Lean logistics es un sistema de gestión y organización que emplea procedimientos propios de la metodología Lean Six Sigma aplicados a la cadena logística. Esta metodología se orienta fundamentalmente hacia la mejora continua, priorizando la eficiencia y la agilidad de los procesos, mediante la eliminación de desperdicios, y la calidad, mediante la reducción de la variabilidad en los procesos.

Cadenas de valor y Lean logistics

Lean logistics es un sistema de gestión y organización de operaciones que emplea procedimientos propios de la metodología Lean Six Sigma, orientada hacia la mejora continua y gradual en la cadena logística. Su estructura, sólida e integradora, pone el foco en toda la empresa y para toda la empresa. Los conceptos que sintetizan esta metodología se pueden expresar así:

• Lean = eficiencia y agilidad (mejora los flujos mediante la eliminación del desperdicio).
• Six Sigma = calidad (mejora de los procesos mediante la reducción de la variabilidad).
• Lean Six Sigma permite aumentar la velocidad y la calidad, y conseguir que los procesos sean más ágiles, productivos y rentables.

Todas las organizaciones pueden crear su propio modelo de desarrollo mediante ciclos de adaptación y mejora progresiva. En todos los modelos, la gestión de la logística ha de estar alineada con los objetivos estratégicos de la empresa e integrada en la cadena de valor de cada familia de productos o servicios que se generan.

Reducir la variabilidad

La estabilidad en un proceso puede entenderse como la capacidad de producir resultados de manera sostenida. Su antónimo, el desequilibrio, es el resultado de la variabilidad, ante el que es imperativo analizar sus causas para llegar a definir y poner en práctica las acciones preventivas y correctivas que permitan eliminarlas y alcanzar el equilibrio.

Las cadenas de valor pueden llegar a tener una gran variabilidad en tiempos y costos. En el ámbito de las operaciones de una cadena, dicha variabilidad está causada, en muchas ocasiones, por factores como los siguientes:

• Desconocimiento de las necesidades reales de la clientela.
• Procedimientos ineficientes.
• Roturas de stock.
• Escasez de productos.
• Desajustes en los niveles de inventario.
• Procesos documentales confusos.
• Deficiencias o alteraciones en las rutas de transporte.

Ante la imprevisibilidad de la afectación de dichas causas, las empresas tienden a incrementar el volumen de las existencias de seguridad, lo que a su vez conlleva un incremento de los costos logísticos y, a medio plazo, la potencial obsolescencia de los productos.

Lean logistics empieza por aportar la generación de mapas de flujos de valor (también conocidos por las siglas de VSM, de value stream maps), que sirven para identificar con detalle el conjunto de tareas que componen cada proceso y especificar el valor desde la perspectiva del cliente, es decir, las tareas por las que este está dispuesto a pagar.

Este es un primer paso para determinar cuáles son aquellas actividades que no aportan valor añadido a un proceso logístico y que deben ser desterradas. La consecuencia de ello será la reducción de la variabilidad, el incremento de los estándares en los procesos, la reducción de los tiempos de ciclo en los mismos (en la preparación o la entrega de un pedido, por ejemplo), la facilidad en identificar cualquier eventual anormalidad y la posibilidad de establecer planes de mejora que impidan despilfarros.

Evitar desperdicios o despilfarros

En las operaciones logísticas, las actividades que no agregan valor pero que consumen tiempo o recursos, esto es, los desperdicios por los que no se puede cobrar el cliente, tienden a concentrarse en estas áreas:

• Tareas, movimientos o búsquedas innecesarias.
• Retrasos en las entregas, rechazos y devoluciones.
• Transportes con capacidad búsquedas de carga desaprovechada.
• Tiempos ociosos del personal y esperas en la toma o la entrega de mercancías.
• Infraestructuras o equipamientos infrautilizados o ineficientes.
• Consumo de recursos energéticos.
• Averías en las mercancías por una estiba deficiente.
• Accidentes laborales por deficiencias en la prevención.
• Generación de residuos y emisiones contaminantes.

Conseguir la eliminación de desperdicios mediante acciones correctoras es un factor clave para garantizar el flujo continuo en cada prestación de servicio, cuando el cliente lo solicite y asegurando la entrega en los tiempos ofertados.

Herramientas para la planificación

Lean Logistics aporta un conjunto de herramientas que permiten desarrollar ámbitos estratégicos de la organización y de la planificación de sus actividades, mediante un conocimiento “micro” y “macro” de cada uno de los procesos y procedimientos, y de los recursos materiales y humanos, como son los siguientes:

• Profundizar en las necesidades y expectativas de los clientes y en las características clave del servicio que estos esperan recibir.
• Crear mapas de valor actual y los que se pretenden conseguir en un futuro cercano.
• Sistemas que facilitan la medición de la demanda y la implantación de métodos de pull (tirar) frente a los push (empujar).
• Realizar análisis de modo y efecto de fallos y diagramas para la solución de problemas que permitan identificar errores, reales o potenciales, y crear planes de prevención, supervisión y respuesta.
• Desarrollar técnicas de dinamización de equipos que promuevan la colaboración y que involucren al conjunto de la organización.
• Definir las métricas y los indicadores necesarios para medir el desempeño en las operaciones.

