Führungskräfte haben alle Hände voll zu tun. Ob Teamführung oder die Belange der einzelnen Mitarbeiter. Damit das in keiner 60-Stundenwoche ausufert (oder sogar mehr wird), rät Henryk Lüderitz, den Zeitdieben an den Kragen zu gehen. Wir haben mit ihm gesprochen…

Als junge Führungskraft innerhalb des eigenen Teams zum Teamleiter aufgestiegen…und jetzt? Neben fachlichen Aufgaben müssen sich junge Führungskräfte plötzlich um eine ganze Reihe an Zusatz-Tasks kümmern.

Karriere-Einsichten: Warum ist Zeitmanagement vor allem für junge Führungskräfte so wichtig?

Henryk Lüderitz: Wenn viel Zeit für fachliche Dinge draufgeht, bleibt am Ende wenig Raum für Führungsaufgaben. Vor allem für junge Führungskräfte geht es darum in der neuen Position anzukommen und beispielsweise den eigenen Führungsstil zu finden. Da sind zeitfressende Aufgaben absolut kontraproduktiv.

Bevor ihr dem wilden Aktionismus verfallt, indem ihr jetzt Aufgabenlisten erstellt, Pläne schmiedet und Prioritäten setzt, ist die Beantwortung folgender Frage wichtig:

An welchen Stellen geht Zeit wirklich verloren, ohne dass ihr es merkt?

Karriere-Einsichten: Wie können junge Führungskräfte diese Zeitdiebe finden?

Henryk Lüderitz: Ich rate jungen Chefs daher zu folgender Frage: Wie viel Zeit verbringe ich in Meetings, auf Social Media, bin mit E-Mails beschäftigt oder recherchiere? Meistens geht mehr Zeit mit „unnötigen“ Dingen verloren, als eingangs geglaubt. Dabei solltet ihr als junge Führungskraft aber gleichzeitig folgendes unterscheiden:

1. Welche Tätigkeiten sind jobrelevant?
2. Was hat nichts mit eurem Job zu tun?

Karriere-Einsichten: Wie genau sollten junge Führungskräfte vorgehen, um sich mehr Zeit zu verschaffen?

Henryk Lüderitz: Am besten ist, ihr verfolgt diese drei Schritte:

Erstens. Identifiziert 5 potentielle Zeitdiebe in eurem Leben und schreibt sie auf ein Blatt Papier. Nach meiner Erfahrung zählen zu den häufigsten Zeitfressern E-Mails, Meetings, Fernsehen / Telefonate, Social Media und Onlineshopping.

Um Zeitdiebe identifizieren zu können, lohnt es sich meiner Ansicht nach, auch eine Kosten-Nutzen-Rechnung aufzustellen: Einen Zeitfresser zu finden ist eigentlich immer auch eine ökonomische Rechnung.

Ihr müsst Euch fragen: Verschwende ich viel Zeit mit unnötigen Dingen, wie stundenlanges Onlineshopping, um Geld zu sparen anstatt diese Zeit in Dinge wie eine vernünftige Meetingstruktur, Webinare etc. zu investieren, die mich beruflich und ökonomisch weiterbringen könnten?

Zweitens. Die Liste (für euch) zugänglich halten. Haltet dabei für eine Woche fest, wann ihr einer zeitdieberischen Tätigkeit nachgegangen seid und wie viel Zeit ihr dafür „geopfert“ habt. Auch Zeitfresser im privaten Bereich solltet ihr notieren. 

Drittens. Zählt am Ende der Woche die Stunden zusammen. Identifiziert das, was am meisten Zeit verbraucht hat, als „übel“ und versucht es einzudämmen. Trennt hierbei private und berufliche Zeitfresser. Ein anderer Weg wäre, den Zeitfresser zu eliminieren, von dem ihr glaubt, dass ihr ihn am besten angehen könnt.

Karriere-Einsichten: Wie lange dauert so eine Analyse üblicherweise?

Henryk Lüderitz: Erfahrungsgemäß habt ihr mit diesen Maßnahmen die Zeitfresser schon mal identifiziert. Länger als eine Woche dauert so ein Prozess normalerweise nicht.

Karriere-Einsichten: Wie genau sieht es dann in der praktischen Umsetzung aus?

Henryk Lüderitz: Wichtig ist nun, dass ihr eure Umgebung und eure Gewohnheiten verändert. Wenn ihr zum Beispiel viel Fernsehen schaut, verbietet Ihr Euch eine Woche lang den Fernsehapparat. In der Woche seht ihr euch dann nur Serien oder Filme, die ihr auch wirklich unbedingt gucken möchtet, auf dem Laptop oder Tablet an. Damit habt ihr schon etwas an euren Gewohnheiten getan: Ihr erlernt bewusst und unbewusst ein neues Verhalten.

Auch beruflich könnt ihr Gewohnheiten ändern. Immer wenn ihr eure E-Mails lest, könnt ihr euch einen ruhigen Meetingraum suchen, um weniger abgelenkt zu sein.

Karriere-Einsichten: Manche Aufgaben müssen aber nun mal erledigt werden. Wie kann eine junge Führungskraft diese abarbeiten und gleichzeitig dafür sorgen, dass die Produktivität nicht sinkt?

Henryk Lüderitz: Mein Tipp: Nehmt euch vor, dass ihr die Zeitdiebe langsam reduziert. Wenn ihr zum Beispiel 4 Stunden am Tag mit E-Mails verbringt, könnt ihr euch das Ziel setzen, dies auf nur 3 Stunden pro Woche zu reduzieren. Dadurch wirkt die Einschränkung nicht ganz so überwältigend und gleichzeitig machbarer. Dann könnt ihr euch überlegen, diese Mail-Sessions über den Tag zu verteilen und mit festen Ritualen zu verbinden.

“Zeitdiebe langsam reduzieren”

Vergesst dabei nicht die Kommunikation zu den Kollegen und Vorgesetzten: Euer Vorgesetzter ist sonst möglicherweise verwirrt, wenn ihr euch, nicht wie üblich, am Vormittag mit euren E-Mails beschäftigt. Erklärt also eure Maßnahmen und warum ihr diese umsetzen wollt. Ich habe damals im Angestelltenverhältnis dadurch zum Beispiel meine Kollegen inspiriert, ebenfalls Zeitdiebe zu eliminieren. Manchmal ist es beruflich allerdings nicht so einfach, dass Zeitmanagement zu optimieren. Da bleibt nur, dafür zu kämpfen.

Auch im Privaten lohnt es sich, Freunde und Kollegen einzubinden, um zeitfressende Aufgaben einzudämmen. So können beispielsweise Telefonate auf bestimmte Zeitfenster eingegrenzt werden. Dabei können Freunde und Familie helfen, indem sie euch an den abgesprochenen Zeitrahmen erinnern.

Über den Interviewpartner: Henryk Lüderitz. Mit Anfang 20 bei Vodafone ein hoch gehandeltes Talent, früh Personalverantwortung übernommen. Seit 2012 gibt er seine Managementerfahrung an Young Professionals weiter. In seinen Seminaren und Vorträgen unterhält, provoziert und begeistert er durch eine Kombination aus Fachwissen, Erfahrung und Humor…

Artikelbild: apiguide/ Shutterstock

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