“Aanbesteden is topsport” werd er gesteld in de workshop die wij afgelopen week hebben gegeven. Samen met collegae van Focusplus verzorgden wij voor 12 managers en stafleden uit verschillende zorgorganisaties onze workshop over “Aanbesteden in de zorg”. Tijdens deze workshop werd duidelijk dat aanbestedingsprocedures  een gerichte en zeer intensieve inspanning vraagt van een organisatie om op het juiste moment te pieken.

Met de intreding van marktwerking in de zorg vraagt het steeds meer ondernemerschap van de Zorginstellingen. Zeker met de veranderingen binnen de AWBZ en de WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning) zullen zorginstellingen zich moeten gaan inspannen om opdrachten te verwerven. Het is niet langer vanzelfsprekend dat de zorgorganisaties hun activiteiten gefinancierd krijgen. Financiering van een deel van de activiteiten zal gaan afhangen van het winnen van Aanbestedingen. Aanbestedingen die vooral door gemeenten gedaan zullen worden. Nu Zijn aanbestedingen geen nieuw fenomeen meer binnen de zorg, maar daarmee mag nog niet verondersteld worden dat aanbestedingen voor zorginstellingen gesneden koek zijn. Allerminst is onze ervaring.

Een aanbestedingsprocedure is een een zeer strak  gereguleerd proces waarbij het voor de aanbiedende partij van belang is dat deze zijn organisatie goed opgelijnd heeft om Dit Proces in te gaan. Het is van groot belang dat zij zich uitermate goed in dit proces verdiepen. Vraag uzelf onder andere af of uw organisatie ingericht is op het doen Van Aanbestedingen. Is er een heldere aanbestedingsstrategie, hoe verloopt de besluitvorming over aanbestedingen en kan de organisatie  snel informatie en cijfers  aanleveren, zijn zomaar een aantal vragen.

Voorkom dat er op basis van een weerstandshouding een aanbestedingsproces wordt ingegaan (‘het is dat we moeten maar we zijn er tegen’). En voorkom een luchthartige houding over een aanbestedingsprocedure op basis van aannames als ‘we doen het kwalitatief goed en hebben een goede relatie met de aanbesteder’. Met een dergelijke houding komt u snel op de koffie, oftewel de kans dat u een aanbestedingsprocedure gaat verliezen, is aanzienlijk toegenomen.

Het vraagt van de zorginstellingen een actieve en ondernemende houding, kennis van de markt, uitstekende kennis over de regelgevingen AWBZ en WMO en kennis over uw concurrenten en opdrachtgever. Laat ik een aantal ervaringsfeiten opnoemen die in de workshop passeerden:

• Gunningscriteria bepalen wie wint.
• Ga eerder op zoek naar fouten in het bestek en bekijk of u juist deze kunt benutten.
• Prestaties uit het verleden en relaties zijn geen garantie voor de toekomst.
• Houd u strikt aan wat de opdrachtgever wil/vraagt en dat betekent strikt  de vragen beantwoorden. Meer opschrijven dan gevraagd, omdat gedacht wordt daarmee onderscheidend te zijn, stelt je juist buiten het gunningsproces, eenvoudigweg omdat het niet gevraagd wordt.
• Zorg dat het bestek bekend is tot in alle details!

Mocht u nu een ‘workshop aanbesteden in de zorg’ willen bezoeken, stuur dan een email naar het secretariaat van C3am: [email protected].