A partir de que nos damos de alta como contribuyentes y observando muy bien las facturas que emitimos y las que recibimos, podemos ver que siempre todas las facturas llevan un número de folio que debe ser consecutivo tanto en nuestras facturas como en nuestros recibos de honorarios según sea el caso. Como todos sabemos, recientemente se ha tomado la decisión de digitalizar la mayoría de los procesos y por ende de los documentos relacionados con asuntos de índole fiscal, es por eso que ahora al llevarse a cabo la emisión de facturas digitales, lógicamente también es necesario que existan folios digitales para dichas facturas.
¿Se trata simplemente de digitalizar el consecutivo de una factura?
No, no exactamente, para que un folio digital sea válido, este debe cumplir con ciertos requisitos que son necesarios de acuerdo a SAT. Pero antes de abundar más sobre este tema, es importante decir que el número de folio es un dato útil para fines de control, es decir, que nos facilita saber cuáles y cuántas son las facturas que hemos entregado y cuáles las que se han cancelado dentro de nuestro negocio. La utilidad de un folio digital, es la misma que la del folio convencional, sin embargo, la diferencia ahora que los folios son digitales, es que los folios deben ser asignados directamente por SAT o por alguna entidad que tenga la autorización de SAT para brindar el servicio de asignación de folios digitales.
Asignación de folios digitales ¿En qué consiste?
Como todos sabemos, desde hace algunos años y por disposición oficial todos los contribuyentes estamos obligados a emitir facturas digitales, lo que por ende nos ha llevado como contribuyentes a adaptarnos a los cambios y disposiciones que el gobierno ha ido dando a conocer respecto a sus procesos fiscales. Al cambiar el proceso de facturación de convencional a electrónico, también ha cambiado el modo en que las facturas reciben su folio, ya no se trata simplemente de una serie consecutiva de números como las que se utilizaban cuando las facturas o recibos se emitían de forma impresa, sino que ahora es el SAT quien directamente asigna a cada factura un número de folio de manera automática
En otras palabras, para que sus comprobantes tengan validez es necesario que estén timbrados, este timbre será visible a través de las cadenas del sello digital.
¿Qué son o cómo son esas cadenas de sello digital?
Las cadenas de sello digital, no son otra cosa más que una serie de números y letras las cuales contienen algunos datos personales, así como también ciertas piezas de información fiscal del titular de las facturas electrónicas a las que se les ha asignado cierto número de folio digital.
Como sabemos actualmente, generar una factura electrónica no es un proceso complicado, solo es cuestión de capturar la información como si estuviéramos llenando una factura impresa, es importante recordar que las cadenas de sello digital aparecerán siempre en la parte de abajo del PDF de cada factura electrónica que emitimos.
Ésta cadena de sello digital, es un elemento básico en la factura electrónica ya que es el que señala la relación entre emisor y receptor y que permite al SAT comprobar que no han sido falsificados los datos del comprobante.
Es muy importante tener en mente que los folios digitales no solo se utilizan para emitir facturas electrónicas, sino que también se aplican para cualquier otra forma de comprobante fiscal que una persona física o moral necesite emitir.
El procedimiento para generar archivo de envió de generación de sello digital (archivo SDG) tendrás que descargarlo a través del programa “certifica”, para posteriormente enviar tu solicitud a través del programa certiSAT web.
Para descargar la aplicación certifica: debes ingresar a la página del SAT: www.sat.gob.mx seleccionar la pestaña de “información”, posteriormente seleccionar “factura electrónica” en el rubro de obligaciones, después la opción de “¿Necesitas facturar?”, dentro de esta seleccionar en el punto número 1 “Tramita un certificado de sello digital”, nuevamente seleccionar 1. Entra en la aplicación Certifica (antes SOLCEDI). ” y procederá a descargar cualquiera de las dos el de 32 o 64 bits.
Estos folios también se conocen como FOLIOS DIGITALES PARA CFDI, es muy importante recordar que estos números de folio los genera el SAT de forma automática, por lo mismo, pueden no ser consecutivos, y no se pueden seleccionar, ya que los número de folio de los CFDI los provee el portal del SAT, para determinarlos usa una serie de cálculos informáticos muy específicos que le permiten asegurarse de que ninguno de estos números ha sido duplicado.
En otras palabras, la única diferencia que existe entre los folios que conocíamos cuando los comprobantes fiscales se emitían en papel y los folios digitales que por ley debemos manejar ahora, es que no se trata de una numeración consecutiva y que son directamente asignados por SAT, aunque hasta ahora aún resulta desconocido bajo qué criterios asigna el SAT dichos folios.
Para fortuna de todos nosotros como contribuyentes, la tecnología ha ido alcanzando cada uno de los ámbitos de la sociedad y en éste caso en particular, éste avance hacia la tecnología y la digitalización de todos los procesos nos ha permitido hacer más sencilla eficiente y transparente la rendición de cuentas fiscales a la que todos los ciudadanos mexicanos económicamente activos estamos obligados.
Y por supuesto nos da oportunidad de conocer y comprender un poco más y mejor para que nos sirven, y como hasta cierto punto nos protegen todos estos trámites burocráticos que suelen ser tan cansados y a la vez tan necesarios para que éste país pueda tener una economía sana , y nos permite entender con un poco más de claridad el funcionamiento de una de las entidades fiscales y de gobierno más importantes del país y cuyo funcionamiento durante muchos años para la mayoría de los mexicanos resultaba un verdadero tabú, ya que seguramente todos hemos escuchado aquella frase que dice:
“¡Hay dos cosas de las que nadie se escapa, una es la muerte y la otra los impuestos!”.
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