Lo scopo di un mansionario aziendale è quello di definire con precisione ciò che compete a ogni singola posizione. Insieme all’organigramma ti aiuta a delineare l’organizzazione aziendale, ma perché sia veramente utile bisogna farlo con criterio. Vediamo perché è utile un mansionario aziendale e come costruirne uno efficace.

Per lavorare in modo efficiente la chiarezza è fondamentale. Stabilire ruoli, gerarchie e rapporti lavorativi senza ambiguità è utile sia per l’azienda che per i suoi dipendenti, e mettere tutto per iscritto tutela entrambe le parti. Verba volant, scripta manent.

Il Mansionario Aziendale, o job description, serve proprio a questo: definire e regolare le mansioni del lavoratore nel modo più completo possibile. Può sembrare una pratica un po’ datata e poco al passo coi tempi, ma non lo è affatto. Oggi siamo abituati alla velocità del web, ad avere tutto e subito a portata di smartphone, ad acquistare con un click, ecc. Perché perdere tempo a scrivere un documento dal sapore così vintage? Perché è essenziale. Per te, per la tua azienda e per tutti coloro che lavorano per te o con te.

Utilità del mansionario aziendale

Entriamo nel vivo: a cosa serve un Mansionario aziendale? Quali vantaggi offre? Vediamo in breve perché è utile questo documento:

• Definisce chiaramente ogni posizione, senza ambiguità;
• Fornisce informazioni aggiornate sulle competenze necessarie per ogni mansione;
• Responsabilizza il lavoratore assegnando obiettivi chiari;
• Consente di valutare le performance di un lavoratore sulla base di aspettative condivise;
• Evidenzia eventuali necessità formative legate alle singole posizioni;
• Fornisce supporto in caso di cambiamenti e nuove assunzioni;
• Permette di evitare sovrapposizioni e di avere tutte e solo le figure necessarie.

Inoltre, il mansionario aziendale dovrebbe rispecchiare la cultura aziendale, esplicitando mission, vision e valori dell’azienda. Fornire queste informazioni a candidati e dipendenti darà loro un’idea chiara dell’ambiente di lavoro, riducendo il rischio di attriti e incomprensioni.

Come costruire un mansionario aziendale

Il compito di stilare il mansionario aziendale è della Direzione del Personale, che deve avere cura di descrivere ogni ruolo in modo completo e strutturato. All’interno del documento ci devono essere tutte le informazioni relative alle mansioni e il riferimento a eventuali documenti ufficiali, in modo da evitare il rischio di fraintendimenti e interpretazioni personali.

Vediamo quali sono i passaggi chiave per costruire una job description esaustiva.

1.Sintesi

Prima di scendere nei dettagli è utile cominciare con una breve sintesi generale della posizione in questione, con riferimento ad area di competenza, dipartimento, responsabili a cui riportare ed eventuali subalterni. Nella sintesi devono esserci tutte le informazioni di base, in modo da aver subito chiaro il profilo ricercato.

2.Scopo, responsabilità e funzioni della posizione

In questa sezione va descritta la mansione il più dettagliatamente possibile, meglio se con un elenco preciso di attività svolte e conseguenti responsabilità.

3.Titoli, requisiti, esperienza

Quale percorso di studi bisogna aver fatto per ricoprire la posizione? Basta il diploma o è indispensabile una laurea magistrale? Che esperienza pregressa è richiesta? In questa parte si risponde alle domande inerenti a formazione e prerequisiti.

4.Requisiti specifici

Ogni posizione richiede delle caratteristiche e competenze specifiche. In questa sezione vanno descritti in modo approfondito tutti i requisiti necessari per ricoprire il ruolo. In generale si distingue tra:

• conoscenze di base
• competenze tecniche
• conoscenze specifiche
• competenze trasversali

Limiti del mansionario aziendale

Come (quasi) ogni cosa, anche il mansionario aziendale ha dei limiti di cui è opportuno essere consapevoli.

Quando si stila una job description bisogna ricordare che esistono delle caratteristiche individuali legate alla persona su cui non è possibile avere il controllo. Lo stesso lavoro può essere svolto in modi molto diversi da persone diverse. Il bagaglio di esperienze e il background personale contano. Un compito che per qualcuno è facile e immediato, per altri richiede più tempo e applicazione, ma sono aspetti che si scoprono nella quotidianità.

Inoltre, il mansionario aziendale non deve essere preso troppo alla lettera. Va considerato come una linea guida, ma in contesti che cambiano velocemente sarà necessario un certo grado di flessibilità. Per esempio, nelle aziende che utilizzano molto il team work i lavoratori devono essere in grado di adattarsi alle situazioni di volta in volta.

Infine, non bisogna dimenticare che lo scenario lavorativo, a prescindere dai settori, è in costante evoluzione, di conseguenza anche il mansionario va aggiornato periodicamente, per accertarsi che ogni ruolo sia al passo coi tempi.

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