Definisi Account Payable Officer

Sebelum membahas lebih jauh, mari kita pahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan Account Payable Officer. Account Payable Officer adalah seorang profesional keuangan yang bertanggung jawab untuk mengelola dan memantau semua kewajiban pembayaran yang dimiliki perusahaan kepada pihak ketiga, seperti vendor, pemasok, dan kreditur lainnya. Mereka memiliki peran penting dalam memastikan bahwa pembayaran dilakukan dengan tepat waktu, akurat, dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Tugas utamanya melibatkan pemrosesan faktur dari pihak ketiga, verifikasi keakuratan informasi, dan koordinasi pembayaran tepat waktu sesuai dengan kebijakan perusahaan. AP officer juga berperan dalam menjaga hubungan yang baik dengan vendor dan pemasok, menanggapi pertanyaan atau keluhan terkait faktur, serta melakukan rekonsiliasi akun secara berkala. Selain itu, mereka berkolaborasi dengan departemen lain seperti Purchasing dan Receiving untuk memastikan bahwa pembayaran dilakukan setelah barang atau jasa telah diterima atau diproses. 

AP officer juga memiliki peran strategis dalam memahami aspek perpajakan yang terkait dengan transaksi pembayaran dan memberikan kontribusi penting dalam penyusunan laporan keuangan perusahaan. Dengan demikian, Account Payable Officer berperan krusial dalam membangun fondasi keuangan yang kokoh dan menjamin keberlanjutan operasional perusahaan.

Peran dan Tanggung Jawab Utama

Fokus utama AP adalah pada manajemen utang, Account Payable Officer bertanggung jawab untuk memastikan pembayaran kepada pihak ketiga dilakukan dengan tepat waktu dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Selain itu, berikut ini peran dan tanggung jawab AP yang perlu Anda pahami: 

1. Pemrosesan Faktur: Bertanggung jawab untuk memproses semua faktur yang diterima dari pihak ketiga. Ini melibatkan verifikasi informasi, pencatatan, dan persiapan untuk proses pembayaran.
2. Penanganan Kebijakan Pembayaran: Mereka harus memahami kebijakan pembayaran perusahaan dan memastikan bahwa setiap pembayaran dilakukan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
3. Pengelolaan Hubungan dengan Pihak Ketiga: Berinteraksi dengan vendor dan pemasok untuk menjelaskan informasi faktur, menangani keluhan, dan menjaga hubungan yang baik.
4. Koordinasi dengan Departemen Lain: Berkolaborasi dengan departemen lain, terutama Purchasing dan Receiving, untuk memastikan ketersediaan barang atau jasa sebelum melakukan pembayaran.
5. Manajemen dan Rekonsiliasi Akun: Memantau dan merinci setiap akun utang, serta melakukan rekonsiliasi secara berkala untuk memastikan keakuratan data keuangan.
6. Pemahaman Terhadap Perpajakan: Account Payable Officer harus memiliki pemahaman terkait aspek perpajakan yang berkaitan dengan pembayaran dan pelaporan pajak.
7. Pelaporan Keuangan: Menyediakan data dan informasi yang diperlukan untuk penyusunan laporan keuangan berkaitan dengan utang perusahaan.

Baca Juga: Mengenal Sanksi Pajak atas Faktur Pajak & PPN

Pentingnya Account Payable Officer dalam Keuangan Perusahaan

Salah satu elemen yang tidak bisa terpisahkan dalam keuangan bisnis adalah Account Payable atau yang biasa disebut dengan akun utang. Mengapa peran AP sangatlah penting dalam sebuah perusahaan? Karena Menurut survei terbaru oleh Institute of Finance and Management (IOFM), sekitar 47% perusahaan di seluruh dunia menghadapi kesulitan dalam manajemen AP mereka. Ini menunjukkan kompleksitas dan tantangan yang melekat dalam tugas ini. Berikut ini alasan lainnya AP officer menjadi sangat penting untuk ada di dalam perusahaan: 

1. Pengelolaan Utang yang Efisien: AP officer memainkan peran kunci dalam mengelola utang perusahaan secara efisien. Ini membantu menjaga likuiditas dan kesehatan keuangan.
2. Keberlanjutan Operasional: Dengan memastikan pembayaran kepada pihak ketiga dilakukan secara tepat waktu, Account Payable Officer berkontribusi pada kelancaran operasional perusahaan.
3. Pemeliharaan Hubungan Bisnis: Menjaga hubungan yang baik dengan vendor dan pemasok merupakan langkah penting yang dapat memengaruhi ketersediaan sumber daya dan harga yang kompetitif.
4. Keakuratan Laporan Keuangan: Data yang akurat dan terkini yang dikelola oleh Account Payable Officer menjadi dasar bagi penyusunan laporan keuangan yang dapat dipercaya.
5. Kepatuhan dengan Peraturan: Menerapkan kebijakan dan prosedur yang sesuai dengan peraturan perpajakan dan keuangan untuk memastikan kepatuhan perusahaan.

Baca Juga: Memaksimalkan Revenue dalam Bisnis Modern

Kesimpulan

Account Payable Officer memiliki peran sentral dalam ekosistem keuangan perusahaan. Dengan tanggung jawab utama terkait manajemen utang, mereka tidak hanya menjaga keberlanjutan operasional perusahaan tetapi juga memberikan fondasi yang kokoh bagi kesehatan keuangan. Dengan keterampilan yang sesuai dan pemahaman yang mendalam tentang proses keuangan, AP Officer berkontribusi pada efisiensi, kepatuhan, dan keberlanjutan perusahaan secara keseluruhan.

Oleh karena itu, AP officer tentu membutuhkan aplikasi yang dapat menunjang efisiensi kinerjanya, seperti OnlinePajak. OnlinePajak merupakan aplikasi resmi yang diawasi Direktorat Jenderal Pajak. Dengan OnlinePajak, Anda dapat melakukan otomatisasi end-to-end berbagai operasional keuangan perusahaan, mulai dari piutang usaha, utang usaha, dan segala kepatuhan lainnya.

OnlinePajak kini hadir dengan fitur pembayaran invoice yang dapat membantu perusahaan di Indonesia. Dalam fitur ini, Anda dapat melakukan pembayaran ke supplier atau permintaan pembayaran.