Saat ini Kantor virtual atau virtual office sudah bukan merupakan konsep yang asing lagi, karena sudah lama banyak perusahaan terutama yang baru berdiri sudah menggunakan layanan ini.

Adanya virtual office dinilai menguntungkan, karena dapat menghemat biaya perusahaan. Ini karena perusahaan tidak perlu mengeluarkan banyak uang untuk membangun kantor sendiri.

Apa sebenarnya virtual office itu, bagaimana konsepnya, dan bagaimana dengan aspek perpajakan yang menyertai virtual office ini? Simak ulasan lengkapnya di bawah ini.

Pengertian Kantor Virtual

Ilustrasi, kantor virtual. (Gratis)

Kantor Virtual adalah kantor yang memiliki ruangan fisik, dan memiliki beberapa layanan pendukung kantor pada umumnya. Layanan ini disediakan oleh pengelola untuk digunakan sebagai tempat tinggal, tempat kegiatan usaha, atau korespondensi umum.

Konsep kantor virtual ini menyasar para pebisnis baru yang memiliki keterbatasan biaya dalam menyewa kantor. Pasalnya, bagi pelaku usaha baru, menyewa kantor sendiri membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Bahkan, saat ini beberapa bidang pekerjaan bisa dilakukan secara remote, atau bisa dilakukan dimana saja.

Meski demikian, adanya alamat yang jelas merupakan salah satu syarat agar sebuah perusahaan dapat dipercaya. Hal inilah yang membuat perusahaan baru kemudian mempertimbangkan untuk menyewa virtual office sebagai alamat untuk kegiatan bisnis dan korespondensi.

Meskipun sebagian besar operasional perusahaan dapat dilakukan dari jarak jauh, keberadaan alamat kantor tetap diperlukan. Hal ini sebagai konsekuensi dari peraturan yang tertuang dalam Pasal 5 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, dimana suatu Perseroan Terbatas atau PT harus memiliki beberapa syarat sah, yaitu sebagai berikut:

Perseroan mempunyai nama dan tempat kedudukan di wilayah negara Republik Indonesia sebagaimana tercantum dalam perkiraan dasar Perseroan mempunyai alamat lengkap sesuai dengan tempat kedudukannya dan alamat lengkap perseroan.

Dalam penjelasan Pasal 5 UUPT dijelaskan bahwa tempat kedudukan perseroan juga berkantor pusat. Perusahaan harus memiliki alamat sesuai dengan domisilinya yang harus dicantumkan dalam korespondensi dan melalui alamat tersebut perusahaan dapat dihubungi.

Selain itu, penggunaan virtual office juga diperbolehkan melalui Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Nomor 147/PMK.03/2017 tentang Tata Cara Pendaftaran Wajib Pajak dan Penghapusan NPWP serta Pengukuhan dan Pembatalan Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak. (PKP).

Peraturan tersebut berbunyi, “Kantor Visual (Virtual Office) atau Kantor Bersama (Shared Workspace) yang selanjutnya disebut Visual Office adalah kantor yang memiliki ruang fisik dan dilengkapi dengan layanan penunjang kantor yang disediakan oleh pengelola Visual Office untuk digunakan. sebagai tempat kedudukan, tempat kegiatan usaha, atau korespondensi bersama oleh 2 Pengusaha atau lebih untuk penggunaan kantor dikenakan biaya dalam bentuk apapun, tidak termasuk jasa persewaan gedung dan jasa Kantor Dinas.”

Konsep Kantor Virtual

Mengutip online-pajak.com, kantor virtual memiliki bangunan fisik dengan layanan pendukung kantor. Ini bisa berupa bangunan terkemuka yang ditempati sebagai kegiatan bisnis yang berfungsi untuk menjalankan fungsi administrasi atau kesekretariatan.

Sementara itu, terdapat tiga konsep virtual office yang ada saat ini, yaitu sebagai berikut:

1. Kantor Administrasi Visual

Ini adalah layanan kantor dalam jaringan, yang berfungsi sebagai perwakilan administratif perusahaan. Beberapa perusahaan mungkin menggunakan satu alamat kantor untuk tujuan korespondensi resmi.

Kantor virtual dengan konsep administrasi visual ini, biasanya juga menyediakan fasilitas resepsionis sebagai penerima telepon dan penanganan surat.

2. Kantor Pelayanan

Konsep service office adalah layanan virtual office dengan fasilitas yang lebih lengkap, meliputi furniture, perangkat komputer, resepsionis, jaringan internet, dan petugas pelayanan.

Layanan kantor layanan ini bisa disewa harian, bulanan, hingga tahunan. Konsep ini digemari, karena harganya yang cukup terjangkau, tidak semahal kantor konvensional.

3. Ruang kerja bersama

Konsep co-working space biasanya ditujukan untuk para pekerja lepas atau pekerja industri kreatif, agar bisa bekerja dalam satu ruang kerja yang sama. Para karyawan ini dapat saling bertemu dan berbagi ruangan yang dilengkapi dengan kursi, meja, internet, ruang rapat lengkap dengan perangkat multimedia.

Ilustrasi, kantor virtual. (Gratis)

Aspek Pajak di Virtual Office

Karena pendapatan yang dihasilkan dari bisnis sewa kantor virtual, konsep kantor ini tidak lepas dari aspek perpajakan. Berikut adalah aspek perpajakan yang terdapat pada virtual office.

1. PPh Pasal 4 Ayat (2)

Salah satu aspek perpajakan di virtual office adalah Pajak Penghasilan Pasal 4 Ayat (2) atau Pajak Penghasilan Final. Ini adalah potongan dari penghasilan yang dibayarkan sehubungan dengan jasa dan sumber daya tertentu, seperti jasa konstruksi, sewa tanah dan/atau bangunan, hadiah lotre dan sebagainya.

Secara sederhana, PPh Pasal 4 ayat (2) adalah pajak penghasilan atas jenis penghasilan tertentu yang bersifat final dan tidak dapat dikreditkan dengan pajak penghasilan yang harus dibayar.

Besarnya tarif PPh Final atas penghasilan dari sewa kantor virtual adalah sebesar 10% dari jumlah bruto nilai sewa atas jumlah bruto nilai sewa yang sudah termasuk biaya pemeliharaan, pemeliharaan, keamanan, pelayanan dan lain-lain.

2. PPh Pasal 23

PPh Pasal 23 adalah pajak yang dikenakan atas belanja modal, penyerahan jasa, atau hadiah dan penghargaan, selain yang telah dipotong PPh Pasal 21.

Jenis pajak ini berlaku untuk kantor virtual yang hanya menyewa alamat atau hanya menyewa server/bandwidth, tanpa ruang kerja yang ditempati. Jenis ini dapat dikategorikan sebagai sewa sehubungan dengan penggunaan properti.

Tarif yang berlaku adalah 2%, dimana bukti pemotongan PPh Pasal 23 selanjutnya dapat digunakan sebagai kredit pajak bagi pengelola gedung. Tujuannya untuk mengurangi jumlah pajak yang terutang dalam perhitungan SPT Tahunan PPh Badan.