Gérer son entreprise n’est pas seulement piloter ses ventes ou ses équipes. C’est avant tout surveiller son cash disponible. Les KPI clés que nous veront, seront votre point de repère pour bien piloter votre trésorerie sans avoir besoin d’un directeur financier!

Évaluer la trésorerie et suivre le bon règlement des factures font partie de Votre quotidien en tant que dirigeant d’entreprise ? Vous cherchez à comprendre comment anticiper les manques de trésorerie sans avoir une équipe financière? Si vos réponses ont été oui, cet article est fait pour vous!

Évidemment, personne ne peut concrètement prévoir l’avenir, c’est le cas aussi pour votre activité. Par contre, il est possible qu’en vous posant  les bonnes questions sur le niveau de votre trésorerie, vous pouvez prendre des décisions préventives. Cela évitera des problèmes dans les mois prochains. Vous permettre, comme il est dit, de prévenir plutôt que de guérir !

C’est la raison pour laquelle nous souhaitons évoquer avec vous les bons réflexes à avoir. Nous allons vous présenter les indicateurs financiers (KPI) essentiels à suivre pour vous aider à piloter votre entreprise. C’est un moyen de prendre les bonnes décisions qui vous permettront de positionner votre projet sur la voie du succès.

L’idée n’est donc pas d’utiliser uniquement les outils comptables, qui ne sont réellement disponibles qu’une fois par an et peuvent sembler assez compliqués.  La démarche vise à avoir les éléments utiles pour diriger la gestion de votre activité et d’en bénéficier pour adapter votre stratégie de manière la plus efficace. Ce qui veut dire qu’on vise à gérer la trésorerie sans un Directeur Financier, de façon regulière.

Si vous êtes une PME  vous n’avez pas forcément un directeur financier et des reportings réguliers disponibles. Il vous faut donc des indicateurs simples à élaborer et à comprendre. Lançons nous alors sur les 4 KPIs clés pour anticiper votre trésorerie si vous n’avez pas d’équipes financières.

1. La performance commerciale

Le premier critère consiste à suivre régulièrement les perspectives de votre activité par rapport à vos prévisions. Vous allez pouvoir surveiller que tout se passe bien.

Cela nous amène à parler alors du chiffre d’affaires (CA) et son suivi dans le temps, ce qui va nous conduire au premier KPI de cet article. Mais commençons par le début.

Il  faut bien savoir que le calcul du chiffres d’affaires est essentiel et est une donnée importante dans l’évolution de votre entreprise. Celui-ci correspond à la somme des ventes effectuées (biens ou services) pendant un exercice comptable. Généralement, il est calculé hors taxes (HT), mais pour la trésorerie, il vaut mieux le garder TTC. Et il vous faut définir une période. Nous vous conseillons évidemment la période la plus courte, pour bien suivre. Donc le mois nous semble être le plus pertinent. 

II est ainsi facile de le calculer, vous devez juste suivre la formule suivante: chiffre d’affaire = prix de vente * quantités vendues.

Cependant, même si le chiffre d’affaire est un indicateur intéressant pour évaluer la performance de votre activité, lorsqu’il est pris seul, il ne révèle pas grand-chose. C’est pour ça que nous considérons que le calcul de la réalisation du chiffres d’affaires (ou Performance commerciale) est un KPI important. Cette comparaison sera très utile pour évaluer la dynamique financière de votre entreprise. Son calcul est assez simple vu qu’on a déjà dit comment calculer le CA. Voilà la formule à effectuer:

Performance commerciale= chiffres d’affaires (CA) du mois passé / chiffres d’affaires (CA) prévue sur le mois passé

Le résultat obtenu vous permettra de savoir dans quelle mesure vous avez atteint votre objectif pour la période. Cela paraît simple comme calcul, mais on oublie souvent de mesurer sa performance commerciale par rapport à ses prévisions. Cet indicateur va vous forcer éventuellement à revoir vos prévisions pour les mois suivants. Et ainsi ajuster vos charges si le KPI est inférieur à 1, car vous pourrez anticiper un manque de trésorerie, en sachant que l’évolution du CA a une conséquence directe sur celle-ci. 

Au fur et à mesure qu’on avance, on voit que gérer sa trésorerie sans directeur financier est bien possible!

Si vous lancer votre entreprise et que vous n’avez pas encore d’historique des ventes, vous devrez utiliser les études de marché que vous avez menées sur le secteur. Ceci vous permettra d’en déduire une estimation des ventes la plus fine possible.

2. Le délai moyen de paiement ou DSO

Une fois que vous avez évalué la performance des ventes de votre entreprise, les fameuses “recettes” ou “produit”, il faut prévoir leur date d’encaissement. C’est à dire le moment où l’argent de la vente va se réaliser sur votre compte en banque et donc augmenter votre trésorerie. Cela nous permet d’en parler sur le suivant KPI:  le délais moyen de paiement (aussi appelé DSO, Days Sales Outstanding ou Nombre de Jours Crédits Client).  

Ce délai de paiement (DSO) correspond au temps que met l’argent à arriver en banque après l’émission d’une facture. Cet indicateur est très important pour les entreprises quelle que soit leur taille. C’est l’élément qui va être déterminant pour votre trésorerie, car plus vite vous êtes payé, plus vite vous pouvez investir, payer vos fournisseurs, etc. Le souci majeur, c’est que même en période de croissance, vous pouvez être amené à avoir des délais de règlement client très important. Et c’est rapidement le point de rupture car vos fournisseurs vont vous demander de payer plus vite.

