Într-o structură de afaceri este necesară respectarea regulilor de conduită în management și operare. Fiecare companie are propriul cod și își definește clar care sunt valorile sale, precum și ce trebuie respectat într-un loc de muncă, care este responsabilitatea sectorului de conformitate. Rolul dumneavoastră este, pe lângă stabilirea acestor linii directoare, să vă asigurați că toată lumea se îndreaptă spre ele, urmând o listă de verificare a acțiunilor și sarcinilor necesare.

Asigurarea acestor termeni aduce companiei certitudinea că, indiferent de nivelul ierarhic și de scenariile în care se află afacerea, angajații nu vor eșua niciodată să respecte standardele comportamentale esențiale. În general, acestea sunt reguli care variază de la cele mai simple proceduri directoare, până la cele mai concentrate pe etica comportamentală la locul de muncă.

În această postare, vom vorbi puțin mai mult despre ce este conformitatea, ce aduce în mod pozitiv companiilor și cum poate fi implementată în orice afacere. Verifică!

Ce este conformitatea?

Este o activitate desfășurată în cadrul companiilor, cu scopul de a defini reguli, orientări comportamentale și practici de management și operare , în vederea minimizării oricărui tip de risc. Pentru a înțelege mai bine cum funcționează acest concept, este posibil să considerăm că este împărțit în câteva categorii principale.

Conduce

Ea determină modul în care trebuie să fie conduita angajatului în mediul de lucru atunci când se confruntă cu solicitările acestuia și în relația cu colegii. Ideea este de a defini reguli de conviețuire și respect.

management si exploatare

Acestea sunt regulile stabilite astfel încât practicile și fluxul de lucru să urmeze standardele de calitate. Astfel, există o garanție a securității informațiilor și a muncii desfășurate în conformitate cu valorile afacerii dumneavoastră.

Legislație

Unele zone corporative sunt supravegheate de organisme specifice din sector, astfel încât conformitatea devine și rolul de supraveghere și aplicare a acestor reguli.

Cum funcționează un program de conformitate?

În mod ideal, fiecare întreprindere ar trebui să aibă un departament de conformitate pentru a implementa un program care să abordeze specificul său . Fie că sunt reguli interne sau definiții legate de organele de supraveghere, totul trebuie luat în considerare în acest program, care trebuie să aibă grijă și de angajarea ghidurilor.

Apoi, înțelegeți cum funcționează un program de conformitate și cum trebuie să fie dezvoltat în etape continue.

Definitia termenilor

Un program de conformitate pornește de la termenii pe care doriți să îi consolidați, să îi monitorizați și să îi solicitați în rutina dvs. de lucru. Trebuie să contemple valorile de afaceri privind relația profesională, executarea cerințelor, respectul pentru legislația segmentului și conservarea mediului de muncă.

difuzarea regulilor

La fel de importantă ca etapa inițială, diseminarea regulilor și a bunelor practici este fundamentală. Aceasta este o muncă care trebuie întotdeauna reînnoită și evidențiată, amintindu-le angajaților despre liniile directoare care trebuie urmate. De asemenea, ar trebui să vă îngrijorați dezvăluirea de noi termeni, în cazul în care există actualizări.

Inspecția practicilor și conduitei

O parte fundamentală a unui program de conformitate este monitorizarea respectării tuturor acestor termeni care au fost definiți și vor continua să fie creați în interesul afacerii. Ceea ce se așteaptă de la acest proces este rigoarea cuvenită, motiv pentru care este esențial să existe angajați calificați în fruntea sectorului.

Un alt punct important este că inspecțiile trebuie, de asemenea, să identifice punctele care pot fi îmbunătățite în formare și să testeze toate conceptele implicate în termeni și reguli.

corectarea abaterilor

Conduita necorespunzătoare trebuie analizată ori de câte ori se întâmplă. Desigur, multe dintre acestea vor apărea în situații specifice, în care nu există nicio intenție sau în momente în care înțelegerea este complet fezabilă. În cazurile mai grave, revine companiei să ia măsurile necesare.

