¿En qué etapa de madurez se encuentra mi Gestión de Transporte?

Nos enfrentamos a clientes cada vez más exigentes y un mercado en constante evolución, por lo tanto, las empresas enfrentan desafíos continuos con el fin de que su sistema de gestión de transporte sea efectivo. En este contexto, es crucial para cualquier organización evaluar su rendimiento y establecer un punto de partida sólido para trabajar en un plan de acción que apoye la mejora continua, este proceso es conocido como diagnóstico y es el primer paso para conocer en qué punto está la compañía y desde que nivel podemos empezar.

Una alternativa para obtener una visión más clara del panorama actual es utilizar la matriz de madurez del transporte, la cual es una herramienta aliada y un instrumento que proporciona una visión clara del estado actual de la gestión de transporte en la compañía. En este artículo, exploraremos en detalle cómo llevar a cabo un diagnóstico efectivo utilizando esta herramienta y cómo puede beneficiar las operaciones logísticas de transporte.

Comprendiendo la Importancia del Diagnóstico en la Gestión de Transporte

Antes de hablar acerca de los detalles de la matriz de Madurez, es importante entender por qué realizar un diagnóstico es el primer paso crucial para mejorar y elegir las herramientas adecuadas en la gestión del transporte. En las operaciones logísticas, la eficiencia lo es todo: se trata de entregar el producto correcto en el lugar adecuado, en el momento preciso y al menor costo posible. Si buscamos optimizar nuestras operaciones con tecnología y mejores procesos, sin tener claro cómo están funcionando actualmente, corremos el riesgo de invertir en tecnología inapropiada y perder tiempo en procesos poco efectivos. Un diagnóstico adecuado nos da la claridad de identificar áreas de mejora, definir los próximos pasos y establecer objetivos alcanzables.

Dimensiones Clave de la Gestión de Transporte

Para iniciar con la diagramación de la matriz de madurez, es esencial comprender las dimensiones clave que componen la gestión de transporte. Estas dimensiones abarcan desde la estrategia hasta la comunicación con clientes y proveedores. A continuación, encuentra un desglose detallado de ellas:

Estrategia

Esta dimensión, proporciona la visión general del sistema de transporte y en este punto se deben realizar preguntas fundamentales que están relacionadas a la naturaleza de la empresa, como por ejemplo el tamaño de la flota, si es terceriza o se posee flota propia, entre otras. Es crucial definir claramente los objetivos en este punto por ejemplo si se quiere centrar el diagnostico en analizar los temas relacionados a servicio o a reducción de costos.

Planeación

Esta etapa evalúa la atención en la planificación de rutas y operaciones. Y tiene en cuenta preguntas relacionadas a como se está realizando el ruteo, por ejemplo ¿se realiza manualmente o se emplean algoritmos de aprendizaje automático? ¿hoy en día se cuenta con optimización en las rutas? Con el resultado de estas preguntas se puede trabajar en un plan de acción para optimizar este proceso y garantizar la eficiencia en la entrega.

Seguimiento y Control

El seguimiento en tiempo real de los vehículos durante el tránsito es fundamental; aquí lo que se busca identificar es si la operación actualmente cuenta con procesos de seguimiento continuo, tal como lo ofrece una torre de control que gestiona las novedades y problemas durante el viaje. La capacidad de reaccionar rápidamente ante contratiempos es esencial para mantener la eficiencia operativa.

Liquidación de Fletes y Modelos Tarifarios

La optimización y ahorro de los costos es fundamental para todas las operaciones de transporte, en esta dimensión se analizan puntos como, por ejemplo; ¿cómo se calculan y gestionan las tarifas de transporte? ¿se hace de forma manual o automatizada? Es vital tener un sistema eficiente para la facturación y el cierre de cuentas, así como para controlar los costos adicionales que puedan surgir durante el transporte. Este es el punto de partida para trabajar en una estrategia que ayude a cumplir los indicadores de optimización de costos.