Herramientas operativas

Lean Logistics también aporta técnicas y sistemas que permiten mejoras inmediatas en las operativas diarias; entre ellas cabe destacar las siguientes:

• Sistemas de clasificación documental y de gestión de operaciones e inventarios.
• Técnicas de resolución rápida de procesos que requieren inmediatez, como la recepción y expedición de materiales o la manutención de cargas, por ejemplo.
• Técnicas de “mantenimiento productivo total” que permiten la máxima efectividad de las herramientas, los equipos y los vehículos, y reducen significativamente los costos de las operaciones.
• Gestión de operaciones mediante flujo continuo y células de trabajo que reducen los tiempos de respuesta y maximizan las habilidades y el desempeño del personal.
• Sistemas de señalización mediante elementos visuales, auditivos y de texto (conocidos como andon) para notificar problemas o situaciones que requieren atención, y que proporcionan información en tiempo real y retroalimentación del estado de un proceso.
• Sistemas para mantener organizada, limpia, segura y productiva el área de trabajo (como el de las 5’S), lo que permite reducir la siniestralidad, aumentar la vida útil de los equipos y conseguir que el personal desarrolle su labor en un ambiente agradable.

Aplicaciones y beneficios de Lean logistics

El desarrollo de Lean logistics y la aplicación de sus herramientas puede significar la necesidad de realizar algunas inversiones económicas en tecnologías o sistemas de gestión, que han de integrarse en la planificación estratégica de la organización y que pueden contribuir a la automatización y estandarización de las tareas. Sin embargo, la inversión más importante, que no será la más costosa, ha de centrarse en la formación de los equipos humanos, en todos sus niveles de responsabilidad, que permitirá aplicar las nuevas herramientas y adquirir nuevos hábitos.

Los resultados de aplicar Lean logistics redundarán en la reducción de costos en el conjunto de operaciones, como el almacenamiento, el transporte o la administración, especialmente mediante el impulso de algunas estrategias, entre otras:

• Sistemas de reexpedición que limiten las existencias almacenadas y agilicen la distribución.
• Gestión de los aprovisionamientos mediante entregas justo a tiempo.
• Reducción de los tiempos de suministro, internos y de empresas proveedoras.
• Medir, equilibrar y controlar las cargas de trabajo de las personas y los equipos (personal de conducción, manipulación de cargas y materiales, por ejemplo), haciéndolas partícipes de las previsiones y las decisiones.
• Estandarizar al máximo las operaciones, lo que reducirá su variabilidad y redundará en su comprensión y en su ejecución por los equipos de trabajo.
• Asegurar la calidad en todos los puntos de la cadena para evitar la repetición de tareas.
• Optimizar las cargas de vehículos, las rutas de transporte y las entregas (monitorización de entregas en la distribución urbana de mercancías y experiencia de la clientela en la recepción de los pedidos).

A su vez, la implementación de Lean Logistics aportará beneficios tan significativos como son:

• Reducir la inversión de capital necesaria para el desarrollo de la actividad empresarial.
• Reducir los recursos destinados a equipamientos e infraestructuras.
• Reducir la variación de los datos de la demanda en toda la cadena de suministro.
• Reducir los costos derivados de los defectos, el exceso de existencias, los espacios y los elementos utilizados.
• Mantener inventarios mínimos en toda la cadena de suministro.
• Mejorar el servicio de entregas a los clientes, reduciendo los tiempos de entrega y entregando las cantidades solicitadas.
• Incremento de la seguridad sobre las personas y los equipos.
• Mayor aprovechamiento de los recursos disponibles, como la maquinaria, la mano de obra, los materiales y el tiempo.
• Optimizar la utilización de embalajes, el desempeño de las flotas de vehículos, las unidades de transporte de carga o las rutas de transporte.

Este conjunto de beneficios repercute en dos aspectos significativos en el funcionamiento de la actividad empresarial. Por un lado, Lean Logistics permite redirigir las inversiones de capital a actividades que aporten valor a los procesos productivos y, por otro, se reduce el volumen de costos ocultos o externalizados, al reducir el impacto provocado por el consumo energético en operaciones no optimizadas, que son una fuente de contaminación hacia el medio ambiente. Cabe recordar que la reducción de recursos energéticos es una de las prioridades de las actividades empresariales, en consonancia con las indicadas en los acuerdos internacionales (objetivos 2030 y 2050 de la Unión Europea) sobre emisiones contaminantes, que promueven una transición hacia una economía de cero emisiones de carbono y resiliente al cambio climático.