En 2006 Clive Humby, uno de los primeros científicos de Datos de la historia dijo, “los datos son el nuevo petróleo”, luego Michael Palmer completo esta afirmación diciendo; “los datos son valiosos, pero si no están refinados, en realidad no se pueden usar. El Petróleo debe transformarse en gas, plástico, productos químicos, etc. para crear una entidad valiosa que impulse una actividad rentable; por lo tanto, los datos deben desglosarse y analizarse para que tengan valor”. (Forbes, 2021)

La comparación de los datos con el petróleo toma fuerza en la era digital. Estos son recursos valiosos que pueden impulsar la innovación, mejorar la eficiencia y respaldar la toma de decisiones acertadas en las empresas.

Ahora bien, una de las herramientas para analizar estos datos es a través de KPI’s, (Key Performance Indicators) o Indicadores Claves de Desempeño. Los cuales son valores cuantificables usados en la organización que ayudan a monitorear, evaluar, comparar y determinar el progreso de las metas y objetivos empresariales, con el fin de facilitar la toma de decisiones oportunas.

¿Por qué es importante tener KPI’s en la logística?

Como dijo Peter Drucker “Lo que no se mide no se controla y lo que no se controla, no mejora”. Allí radica el éxito de cualquier operación; incluyendo la logística.

En las compañías, los procesos logísticos tienden a ser los más complejos, por ende, la medición del desempeño logístico es un pilar clave para optimizar toda la cadena de suministro. Establecer y usar KPI’s en la logística permitirán evaluar el desempeño y el resultado en los diferentes procesos; como por ejemplo, la recepción, el almacenamiento, los inventarios, el despacho, la distribución, la logística inversa, entre otros. Además, se obtienen múltiples beneficios.

Beneficios de contar con indicadores o KPIS logísticos:

• Actúan como tablero de control para la salud de la compañía.
• Miden el progreso del cumplimiento de metas y objetivos logísticos, mediante el seguimiento de métricas.
• Tienen impacto directo en las variables más relevantes del desempeño como los servicios y los costos.
• Evalúan la eficiencia y eficacia de la gestión logística de la organización.
• Permiten medir en tiempo real un proceso y obtener datos exactos que facilitan la toma de decisiones de forma oportuna, con el fin de optimizar recursos, reducir costos, y mejorar la productividad.  
• Permiten valorar los resultados de las estrategias que ya se han implementado, identificando si se pueden continuar con estas mismas o si es necesario hacer ajustes.  
• Son la base para alcanzar la mejora continua de la cadena de suministro, ya que ayudan a identificar las fortalezas y las oportunidades de mejora.
• Permiten tener una imagen clara de las variables que afectan el éxito de la gestión logística, así como reconocer y analizar patrones. (GS1, 2004)
• Si se comparan las mediciones obtenidas con las de otras empresas del sector en el ámbito local y mundial (benchmarking), es posible conocer con mayor exactitud el grado de competitividad de la empresa frente a la industria. 

¿Cómo establecer KPI’s logísticos?

Basándonos en la guía para hacer un KPI de Datdata 2023, aquí están los pasos para fijar indicadores logísticos:

1. Definir los objetivos estratégicos:  Para asegurar la efectividad de los indicadores logísticos, estos deben estar alineados con los objetivos empresariales. Por lo tanto, el paso inicial es definir estos objetivos, utilizando el formato SMART, que garantiza que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo establecido.
2. Identificar los procesos clave: Se deben identificar los procesos que son críticos para el cumplimiento de los objetivos. Por ejemplo, recepción, control de inventario, gestión de pedidos, despacho, servicio al cliente, etc.
3. Determinar métricas relevantes: Para cada proceso clave, se debe determinar cuáles son las métricas relevantes para medir el desempeño. Por ejemplo, en gestión de pedidos se pueden tener como métricas la cantidad de pedidos preparados, cantidad de pedidos ingresados, tiempo de ciclo del pedido, etc.
4. Seleccionar KPI’s: Después de identificar las métricas, es necesario elegir cuáles de ellas serán los indicadores clave de rendimiento (KPIs) logísticos. Por lo general, se establecen de 2 a 3 KPIs por objetivo para tener diversas medidas sin abrumarse con información. Es importante seleccionar aquellos que son críticos para monitorear el avance de los objetivos. Además, es importante que los indicadores elegidos sean simples y comprensibles para todos.
5. Definir nombre para el KPI: Se debe establecer un nombre para el KPI con el fin de que todos los involucrados se familiaricen con este. El nombre del indicador debe expresar claramente lo que mide.
6. Objetivo del indicador: Define lo que busca medir el indicador y cómo apoya en la toma de decisiones. Responde a la pregunta ¿por qué se calcula ese indicador?
7. Definir fórmulas y cálculos: El siguiente paso es establecer cómo se calculará cada KPI, esto es, definir la fórmula matemática y la unidad de medida, así como la fuente de los datos empleados para el cálculo.
8. Establecer frecuencia de seguimiento: Fijar la periodicidad con la que se medirán y evaluarán los KPI’s. Por ejemplo, diaria, mensual, trimestral, semestral, anual, entre otros.
9. Establecer el valor actual y la meta:  La meta será el punto de referencia con la cual comparar el valor actual del indicador y de esta manera saber si los resultados están dentro o fuera del margen establecido.
10. Implementar sistemas de medición: Determinar la forma en que se recopilarán y procesarán los datos, valiéndose de herramientas tecnológicas como software de análisis, sistemas de seguimiento en tiempo real, hojas de cálculo, etc.