Corectarea abaterilor trebuie să se facă întotdeauna într-un interval de timp mai scurt, pentru a preveni consecințele ulterioare ale creșterii problemei.

Care este rolul liderilor în monitorizarea conformității?

Leadership-ul nu se instituie peste noapte, deoarece este ceva ce se realizează zilnic. Oamenii aleg să urmeze determinările liderilor lor pentru că ei cred în ele, mai ales în momentele de dificultate.

În acest sens, conducerea joacă un rol crucial în conformitate, nu doar datorită puterii de a o implementa, ci pentru că este cea care exercită puterea, prin urmare, trebuie să fie un exemplu de etică. Este rolul liderilor și managerilor să încurajeze respectarea regulilor de conduită stabilite pentru companie.

Dacă cei de la conducere se descurajează și greșesc, cei conduși se pot pierde și ei din inima și să lase deoparte norme importante pentru menținerea ordinii în organizație. După acest tip de episod, reluarea programului de conformitate devine complexă și epuizantă.

Conviețuirea în comunitate, așa cum se întâmplă în cadrul companiilor, necesită o acțiune moderată, care este durabilă pe tot parcursul managementului și care este în conformitate cu standardele etice care ghidează compania.

Prin urmare, este esențial ca managerii să asigure responsabilitatea corporativă în toate relațiile interne, cu partenerii și angajații, și relațiile externe, cu angajații și clienții. Prin urmare, este necesar să ne supunem legilor și controlului intern. Acest lucru se întâmplă deoarece respectarea spontană a regulilor organizației demonstrează o poziție socială etică și adecvată, care îi inspiră pe cei din jur.

Cum poate HR să acționeze în conformitate?

Adoptarea unei conduite guvernate de conformitate are un impact direct asupra sectorului Resurse Umane , deoarece departamentul trebuie să aibă o mare responsabilitate etică în a angaja, promova, concediază și gestionează angajații și conduita internă a acestora.

Regulile programului de conformitate trebuie luate în considerare încă din etapa angajării de noi angajați , ceea ce permite admiterea unor oameni cinstiți. Este necesar să țineți cont de faptul că abilitățile profesionale pot fi îmbunătățite prin formare, dar acel caracter nu poate fi predat, de aceea, este esențial să selectați persoane etice care să vă alcătuiască personalul.

Cum se asigură respectarea codului intern de etică?

Creșterea conștientizării importanței respectării codului intern de etică este primul pas pentru ca angajații să cunoască regulile și să le pună în practică în viața de zi cu zi. În plus, este foarte recomandat să se dezvolte o cultură care prețuiește atitudinile etice.

La primirea feedback-ului cu privire la acțiunile lor în cadrul companiei, angajații își vor da seama că buna conduită este recunoscută. În acest fel, se vor simți încurajați să le repete, ceea ce contribuie la crearea unui lanț de acțiuni pozitive și benefice pentru performanța afacerii.

O altă problemă relevantă se referă la atitudinea HR, care este responsabilă de investigarea și analiza oricăror reclamații interne. Atunci când detectezi nereguli, este esențial să acționezi în conformitate cu conformitatea, arătând echipei tale că nerespectarea regulilor interne are consecințe grave.

Care sunt efectele pozitive ale conformității asupra unei companii?

Se câștigă mai multe beneficii atunci când există linii directoare definite din obiectivele companiei și ce are aceasta printre valorile sale. Aflați mai multe despre aceste efecte pozitive mai jos.

Avantaj competitiv sporit

Companiile care sunt mai organizate intern tind să aibă mai puține probleme și sunt mai puțin expuse la riscuri. Productivitatea se îmbunătățește, organigrama procesului este mai bine definită, crește și satisfacția angajaților, pe lângă menținerea afacerii în direcția obiectivelor sale . Acest set de factori plasează întreprinderea într-o poziție proeminentă pe piața sa.