Pour calculer donc ce KPI clé, il existe plusieurs méthodes. Chacune a des avantages et des inconvénients, mais le plus important est d’en choisir une seule et rester fidèle pendant plusieurs mois pour pouvoir évaluer l’évolution de votre DSO. 

La méthode comptable est la plus courante et simple à réaliser. Elle permet de déterminer le rapport entre l’encours financier (l’argent dû mais non encore payés par vos clients) et le chiffre d’affaire toutes taxes comprises (TTC). Pour son calcul, il vous faut donc 2 éléments qui doivent correspondre à une même période. Ce sont le total des factures non payés (encours total de fin de mois TTC) et le montant total facturé (chiffre d’affaires TTC, vous connaissez déjà la formule).

Après ça, il ne vous reste plus qu’à mettre en place la formule suivante:

DSO= (Encours total fin de mois x Nombre de jours dans le mois) / Chiffre d’Affaires total du mois

Le résultat que vous obtenez s’exprime en nombre de jours et indique la période moyenne de recouvrement des comptes clients. Il vous permet d’identifier les bons et les mauvais payeurs parmi vos clients.  ainsi que les actions à mettre en œuvre à vous faire payer.

Concernant ce KPI, l’enjeu majeur pour bien piloter est de s’attaquer à le réduire. Pour cela, l’automatisation du back office va justement aider à optimiser ces délais et à mieux piloter votre trésorerie sans un directeur financier!

3.Performance opérationnelle

Le chiffre d’affaires est vraiment un indicateur très utile (et simple à calculer) si vous savez comment l’utiliser. Maintenant, tout comme pour les ventes, vous devrez estimer vos dépenses fixes et variables pour pouvoir calculer le troisième KPI. Celui-ci correspond à votre performance opérationnelle.

Après les rentrées, il faut bien évidemment évaluer les sorties d’argent. Et surtout les  charges fixes (ou charges structurelles) qui sont celles qui restent stables malgré le niveau d’activité de l’entreprise. Ces charges sont les dépenses qui ne changent pas en fonction du volume d’activité. Par exemple le loyer, les salaires des employés, les assurances, entre autres. A l’inverse, les charges variables (ou charges opérationnelles), ce sont les dépenses qui fluctuent selon votre chiffre d’affaires ou de votre production. Par exemple la matière première, les frais d’emballage, l’électricité, les frais de transport de marchandises, entre autres. 

L’enjeu est maintenant d’évaluer si vos coûts d’exploitation ont bien été maîtrisés, notamment par rapport à ce que vous avez prévu. C’est à dire que vous allez calculer votre performance opérationnelle. Donc comme pour la performance commerciale, vous allez évaluer si vos prévisions se sont bien déroulés.

Performance opérationnelle = charges réalisées dans le mois passé / charges prévues pour le mois passé

Cet indicateur est également simple à calculer mais il est important de le surveiller chaque mois. Il va vous permettre de constater si vous dépensez plus que ce vous avez prévu. Cela vous montre une fois de plus que vous pouvez bien conduire votre trésorerie sans un directeur financier.

4. Risque client 

Quand on veut bien piloter sa trésorerie, il faut anticiper les écueils importants. Ainsi assurez-vous que vous ne dépendez pas d’un nombre réduit de clients, qui s’ils deviennent vulnérables, risquent de vous entraîner dans la tourmente. Il est donc important de bien connaître le niveau de risque de vos clients.

Si vos sources de revenus sont réduites, vous devez prendre des mesures immédiatement, afin de diversifier votre portefeuille de clients et ainsi vous protéger. Si vous perdez ce client important, votre revenu mensuel s’en trouvera considérablement réduit, et vous devrez réagir très vite pour trouver d’autres clients.

L’analyse de concentration des recettes consiste dans un tableau à diviser le chiffre d’affaires de chaque client par rapport au CA total. Et ainsi de classer vos priorités d’actions pour éviter des risques de trésorerie.

Avec des outils comme Dunforce, vous avez par exemple accès immédiatement à ces ratios qui vont vous permettre de vous concentrer sur les clients dont vous êtes le plus dépendants pour votre survie cash.

Bien piloter, c’est être vigilant

Ces différents KPI, simple à mettre en place, que vous pouvez regarder chaque mois, vont vous permettre de mieux gérer et anticiper. Car les clients qui ne respectent pas les délais de paiement et qui font perdre du temps à vos équipes de travail, les charges qui varient et qui sont mal contrôlés, peuvent modifier la santé de votre trésorerie. Donc, avoir l’oeil dessus c’est bien et à intervalles très réguliers, c’est mieux!

Tout semble plus facile après avoir vu de plus près les indicateurs importants, n’est-ce pas ? Cela vous montre qu’il est possible de gérer la trésorerie sans directeur financier!

Gérer sa trésorerie sous Excel est très utilisé aujourd’hui et c’est un bon outil pour commencer. Par contre, vous pouvez également opter un logiciel qui vous aide à améliorer votre trésorerie et en plus, gagner du temps, surtout si vous êtes une PME.  Dunforce vous permet par exemple d’automatiser vos relances client en libérant 90% du temps de vos équipes dédiés à la relance, réduit votre besoins en trésorerie de 30% !

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