11. Definir derechos y responsables: Por último, es importante definir quiénes tendrán acceso al indicador y quién será el responsable (con su respectivo cargo dentro de la organización) de recopilar y actualizar los datos del KPI.

¿Qué hacer con los resultados de los KPI’s logísticos?

Una vez se han establecido los KPI’s y se han calculado, se deben realizar las siguientes acciones:

• Visualización y comunicación: Presentar los KPI’s al equipo de trabajo a través de tableros de control, gráficos y/o reportes que permitan un mejor entendimiento visual de los resultados.
• Análisis y acción: Se debe analizar los resultados del KPI logístico, evaluando el comportamiento esperado vs la realidad para identificar las tendencias y desviaciones, a fin de tomar las acciones correctivas que sean necesarias. Una de las herramientas para realizar este análisis y poner en práctica las acciones de mejora, es la aplicación del ciclo PDCA de mejora continua o ciclo de Deming; este describe los fundamentos de un proceso de mejora en cuatro pasos (GBTEC, 2023):

• Planificar (Plan), la planificación de los objetivos o actividades: Aquí se analiza el estado actual, se identifican problemas y oportunidades de mejora, y se establece un objetivo claro para el proceso de mejora continua, junto con las actividades necesarias para lograrlo.
• Hacer (Do), la ejecución de lo planificado: En este paso se ejecutan las acciones planificadas. Esta etapa es la implementación práctica de lo definido previamente. Durante la ejecución, se recopilan datos que permiten controlar el proceso y medir los resultados obtenidos.
• Verificar (Check), lo ejecutado VS lo planificado: En este punto se evalúan y analizan los resultados obtenidos en relación con los objetivos definidos. Esta fase permite verificar si la implementación de las acciones planeadas ha generado el resultado esperado, identificando las mejores prácticas y oportunidades de mejora en el proceso.
• Actuar/Ajustar (Act), con base en los resultados: En el cuarto y último paso, se pueden presentar dos escenarios; por un lado, el plan puede implementarse definitivamente si se alcanzaron los resultados esperados, para ello los cambios aplicados se documentan y estandarizan. Por otro lado, en caso de no haberse logrado los objetivos del plan, este debe reajustarse, analizando las causas de las desviaciones y generando las acciones correctivas/preventivas respectivas, iniciando nuevamente el ciclo PDCA.

Ejemplos de Indicadores logísticos

A continuación, te mostraré algunos tipos de indicadores logísticos y ejemplos de KPI utilizados para evaluar la gestión en la cadena de suministro:

KPI’s de gestión de gestión de pedidos:

• Lead time de orden interno: Calcula el tiempo que pasa entre el momento que llega la orden del pedido al almacén hasta la expedición de este del almacén.

Fórmula: Lead time de orden interno = Fecha de entrada del pedido – Fecha de expedición del pedido

• Pedidos expedidos por hora: Contabiliza la cantidad de pedidos expedidos en una hora.

Fórmula: Pedidos expedidos por hora = N° de pedidos expedidos / hr

• Tasa de pedidos completos – Fill Rate: calcula el porcentaje de pedidos que se han preparado de manera perfecta en un periodo determinado, es decir, cumplen en cantidad, producto y calidad correspondiente.

Fórmula: Tasa de pedidos completos = N° Pedidos completos sin incidentes en el periodo x / Total de pedidos realizados en el periodo x * 100

KPI’s de inventario

• Tasa de rotación de inventario: Calcula el número de veces que rota el inventario en un periodo determinado (mensual, semestral, anual, etc).

Fórmula: Tasa de rotación de inventario = Costo de la mercancía vendida en el periodo x / Valor promedio de inventario durante el periodo x

• Índice de Rotura de stock: Calcula el porcentaje de pedidos que no se han preparado completos por quiebre de stock en un periodo determinado. 

Fórmula: Índice de rotura de stock = N° Pedidos incompletos en el periodo x / Total de pedidos realizados en el periodo x * 100

• Exactitud del inventario: Calcula el porcentaje de exactitud de inventario de acuerdo con el inventario teórico que hay en el almacén y el inventario físico real. 