În plus, menținând toți angajații într-o manieră standardizată, publicul și piața tind să dea un răspuns pozitiv, deoarece încrederea în brand crește foarte mult. Există și opusul: există mai multe cazuri de companii care au avut probleme cu reputația lor din cauza abaterilor, în principal din partea managerilor și președinților lor, iar acest lucru a influențat vânzările și rezultatele generale.

Îmbunătățirea mediului corporativ

Mediul corporativ este unul dintre pilonii luați în considerare de conformare, prin urmare, întotdeauna se acordă multă atenție practicilor de conviețuire și respect la locul de muncă. Aceasta garantează că relațiile sunt cât mai adecvate și asigură păstrarea ierarhiei.

Consolidarea durabilității

Multe companii au adoptat posturi mai sustenabile, care trebuie să fie mult mai mult decât un simplu instrument de marketing. Pentru a garanta această profunzime de poziționare, este esențial să existe lucrări de conformitate pentru a supraveghea performanța în general.

protectia companiei

Minimizarea riscurilor care afectează structura companiei este fundamentală. Conformitatea definește, de exemplu, reguli pentru protejarea datelor strategice , care ghidează practicile profesioniștilor de business intelligence .

În acest caz, aceștia devin mai implicați atunci când au de-a face cu software-ul de management , minimizând riscul de pierdere sau scurgere de informații, cum ar fi KPI-urile .

Cum se implementează un program de conformitate?

Începerea unui program de conformitate nu este o provocare atât de complexă pe cât pare. Implementarea ghidurilor și menținerea lor în aplicare depinde de un cod solid și de oameni calificați din industrie. În continuare, consultați pașii principali.

Creați un cod de conduită

Chiar înainte de a avea un sector de conformare, este necesar să se definească regulile care trebuie respectate, dând naștere acestui cod de conduită. În acest exercițiu trebuie luate în considerare valorile companiei, regulile pieței, misiunea și viziunea, ținând mereu cont de obiectivele sale de dezvoltare.

Formați o echipă de calitate

O echipă de conformitate trebuie să aibă profesioniști multipli, în special cu experiență în această activitate. Acest lucru garantează că există rigoare și implicare în întreaga companie încă de la început , datorită gestionării adecvate a programului.

Definiți performanța sectorului

În cele din urmă, programul trebuie să fie definit de fundamentele sale. După cum ați văzut, sectorul are responsabilități în definirea termenilor, actualizările, inspecțiile și corectările acestora, adică toate acestea trebuie nu doar practicate, ci definite obiectiv.

Care sunt cele mai bune practici pentru a asigura succesul unui program de conformitate?

Acum că știți cum să implementați programul de conformitate în compania dvs., am creat o listă de bune practici pentru a reuși să desfășurați această muncă. Urma!

Determinați valorile pentru analiza performanței stocurilor

În munca de conformitate, metricile ajută la identificarea dacă activitățile adoptate generează rezultate bune sau dacă trebuie schimbat ceva. DRE la sucursale , precum și ROAS, sunt câteva exemple de indicatori de performanță care sunt utilizați pentru realizarea evaluării.

Este esențial să monitorizați rezultatele și să urmăriți angajații, astfel încât toate planurile și liniile directoare să fie respectate efectiv. Unele valori ajută la menținerea sub control, cum ar fi următoarele.

Instruire oferită x planificată

Comparație între numărul de angajați care au urmat formare cu numărul total de angajați eligibili pentru o astfel de pregătire.

Controlul validității politicilor și documentelor

Procentul de documente în termen de expirare.

Teste efectuate x planificate

Aplicarea de evaluări pentru a verifica dacă politica companiei este de fapt cunoscută și urmată de lucrători. Acest indicator arată un raport dintre numărul de teste care au fost efectuate de numărul total de persoane eligibile.

