Zoho One no para de sacar Novedades cada año para mejorar la gestión integral de los procesos dentro de las empresas. En este año 2019, como no podía ser de otra forma, han salido a la luz mejoras en las Aplicaciones ya existentes y otras funcionalidades que aumentan la cartera de novedades Zoho One.

Lo más esperado: Zoho Orchestly

Orchestly es la nueva aplicación de la suite de Zoho One para gestionar y orquestar los flujos de trabajo empresarial. Con una interfaz muy sencilla e intuitiva, permite a los directivos organizar los procesos entre los distintos departamentos, agilizar la toma de decisiones, automatizar y definir los flujos de trabajo habituales. Simplemente hay que arrastrar las tareas y organizarlas sin necesidad de tener conocimientos de codificación.

La finalidad de Orchestly es posibilitar el seguimiento de cada uno de los procesos y aumentar la productividad, todo esto sin necesidad de codificación. Entre los inmensos beneficios que aporta se pueden señalar los siguientes:

• Asegura el cumplimiento de las tareas a través de la automatización.
• Se asigna cada trabajo a la persona correspondiente, por lo que no hay confusiones o pérdidas de tiempo.
• Garantiza que cualquiera sepa lo que tiene que hacer y cuándo a través de notificaciones.
• Permite visualizar las incidencias en cada proceso de forma muy sencilla a través de informes.
• Facilita orquestar todos los procesos de trabajo desde una sola plataforma, optimizando al máximo el personal y recursos disponibles.

Orchestly ha sido diseñada especialmente para atender las necesidades de los departamentos de Recursos Humanos. Por ejemplo, en el proceso de contratar un nuevo trabajador, para evitar confusiones, se puede adjuntar información de los candidatos (experiencia, salario, disponibilidad, etc) en los workflows de manera que se optimicen las rondas de entrevistas; también se pueden agilizar las tareas de verificación de formación o experiencia asignándolas correctamente a cada trabajador, o por el contrario dar prioridad a aquellas labores que son más importantes y delimitarlas en un plazo de actuación. Sin embargo, la característica más útil puede que sea la posibilidad de crear blueprints para la gestión de los procesos que sean recurrentes, de manera que se aumente tremendamente la productividad dentro del departamento. 

Esta aplicación se integra con la suite de Zoho para un completo recorrido en todos los departamentos (finanzas, recursos humanos, tecnología, marketing y operaciones) para agilizar los trabajados intra e interdepartamentales. 

Sistema de comunicaciones telefónicas: el nuevo PhoneBridge

Otra de las novedades Zoho One es la mejora de funcionalidades de su sistema de comunicaciones telefónicas. PhoneBridge es la plataforma de Zoho en la que se integran numerosos proveedores de telefonía con las aplicaciones de CRM, Recruit y Desk, posibilitando hacer llamadas directas.

La principal ventaja de PhoneBridge es que permite la visualización en pantalla de todos los datos de la persona que llama, siempre que estén alojados en el CRM. Por lo tanto, antes incluso de coger la llamada, se pueden saber todos los datos relevantes y contextuales que permitirán articular correctamente la comunicación. 

Otra de las funcionalidades más interesantes son las llamadas directas desde el correo electrónico, con un simple click. Por otro lado, como perder una llamada puede ser perder una oportunidad, se puede integrar un buzón de voz. Así, la persona que llama deja un mensaje y este se le retransmite al usuario de Zoho One para que lo gestione. 

Funcionalidades nuevas para el administrador 

Zoho One ha incluido una nueva característica que permite a los administradores contar con cuadros de mando e informes que les permiten supervisar la actividad de los usuarios, con el número de inicios de sesión, el uso de las aplicaciones e incluso permite monitorizar la adopción de las aplicaciones por parte del personal. En base a esto, realiza un informe con el que se puede optimizar el proceso de inmersión en el universo Zoho One.

Controlarlo todo: ahora también desde la app 

La nueva aplicación facilita tener todo lo bueno de Zoho One pero en el móvil y al instante. Algunas de las posibilidades que ofrece son las búsquedas globales entre todos los datos de las aplicaciones, vistas de los paneles configurados para cada usuario, gestión de los permisos para el acceso a las aplicaciones, customizar las políticas de seguridad, configurar botones rápidos u obtener notificaciones de todo lo que está sucediendo. 

Single Sign-On (SSO)

Quizás una de las novedades Zoho One era la implantación de SSO. El nuevo servicio de inicio de sesión único (SSO) permite a los clientes integrar aplicaciones de terceros dentro de su universo Zoho. Actualmente soporta más de 50 aplicaciones, pero la previsión es que este número se amplíe poco a poco en función de las necesidades del mercado. La mayor novedad es que ahora soporta Yubikey, que aumenta la seguridad en las autenticaciones. 

Zoho Sign incluye la tecnología blockchain

La aplicación para firma digital Zoho Sign viene de incluir información sobre la hora en la que se firman documentos a través de tecnología blockchain. El objetivo es aumentar la seguridad en el proceso de la firma y hacerlo incuestionable. Con este avance, cuando se firma un documento desde la app se incluyen los metadatos acerca del horario, de forma que se pueda saber cuándo ha sido sellado. 

La compañía lleva un tiempo investigando cómo mejorar sus procesos para hacerlos más seguros y pretende seguir desarrollando la tecnología blockchain para sus otras aplicaciones. 

Más información sobre Zoho One 

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