Fórmula: Exactitud del inventario = [(Inventario teórico – Diferencia de inventario) / Inventario teórico] * 100

KPI’s de distribución

• Pedidos entregados a tiempo – On Time Delivery: Calcula el nivel de cumplimiento de las entregas, es decir, los pedidos que fueron entregados en el plazo acordado con el cliente en un periodo determinado.

Fórmula: Pedidos entregadosa tiempo = Nº de pedidos entregados a tiempo en el periodo x / Nº total de pedidos entregados en el periodo x * 100

• Pedidos entregados a tiempo y completos – On Time, In Full: Mide el porcentaje de pedidos que se entregan a tiempo y en la cantidad correctaen un periodo determinado.

Fórmula: Pedidos entregados a tiempo y completos = Nº de pedidos entregados a tiempo y en la cantidad correcta en el periodo x / Nº total de pedidos entregados en el periodo x * 100

• Lead time de tránsito: Calcula el tiempo que pasa entre el momento en el que se recoge el pedido en el almacén y el momento en el que se entrega el pedido al cliente.

Fórmula: Lead time de tránsito = Fecha de recogida del pedido en el almacén – Fecha de entrega del pedido al cliente

KPI’s de gestión de transporte

• Tasa de utilización de la capacidad del transporte: Calcula cuanto de la capacidad total (en volumen o peso) del transporte se está utilizando realmente en un periodo determinado. 

Fórmula: Tasa de utilización de la capacidad del transporte = Capacidad real utilizada del transporte en el periodo x / Capacidad total del transporte en el periodo x * 100

• Tasa de utilización del tiempo del transporte: Considera la cantidad de tiempo que se utilizan los vehículos de transporte (en horas o días) en relación con el tiempo total disponible en un periodo determinado.

Fórmula: Tasa de utilización del tiempo del transporte = Tiempo real utilizado del transporte en el periodo x  / Tiempo total disponible del transporte en el periodo x * 100

• Costo del transporte / ventas: Muestra el costo del transporte en relación con las ventas de la empresa en un periodo determinado. Costo del transporte / ventas = Costo total del transporte en el periodo x / Ventas totales en el periodo x * 100

Como hemos visto en este artículo, los indicadores logísticos son fundamentales para alcanzar objetivos estratégicos y tomar decisiones acertadas. La calidad de la información determinará el éxito o fracaso de las empresas. Por eso, la recolección precisa de datos para crear KPIs logísticos es una razón importante para implementar proyectos digitales y analíticos. La encuesta Supply Chain Digitaland Analytics Survey de Deloitte, que consultó a 150 líderes tecnológicos y de cadena de suministro, reveló que el 81% prioriza la reducción de costos al invertir en capacidades digitales y analíticas, seguido por el 60% que busca mejorar la experiencia del cliente (Deloitte, 2019).

En ese sentido, la implementación de herramientas tecnológicas adecuadas es el primer paso para el camino hacia el éxito de la organización. Por ello, contar con un Sistema de Gestión de Almacenes (WMS) será una excelente ventaja competitiva. Este sistema permite mejorar la accesibilidad y evaluación de la información en tiempo real, automatiza el proceso de recopilación de datos confiables y realiza los cálculos de los indicadores logísticos. Además, a través de Dashboards personalizados mejora su visualización y facilita su análisis, logrando de esta manera que las empresas tomen decisiones basadas en datos con un alto grado de certeza y rapidez, gestionen de una forma más eficiente y productiva sus procesos e impulsen la transformación y la mejora continua en la cadena de suministro.

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Referencias

Forbes, I. (2021) Los Datos son El Nuevo Petróleo, Forbes México. Obtenido de: https://www.forbes.com.mx/red-forbes-los-datos-son-el-nuevo-petroleo/

GS1, (2004). Medición Indicadores De Gestión Logísticos.

Datdata. (2023, 14 de agosto). Cómo crear KPIs.  Datdata. Obtenido de: https://www.datdata.com/blog/como-crear-kpis

GBTEC. (2023). Procesos de mejora continua. GBTEC. Obtenido de: https://www.gbtec.com/es/recursos/proceso-de-mejora-continua/

Sánchez Ferrer, B. (2022, 1 de diciembre). Los principales KPIs para evaluar tu entrega de última milla –. Logistixnews. Obtenido de: https://logistixnews.com/2022/12/01/los-principales-kpis-para-evaluar-tu-entrega-de-ultima-milla/

Deloitte. (2019). Growing Adoption of Supply Chain Analytics | Deloitte US. Deloitte United States. Obtenido de: https://www2.deloitte.com/us/en/pages/operations/articles/digital-disruption-supply-chain-analytics.html