Analiza calitativă a testelor

De asemenea, este posibil să se creeze o metodologie pentru a evalua răspunsurile găsite în teste pentru a ajunge la un procent care să demonstreze aderarea la politică și bunele practici.

Odată ce aceste metrici sunt definite, începe munca de urmărire, stipularea obiectivelor și acțiunilor pentru a le atinge. Atunci când se analizează primul indicator dintre cei patru care au fost afișați, ciclul PDCA poate fi folosit pentru a crea acțiuni de îmbunătățire, creând un control pentru a valida dacă încercările au fost cu adevărat eficiente.

Structurarea comitetelor de control intern pentru principalele sectoare

O altă modalitate de a asigura succesul unui efort de conformitate este crearea comitetelor de control intern. Aceasta înseamnă a avea oameni responsabili pentru diseminarea a tot ceea ce se așteaptă de către organizație. Cand ai angajati calificati cu autonomie pentru a supraveghea si corecta actiunile nepotrivite, diseminarea a ceea ce este corect devine mai eficienta.

Aceste comitete pot elabora grafice cu acțiuni de conștientizare sau de inspecție, instruire și evaluări sau orice este mai interesant pentru a îmbunătăți metrica stipulată.

Fiți la curent cu reglementările în vigoare

Nu numai managementul și conducerea, ci toți angajații trebuie să fie la curent cu regulile și legile actuale, asigurându-se că afacerea rămâne în cadrul legal. Neacordarea atenției acestui lucru poate duce la mai multe probleme , de la o reputație proastă în rândul publicului, la interferențe negative în managementul financiar din cauza amenzilor sau chiar a unor implicații mai grave, cum ar fi suspendarea muncii.

Asigurați-vă că întreaga echipă este implicată.

Conformitatea ar trebui văzută ca un acord de către toți angajații pentru a asigura respectarea regulilor și bunelor practici. Având în vedere acest lucru, nu este recomandat ca doar o parte dintre ei să se angajeze. Prin urmare, este necesar să se investească în formare, acțiuni colective, supraveghere și conștientizare. Cu cât au lucrat mai mulți oameni care sunt aliniați cu liniile directoare, cu atât rezultatul este mai bun.

Este foarte important să expunem motivele pentru care fiecare profesionist trebuie să respecte acele reguli, arătând că nu sunt acolo întâmplător și că pot reduce riscurile pentru întreaga organizație.

Una dintre problemele comune în întreprinderi este atunci când conducerea nu transmite importanța conformității altor angajați, deoarece aceasta reduce foarte mult nivelul de angajament și numărul de persoane care urmează recomandările. Managerii trebuie să implice toți profesioniștii în această activitate, creând grupuri responsabile, lucrând îndeaproape și ajutând la diseminare și inspecție.

Curățați miturile și îndoielile cu privire la conformitate

Nu uitați să vă gândiți la comunicarea cu angajații, deoarece fiecare trebuie să își înțeleagă rolul în organizație, precum și obligațiile și responsabilitățile. Dialogul va juca un rol fundamental, iar cei responsabili cu difuzarea regulilor trebuie să fie atenți la îndoieli și întrebări, în special din partea celor care sunt de puțin timp în companie.

Desfaceți toate miturile și îndoielile cu privire la acest proces, explicând tuturor rolul sectorului ce acțiuni vor fi realizate, responsabilitățile, beneficiile respectării celor convenite și riscurile nerespectării regulilor.

Investește în formare

Formarea este esențială pentru a reuși în programul de conformitate. Toți cei care se alătură companiei trebuie să cunoască cultura, valorile și identitatea mărcii. Abia după aceea ar trebui să fie eliberați pentru a-și îndeplini funcțiile.

Aceste traininguri ar trebui să fie oferite și angajaților care au deja mai mult timp la companie. Această reciclare este importantă, astfel încât să nu se piardă nicio valoare în timp. Reciclarea a tot ceea ce este trecut ajută la interiorizarea a ceea ce compania așteaptă și dorește ca angajații săi să urmeze.

