Az elektronikus levelezés (e-mail) nélkülözhetetlen eleme a vállalkozások hatékony működésének. Hiszen lehetővé teszi a villámgyors kommunikációt anélkül, Hogy felemelnénk a telefont. Megadja a lehetőséget, hogy válaszoljunk a felmerülő kérdésekre és visszajelzésekre, összedolgozzunk a munkatársainkkal egy-egy projekten, vagy hogy ütköztessük a véleményünket másokkal.

Továbbá nyomon követhetjük a fontos beszélgetéseket anélkül, hogy át kéne küzdenünk magunkat az egyéni üzenetek rengetegén. Azonban a legtöbb ember nem használja ki teljesen az levelezőrendszere nyújtotta lehetőségeket. Persze mindenki tudja, hogy hogyan kell üzeneteket küldeni, feladatokat kitűzni, jegyzetelni, naptárbejegyzéseket csinálni, beállítani emlékeztetőket, de van néhány olyan funkció (trükk), amit könnyen lehet, hogy nem ismersz, pedig ezek használata is pozitívan befolyásolhatná a vállalkozásod működését. Lássuk:

Késleltetett/időzített kézbesítés: A levelek beidőzítése különösen hasznos tud lenni, ha egy fontos anyagot le kell adnod időben, de nem akarod sokkal a határidő előtt elküldeni az anyagot, vagy például akkor ha a nyaralásod alatt kellene egy csomó levelet kiküldened. Ezekben az esetekben egyszerűen csak írd meg a a leveleidet és állítsd be a kiküldésük időpontját, így biztos, hogy nem fogsz egyetlen fontos e-mailről sem megfeledkezni!

Üzenetek csoportosítása: Azoknak a felhasználóknak, akiknek nap, mint nap rengeteg e-mailt kell elolvasniuk, valamint válaszolni rájuk, célszerű az üzeneteiket és beszélgetéseket különböző témájú csoportokba (mappákba) rendezniük. Ez az egyszerű trükk nagyban lerövidítheti az e-mailek kezelésére szánt időt és javíthatja a felhasználók produktivitását!

Formázási feltételek: Ahogy az üzenetek csoportosítása, a formázási feltételek is segítenek összerendezni a beszélgetéseket és egy bizonyos témát előtérben tartani. Az összes üzenet egy csokorba való csoportosítása helyett egy pillanat alatt megtalálhatod a kívánt üzeneteket a formázási feltételek segítségével: egyszerűen megjelenítheted az üzeneteket a kiválasztott kritériumok szerint, például annak megfelelően, hogy milyen a betűtípus illetve a színt használtál.

Szabályok: Az üzeneteidet egyébként különböző szabályok szerint is rendezheted ezzel a funkcióval létrehozhatsz és kezelhetsz olyan beállításokat, amellyel az e-mail rendszer automatikusan feldolgozza az üzeneteket egy bizonyos módon. Egyes rendszerek tudják ellenőrizni a feladót, címzettet, az e-mail méretét, dátumát és így tovább. Így biztos, hogy soha nem fogja elkerülni a figyelmedet a főnök vagy a legfontosabb ügyfél üzenete!

E-mail sablonok: Ha gyakran találod magad abban a helyzetben, hogy ugyanolyan, hasonló közérdekű információkat kell küldened az ügyfeleidnek, partnereidnek, akkor célszerű e-mail sablonokat használnod. A sablonok létrehozása után csak annyit kell tenned, hogy megkeresed a sablont, szükség esetén személyre szabod egy picit és már küldheted is az üzenetet. Azzal, hogy nem kell újra és újra megírnod egy-egy üzenetet rengeteg időt spórolhatsz meg!

Asztali értesítés: Szükség szerint kapcsold ki és be az asztali értesítéseket! Ha csökkenteni szeretnéd a zavaró tényezőket egy napra vagy határozatlan időre, egyszerűen csak tiltsd le az asztali értesítéseket, így megszüntetheted a felugráló figyelmeztetéseket az új üzenetekről és összpontosítani tudsz az előtted álló feladatra. Viszont, ha egy fontos e-mailt vársz akkor muszáj, hogy azonnal lásd, hogy megérkezett a levél amire vártál, ilyenkor célszerű bekapcsolni az asztali értesítéseket, nehogy lemaradj az üzenetről!

Tárold az üzeneteket a hozzákapcsolódó fájlok mellett: Ha bizonyos e-maileket szeretnél külön lementeni, hogy egy helyen legyenek például a projekthez, szerződéshez vagy más dokumentumhoz kapcsolódó üzenetváltások, akkor egyszerűen húzd az e-mail üzenet ablakot a mappába. Vagy kattints a Mentés másként gombra. Így könnyen vissza tudod keresni a szükséges üzeneteket anélkül, hogy ez rengeteg időt elvenne az életedből!

Automatizált tisztítás: Egyes e-mail rendszerek rendelkeznek automatikus tisztítási funkcióval, ami segít helyet felszabadítani és rendezetten tartani a postaládádat. Amikor egy teljes beszélgetés (üzenet és válasz) megjelenik egy e-mailben, néhány e-mail rendszer felismeri, hogy egy-egy üzenet így többször is szerepel a postaládádban. Ebben az esetben az előző üzeneteket automatikusan törli rendszer. Természetesen, ha valaki folyton olyan üzeneteket küld neked, amikre nincs szükséged vagy nem érdekelnek, akkor teljesen blokkolhatod ezeket az üzeneteket a “szemét” vagy “spam” szűrők segítségével. De ha nem akarod véglegesen törölni ezeket az üzeneteket, akkor az “Figyelmen kívül hagy” funkcióval (Ignore) egyszerűen áthelyezheted ezeket az üzeneteket a törölt elemek mappájába, ahonnan bármikor visszanézheted majd.

Ruházd át a hozzáférést: Végül, ha alkotói vagy szülési szabadságra mész, esetleg egy hosszabb nyaralásra, amikor nem tudod naponta ellenőrzi (vagy még hetente sem) az üzeneteidet, és nem akarod, hogy egy egész hegynyi üzenet várjon visszatérésedkor, akkor engedélyezheted, hogy ideiglenesen valaki más kezelje a postaládádat. Természetesen a teljes körű hozzáférésed is megmarad, de ez a funkció nagy segítség, amíg távol vagy!

Szeretnéd modernizálni vállalkozásod levelezését? Próbáld ki akkor az Exchange Online nyújtotta lehetőségeket, most egy ingyenes 30 napos Office 365 Vállalati Prémium próba keretében!