappresentare un grande dispendio di tempo e di risorse economiche. Al contrario, agire con una gestione dei documenti efficiente permette di svolgere un’attività lavorativa nel migliore dei modi, dedicandosi anche ad un maggiore potenziamento di alcuni settori del business, visto che si possono destinare ulteriori risorse verso altri ambiti aziendali. Naturalmente gestire i documenti e conservarli diventa per le imprese e per i professionisti sempre più una necessità.

A quanto corrispondono i tempi di conservazione dei documenti aziendali

Conservare, protocollare e archiviare i documenti in formato digitale è essenziale per un’azienda. A questo proposito può essere d’aiuto Regystrum, software per la protocollazione, archiviazione e assegnazione di documenti.

Con questo programma i file vengono archiviati nel drive Google. In questo drive Regystrum opera creando delle cartelle d’archivio su internet, che vengono ordinate per anno, mese e numero di protocollo. Gli utenti hanno a disposizione un motore di ricerca per trovare immediatamente i file di cui hanno bisogno per la consultazione. Possono effettuare anche delle ricerche per testo contenuto nei file protocollati e possono poi accedere alla consultazione dei documenti anche da smartphone e tablet.

Ma per quanto tempo si devono conservare i documenti aziendali, secondo le norme di legge? A tal proposito dobbiamo fare riferimento all’articolo 2220 del Codice Civile, il quale chiarisce che alcuni documenti in particolare devono essere conservati per dieci anni.

Rientrano in questo periodo le scritture contabili, le fatture, le lettere e i telegrammi. Se un’azienda svolge attività di export, tutte le ricevute che riguardano le spedizioni in Stati membri dell’Unione Europea vanno conservate per un anno, quelle relative agli Stati extra europei devono essere conservate per un anno e mezzo.

Le parcelle dei professionisti devono essere conservate per tre anni e gli scontrini per due anni. I documenti che si riferiscono all’ambito commerciale per il settore immobiliare devono essere conservati per un periodo di venti anni.

Quali priorità considerare

Nella Conservazione Dei Documenti aziendali, che in alcuni casi devono essere custoditi anche per un lungo periodo di tempo, è bene considerare alcuni fattori fondamentali. Infatti non sarebbe opportuno custodire tutta la documentazione su dispositivi che possono subire delle alterazioni.

Da questo punto di vista un hard disk o un computer non rappresentano una sicurezza, né può essere considerata un’operazione sicura quella di stamparli e archiviarli in appositi spazi. Questo discorso vale soprattutto per quei documenti che sono di origine digitale, perché, nel momento in cui il documento viene stampato, perde quelle caratteristiche che ne garantiscono la validità.

Ecco perché la digitalizzazione con la conservazione in cloud può rappresentare la soluzione ideale. In questo modo, anche nel caso in cui i documenti dovessero essere esibiti in un contenzioso, comunque avrebbero tutte quelle caratteristiche di validità che vengono richieste per legge.

Cosa dicono le norme sulla conservazione digitale dei documenti

Il Codice dell’Amministrazione Digitale afferma che nella conservazione dei documenti devono essere mantenute inalterate alcune caratteristiche essenziali, come quelle di autenticità, integrità, leggibilità ed affidabilità.

Per questo bisognerebbe intervenire con la conservazione adeguata dei documenti, per ritrovare ciò che si sta cercando in maniera rapida. Con un software che garantisce una sicura archiviazione documentale si può agire con pochi semplici passaggi, per trovare immediatamente ciò che serve, anche in caso di controlli.

Allo stesso tempo conservare correttamente i documenti per un’impresa o un professionista significa avere sempre la certezza di rispettare le tempistiche che sono previste dalle norme sull’argomento, in base all’attività e al business che si stanno portando avanti.

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