Audit extern versus audit intern: care sunt diferențele?

Auditarea activităților agenției este o măsură de o importanță capitală pentru a stabili dacă este într-adevăr respectată conformitatea. Doar dintr-o analiză detaliată și sistematică a proceselor interne se vor putea identifica erorile în conformitate cu regulile și chiar focarele de corupție.

În acest caz, există două tipuri de audituri care pot fi efectuate: interne și externe. Auditul intern se caracterizeaza prin a fi realizat de profesionisti care au legatura cu firma auditata, iar obiectivul acestuia este sa verifice daca sunt respectate normele si legile interne care ghideaza mediul de munca. De obicei, acesta este completat de procesul de asigurare a conformității.

Auditul extern este efectuat de auditori din afara companiei care lucreaza independent, cu scopul de a asigura corectitudinea opiniilor emise de organizatie. Pentru aceasta se emite un raport care punctează fiabilitatea datelor prezentate. Acest lucru aduce mai multă transparență activităților agenției.

Chiar daca alegi sa realizezi un audit extern, cu ajutorul unor firme specializate, este necesara mentinerea modelelor de verificare interna. Ca urmare, orice probleme pot fi identificate și rezolvate rapid, înainte ca acestea să provoace prejudicii ireparabile funcționării și reputației afacerii pe piață.

Cel mai potrivit este să combinați aplicarea celor două metode. Astfel, compania obține agilitatea oferită de auditul intern și beneficiază de specializarea și precizia auditului extern — care servește și la validarea proceselor și practicilor.

Pentru a îmbunătăți conformitatea, managerii trebuie să înțeleagă feedback-ul dat de auditori și, de acolo, să facă ajustările necesare pentru a fi în deplină conformitate cu legile.

Cum se leagă conformitatea și LGPD?

Legea generală privind protecția datelor (LGPD) își propune să reglementeze și să protejeze transferul de date cu caracter personal în Brazilia, pentru a permite cetățenilor să aibă mai mult control asupra informațiilor lor personale.

Necesită consimțământul explicit al oamenilor pentru ca companiile să colecteze și să utilizeze date și să ofere mecanisme pentru ca utilizatorii să poată vizualiza, corecta sau chiar șterge datele oricând doresc.

Noua legislație are un impact asupra modului în care sunt gestionate datele, precum și asupra securității informațiilor care sunt partajate între organizații. În acest context, companiile trebuie să-și actualizeze și să-și adapteze politica de conformitate.

Regulile de conformitate care sunt deja practicate trebuie revizuite și ajutate conform parametrilor LGPD. Este necesar să se acorde atenție nu numai datelor angajaților și clienților, ci și tuturor tipurilor de informații la care compania are acces.

Nerespectarea legii poate duce la aplicarea de amenzi și chiar la închiderea companiei pe piață. Astfel, este necesar să se identifice neconformitățile legate de date și să le corecteze cât mai curând posibil.

Am văzut, în acest conținut, că munca de conformitate este esențială, indiferent de linia de activitate, timpul petrecut pe piață sau câți angajați are compania. Garantează dezvoltarea și menținerea proceselor și posturilor care asigură respectarea companiei cu etica și legile care înconjoară nișa sa de activitate.

Compliance este un sector fundamental pentru dezvoltarea și soliditatea companiei în practicile sale, fie ele interne sau externe. Avantajele obținute ajută la competitivitate, precum și la atingerea și menținerea unor valori importante, care se reflectă în toate rezultatele.

AllmaDesign ​​vă oferă servicii profesionale de web design la prețuri avantajoase, creare de site-uri prezentare pentru companii mici și mijlocii, creare magazine online și cataloage de produse, precum și alte servicii conexe: întreținere și administrare site-uri web, optimizare SEO și promovare online, design grafic și identitate companie, găzduire web și înregistrare nume de domenii.