Es ist wie überall im Leben. Die Zeit rast, die Welt entwickelt sich in einem fulminanten Tempo weiter, die Gegebenheiten ändern sich privat aber auch im Beruf – so ist auch der Markt, auf dem sich viele Unternehmen tummeln, ein anderer als noch vor wenigen Jahren. Die Kundenbedürfnisse werden immer individueller, die Digitalisierung bietet gleichzeitig unfassbare Möglichkeiten, das eigene Unternehmen auf die nächste Stufe zu bringen. Doch gerade weil alles komplexer wird, ist es für viele Unternehmer nicht mehr möglich, alle notwendigen Prozesse mit den eigenen Mitarbeitern selbst auszuführen.

Weil meist entweder Zeit, personelle Ressourcen oder schlicht Kompetenzen fehlen, wird vor allem eine neue Möglichkeit interessant: So beschäftigen sich immer mehr Unternehmen mit dem Thema „Outsourcing“.

Das versteht man unter „Outsourcing“

Eigentlich ist der Begriff „Outsourcing“ einfach erklärt. Bei diesem Prozess geht es darum, dass ein Unternehmen einzelne Aufgaben an einen externen Dienstleister auslagert. Hat man sich bislang noch selbst mit seinen Mitarbeitern um diesen Prozess gekümmert, befassen sich nun externe Anbieter, die genau auf diese Aufgabe spezialisiert sind, mit diesem Themengebiet.

Diese Methode wird immer beliebter. Warum das so ist, zeigen wir in diesem Beitrag auf, vergessen dabei aber auch nicht, welche Risiken das „Outsourcing“ mit sich bringt.

Deshalb kann man von Outsourcing profitieren

Kompetenz – Häufig entscheiden sich Unternehmen dafür, Prozesse auszulagern, weil die Kompetenzen bei den eigenen Mitarbeitern in diesem Bereich überschaubar sind. Beim Outsourcing legt man die Verantwortung sozusagen in die Hände von echten Spezialisten. Der externe Dienstleister ist meist auf genau dieses Gebiet fokussiert, hat dadurch viel mehr Wissen und Erfahrung, um die richtigen Schritte einzuleiten und sollte deshalb auch einen gewissen Erfolg garantieren. Sich als Unternehmen selbst auf diesen Wissensstand zu begeben, würde extrem lange dauern – durch die Auslagerung muss man sich nicht mit diesen Themen beschäftigen, sondern kann sich voll und ganz auf das eigentliche Kernthema der Firma konzentrieren. Der Outsourcing-Prozess spart dem eigenen Unternehmen also auf lange Sicht auch wertvolle Zeit.

Kostenersparnis – Es wird aber nicht nur Zeit, sondern im Optimalfall auch Geld gespart. Häufig kann man die Dienste für günstige Preise in Anspruch nehmen – die Qualität ist dabei aber meist trotzdem noch höher, als wenn man sich der Aufgabe selbst angenommen hätte. Dieses Budget, das dadurch eingespart wurde, kann wiederum in andere Bereiche der Firma investiert werden – beispielsweise in die Entwicklung neuer Produkte oder Angebote.

Skalierbarkeit – Outsourcing kann vor allem kleinen Unternehmen helfen, schnell zu wachsen. Ein Vorteil dabei ist die Skalierbarkeit des Prozesses. Die Kosten sind von Beginn an eindeutig festgelegt. Schließlich werden die gewünschten Leistungen und ein zugehöriger fixer Preis vereinbart; mit diesem kann das Unternehmen dann kalkulieren. Würde man die Prozesse intern umsetzen, würden immer Unsicherheiten bezüglich der Bearbeitungszeit, personellen Ressourcen und letztendlich auch notwendigen Kosten bleiben.

Das kann beim Outsourcing alles schiefgehen

Abhängigkeit – Der größte Nachteil ist gleichzeitig der offensichtlichste. Wenn man eine Dienstleistung und damit die Verantwortung abgibt, ist man extrem abhängig von diesem externen Partner. Ein gewisses Grundvertrauen zum Anbieter schadet nie, dennoch sollte man sich als Unternehmen bewusst sein, dass der Outsourcing-Prozess auch Gefahren mit sich bringt. Ist der Vertrag erst einmal unterschrieben, ist ein Wechsel des Dienstleisters nur noch schwer möglich.

Qualität – Ob die Arbeit tatsächlich so ausgeführt wurde, wie sich der Auftraggeber sie vorgestellt hat, merkt er meist erst, wenn er das fertige Ergebnis präsentiert bekommt. So besteht immer die Chance, dass die Qualität nicht wie gewünscht ist oder der Auftrag nicht den Vorstellungen entsprechend umgesetzt wurde.

Zuverlässigkeit – Wenn Menschen zusammenarbeiten passieren auch Fehler. So ist beim Outsourcing – auch wenn es nicht wünschenswert ist – immer mit Schwierigkeiten zu rechnen, wenn es um die Einhaltung von Terminen oder Deadlines geht. Wie zuverlässig ein externer Dienstleister ist, kann ein Unternehmen erst nach einigen Monaten intensiver Zusammenarbeit sagen.

Kommunikation – Vor allem wenn Dienste im Ausland ausgelagert werden, kann es zu Kommunikationsproblemen kommen. Mögliche Sprachbarrieren bringen Gefahren mit sich. Es ist also in jedem Fall zu empfehlen, auf eine gute Kommunikation mit dem Dienstleister zu achten und dabei die Aufträge immer ausführlich und eindeutig zu formulieren. Bei Unklarheiten sollten beide Seiten lieber einmal mehr als einmal zu wenig nachfragen. Ansonsten können Sprachbarrieren beim Outsourcing zu bösen Überraschungen führen, wenn das Ergebnis vorgelegt wird und überhaupt nicht den Erwartungen des Käufers entspricht.

Datenschutz – In der heutigen Zeit sind Daten wertvoll. Jedes Unternehmen sammelt sie, um mehr über die eigenen oder potenziellen Kunden zu erfahren. Es geht meist darum, welches Produkt für welche Zielgruppe relevant sein könnte. Lagert ein Unternehmen nun aber beispielsweise den Bereich des Vertriebs an einen externen Dienstleister aus, werden diese Daten und Informationen womöglich weitergegeben, damit die Prozesse optimal ausgeführt werden können. Diese Weitergabe an Dritte bringt Gefahren mit sich. Schließlich muss das Unternehmen dem Dienstleister vertrauen können, dass diese Daten sensibel behandelt und nicht missbraucht werden.

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