Manejo y Control de Recursos

El manejo documental y la administración de recursos es importante para la eficiencia operativa de la gestión de transporte, desde el inventario de vehículos hasta el seguimiento de documentos y conductores, para identificar los resultados de esta dimensión es necesario responder preguntas como: ¿Se lleva un seguimiento adecuado de los activos? ¿Se gestionan eficientemente los recursos disponibles? ¿Se cuenta con un control de documentos legales? Esta dimensión es importante para identificar la eficiencia y optimización de recursos.

Comunicación con Clientes y Proveedores

La comunicación fluida con clientes y proveedores es clave en la gestión de transporte. A pesar de que esta es la última dimensión que se analiza, es una de las más importantes, ya que ayuda a identificar que elementos mejorar para tener un excelente nivel de servicio, experiencia de usuario y gestión con proveedores. Se analizan preguntas como ¿se utilizan sistemas para informar a los clientes sobre el estado de los envíos? ¿existe integración con sistemas gubernamentales para cumplir con regulaciones y requisitos?, entre otras.

¿Cuáles son los niveles de Madurez en la Matriz de Transporte?

Una vez que se comprenden las dimensiones clave, ahora es tiempo de evaluar el nivel de madurez en cada una de ellas. La matriz de madurez de la gestión de transporte propone cuatro niveles:

• Básico: El sistema se encuentra bajo control, pero puede carecer de integración y eficiencia.
• Medio: Los procesos cumplen con los requisitos básicos, pero la integración es limitada.
• Avanzado: Existe información y tecnología disponibles, pero la gestión sigue siendo descentralizada.
• Óptimo: Se alcanza la excelencia con sistemas automáticos e integrados, característicos del transporte 4.0.

Llevando la Matriz de Madurez a la Práctica

Ahora que se entiende la importancia del diagnóstico, las dimensiones clave de la gestión de transporte y los niveles de la matriz, ¿cómo la ponemos en práctica?

1. Recopilación de Datos: Comience recopilando datos sobre cada dimensión identificada. Esto puede incluir análisis de procesos, sistemas existentes y resultados operativos. Las preguntas que revisamos al inicio ayudan a identificar la guía para recopilar esta información.
2. Evaluación de Niveles de Madurez: Utilice los datos recopilados para evaluar en qué nivel de madurez se encuentra cada dimensión. Esto puede implicar encuestas, entrevistas y análisis detallados de datos.
3. Identificación de Áreas de Mejora: Una vez haya evaluado el nivel de madurez en cada dimensión, identifique las áreas que necesita mejorar su operación. Dependiendo cada punto se podrá analizar si se necesita optimizar el proceso de monitoreo, planeación, liquidación de fletes, manejo y control de recursos o la comunicación con clientes.  Establezca objetivos claros y alcanzables para cada una de estas áreas.
4. Diseño de un Plan de Acción: Elabore un plan donde aborde las mejoras en las áreas identificadas. Esto puede incluir desde la implementación de nuevas tecnologías, como por ejemplo un Sistema de Gestión de Transporte (TMS), hasta la revisión de procesos y la capacitación del personal.
5. Seguimiento y Evaluación Continua: El proceso de mejora nunca termina. Es fundamental establecer un sistema de seguimiento y evaluación continua para garantizar que las mejoras implementadas estén teniendo el impacto deseado y ajustar el plan según sea necesario.

Como lo vimos anteriormente, la matriz de madurez de transporte proporciona un marco sólido para evaluar el rendimiento actual y trazar un camino hacia el plan de acción correcto para la compañía. Al implementar un diagnóstico basado en esta matriz, las empresas pueden identificar áreas de mejora y establecer objetivos con decisiones basadas en la verdadera necesidad de la operación.

Si quiere revivir el webinar donde Eliana Vargas, Consultora de la solución de TMS para Cerca Technology explica de manera más detallada cada paso, lo invitamos a ver el siguiente video: