De flesta som känner mig vet, vilken obotlig digitalnörd jag är. Min första dator fick jag när jag var fyra år gammal. Inget konstigt i dagens värld – men då, när det begav sig, i ett annat årtusende, något alldeles konstigt. Folk hade inga datorer hemma – än mindre fyraåringar.

Mycket suspekt.

Alltsedan början på 90-talet har handdatorer och senare smartphones varit ständiga följeslagare för mig. Nästan allt som har med mitt liv att göra finns i dessa digitala enheter, möjligen med undantag för fysiska personer i min direkta närhet. De digitaliseras endast i undantagsfall. Jag minns inte, exakt när jag började använda digitala enheter och webbtjänster för att hålla koll på planerade möten, föreläsningar, att-göra-listor och annat som har med tidsplaneringen att göra, men i runda slängar 20 år är nog ingen dålig gissning. Absolut mest fick jag gjort – åtminstone enligt mitt kanske skönmålande minne – när datorn helt fick bestämma, vad jag skulle göra härnäst:

Under många år använde jag handdatorer från Psion. Trots att de numera tillhör ett svunnet årtusende, vågar jag än idag påstå att de var de bästa handdatorerna hittills: ca 40 timmars batteritid – och det ur endast två vanliga AA-batterier. Ett tangentbord som fälldes ut och som utan problem kunde användas för att skriva långa uppsatser. Genomtänkta funktioner för att navigera långa och komplexa dokument. Ett öppet system som var väldigt lätt att anpassa och programmera för. – Listan skulle kunna göras lång.

För dessa datorer fanns ett programm med namnet ”Mentor”. En app, som vi skulle kalla det idag, som tog hand om dygnsplaneringen – och det på ett smartare och mer genomtänkt sätt än någon annan lösning som jag kommit i kontakt med.

I appen definierade du ett antal fokusområden för ditt liv – och hur viktiga dessa fokusområden var gentemot varandra, dvs hur mycket tid och energi som du ville lägga på respektive område. I mitt liv idag skulle dessa kanske se ut som nedan:

• familj: 25%
• arbete: 25%
• studier: 25%
• hälsa: 10%
• politik: 15%

Sedan kopplade du olika uppgifter till dessa fokusområden. Om jag ska skriva en uppsats, så tar det kanske 40 timmar, är ganska uppmärksamhetskrävande och hör till ‘studier’. Olika projket på arbetet sorteras in i respektive mapp och mina försök att röra på fläsket slängs in under hälsa. Olika uppgifter kunde jag dessutom självfallet tilldela olika vikter och olika förfallodagar. Något var kanske väldigt viktigt att göra just den här veckan — något annat vore inte helt dumt att få gjort, någon gång framöver. En tredje uppgift var väldigt viktig men inte brådskande. Den kunde lika gärna göras om någon vecka.

Parallelt som jag avverkade att-göra-listan och deltog i möten, så loggades tids- och energiåtgången och ”bokades” på respektive konto. Det innebar att det efter en tids användning fanns en uppsjö med statistik och data som appen kunde använda. När fördelningen i mina fokusområden blev skev – och jag till exempel jobbade för mycket istället för att plugga – så anpassade algoritmerna automatiskt att-göra-listan och föreslog mer studierelaterade uppgifter för att återigen komma i balans.

Efter några veckor hade systemet så bra data, att jag utan vidare kunde använda det för att frigöra mig från våndorna om vad som behövde göras härnast. Det räckte med att kasta ett öga på skärmen och göra vad datorn bestämde.

Den här handdatorn har självfallet körts om av många andra och nyare system. Ingen lär på allvar föredra en 20 år gammal handdator framför aktuella telefoner eller tablets som är så mycket mer kapabla. – Men just idén bakom appen för tidsplanering har tyvärr ingen plockad upp och gjort en (välfungerande) modern tappning av.

De senaste åren har jag nästan uteslutande använt webbaserade kalendrar och att-göra-listor. Flera Google kalendrar (som även synkas till datorer, mobilen och plattan) och olika att-göra-appar. Alla dessa appar, sajter och verktyg är kapabla i sig, men de ”tänker inte åt mig”.

Det gör det bitvis till och med svårare att planera: en utmaning har för min del alltid varit att behålla överblicken och inte förlora mig i detaljer. Med hundratals (ja, hundratals) uppgifter på att-göra-listan blir det väldigt svårt att bryta ner listan till just de uppgifter som måste eller borde göras idag. Hur många uppgifter jag än bockar av, så finns det fortfarande hundratals kvar. Fokus flyttades därför alltmer till det som verkligen, absolut och utan tvekan behövde göras precis just nu. – Ett mycket reaktivt sätt att planera sin tid på.

Under några veckors tid har jag därför valt att istället varje dag handplocka några av uppgifterna från mina digitala att-göra-listor. De utvalda uppgifterna har jag sedan skrivit ner på papper – och byggd min dag kring dessa. I grunden blev det en positiv förändring: istället för att lita på att Wunderlist, Todoist – eller hur appen nu än heter – ska plocka fram viktiga uppgifter, så gör jag ett mycket mer medvetet val.

Det hela ledde dock till en del nya utmaningar: papperslistan med uppgifterna och de digitala versionerna synkade av någon underlig anledning inte med varandra (jo, jag försökte stoppa in pappret i nätverksuttaget, men inte ens det hjälpte). Det blev inte heller helt intuitivt, vart jag skulle skriva nya saker som behövde göras. Ska de in på papperslistan – eller in i datorn/mobilen/plattan? Har jag förresten flyttat över mina handskrivna anteckningar i rätt app nu – eller glömde jag det? — Det uppstod helt enkelt lite för mycket otydlighet och osäkerhet i min hantering av uppgifterna. Föga förvånande: alla ‘gurus’ inom tidsmanagement brukar vara eniga i en fråga: använd endast ett enda system för att samla in ny information och nya uppgifter. En inkorg, aldrig flera.

Jag är digitaliseringens främsta förespråkare och en som utan minsta lilla blinkning föredrar e-böcker framför pappersböcker. När jag får nya (akademiska) böcker som inte finns digitalt, så våldför jag mig på dem, skär bort bokryggen och förpassar sidorna till skannerns dokumentmatning. Och ärligt talat: hittills har jag inte hittat en enda pappersbok, där sökfunktionen inte var trasig.

Men trots det, så ska jag nu – åtminstone under en övergångstid – helt och hållet återgå till pappersbaserad tidsplanering. Allt, från avtalade möten över deadlines till uppgifter ska hanteras i en gammal, hederlig systemkalender. Något som jag i princip aldrig har gjort under mitt vuxna liv, åtminstone aldrig under längre perioder.

Jag får se om det hjälper mig att få (ännu) bättre ordning på allt jag har att göra – eller om brist på sökfunktion, intelligent sortering och larminställningar kommer tvinga mig tillbaka till det digitala innan bläcket ens har torkat?

Vad säger du? — Digitalt eller analogt? Varför? — Och inte minst: hur?

Inlägget Tillbaks till pappret dök först upp på Selig.se.